Vd:n på en stor märkeskedja medgav att ”jag är den självklare ansvarige för det här projektet, men jag har ingen aning om vad jag ska göra för att det ska lyckas”. 

Och det var ett projekt som var kritiskt för hela företagets överlevnad. Visst, det fortskred med mestadels gröna punkter på månadsrapporten, och några enstaka gula – inte förrän det kom fram att chefer i projektet hade förbjudit sina underställda att över huvud taget använda rött började varningsklockorna ringa. 

Men det borde de ha gjort tidigare. Projektledaren hade aldrig hållit i något så stort och komplext tidigare. Samarbetet med integratören hade surnat så pass att denne var redo att dra sig ur. Verksamheten hade misslyckats med att få fram en ”affärsprojektledare” och handplockat en andra rangens IT-projektledare istället – som hamnade i konstant konflikt med den övergripande projektledaren, som också var från IT. 

Det var ont om folk med kompetens för att använda det nya systemet, och de som kunde det hade ingen erfarenhet från branschen och visste inte hur man skulle testa det. Systemet förändrade hela företagets marknadsanalys, men ingen visste exakt hur och om det skulle fungera. Och så vidare.
Det visade sig snart att styrkommitten visste om allt det här. Men inte att det var deras sak att fixa det.

All forskning som gjorts om varför stora projekt misslyckas har identifierat ”dåligt stöd från högsta ledningen” som en av de tre största anledningarna. Ytterligare ett problem är att höga chefer i projektstyrningsroller, trots all sin erfarenhet, sällan vet vad de håller på med och vad deras roll egentligen är. Fråga dig själv (eller din styrgrupp) hur många på ert företag som har någon adekvat utbildning för rollen. Ofta inte en enda! 

Inte konstigt att det går illa. Och det är en kritisk roll de spelar. Ditt projekt ska förändra företaget, men det är inte du som styr företaget, det gör de. De måste styra projektet och dess förändringar in i organisationen så smidigt som möjligt.
Alltför ofta är det frånvaro eller tidsbrist som utmärker de som är ytterst ansvariga för ett projekt. Styrgruppen ser det som sin plikt att komma på mötena som 90 procent av jobbet, och blir förvånad när den förväntas agera på riktigt för att rädda projektet. 

Många projektledare kan relatera till frustrationen när verksamheten inte samarbetar för att underlätta för projektet. Själva kan de influera och locka, men inte tvinga fram, styra eller bestämma. Projektstyrning är mycket snack och lite verkstad. Strukturerna är på plats, fungerar, men används inte – i 90 procent av fallen. 

Alltså: Utbilda, stötta och coacha styrgruppen så den aktivt bidrar till projektets framgång. Se till att den inser att det är affärsmål det handlar om, att projektet ligger i allas intresse.