Vi hade tagit fram en kortlista, och lät leverantörerna presentera lösningar på problem vi ställde upp. Den första leverantören överlevde i 10 minuter. Ett bra system, men inte alls gjort för företag som kundens. 

Varje mjukvarupaket är byggt med ett grundläggande perspektiv vilket i sin tur påverkar hur man ska jobba och hur bra det möter dina krav. Vissa CRM-system utgår från sales force automation, andra från callcentret och ytterligare andra från kontohantering. 

Leverantörer brukar i regel försöka tysta ner den här aspekten. Men om du väljer mjukvara som inte är gjord för det du ska använda den till kommer den ofta fungera dåligt. Och äventyra projeketet. 

Alltså: Den första frågan du ska ställa är alltid ”varifrån kommer det här programmet?” Om du är matfabrikant ska du nog inte ha fabriksmjukvara från bilindustrin. 

Det är därför det är farligt att se sig om efter en SAP- eller Oracle-miljö. De kan ha ekonomibitar som passar dig perfekt men SCM som inte passar din bransch – väl integrerat, men fel. Som en Rolls Royce på en bondgård.

Mjukvaruvalet kan egentligen delas in i två delar – dels den grundläggande lämpligheten, dels kompatibiliteten med dina processer. Det finns massor av sajter och listor där du kan jämföra olika mjukvarors funktioner och finesser, men det är sämsta sättet att välja. 

Eftersom system är automatiserade processer måste du kolla hur bra dessa automatiserade processer matchar dina processdefinitioner. Det du ska skicka till leverantörerna är process-scenarier, som de ska demonstrera med sin mjukvara. (Vänta dig ingen hundraprocenting matchning, men du bör kunna se vad som är möjligt, och hur lätt eller svårt det blir.) 

Då ser du:
• Områden där mjukvaran matchar behoven perfekt. Super.
• Områden där den är ännu bättre än du behöver. Också super.
• Områden där den är sämre än du önskat dig, men inte mycket sämre. Okej.
• Områden där den inte alls gör det du vill ha gjort. Aj! 

Det är bara på de här sista aj-områdena du måste ta beslut. Om det finns många sådana, tjugo eller fler, ska du inte ha den här mjukvaran. Allt annat handlar om att väga kostnad mot värde. Hur mycket kostar det att få mjukvaran att möta kraven, och vad är det värt? 

Alltså: Välj mjukvara baserat på varifrån den kommer och hur den passar era processer – inte så mycket på funktioner.