På 70-talet jobbade jag i ett projekt som blev ombett att upskatta hur mycket diskutrymme vårt nya system skulle ta (disk var dyrt på den tiden). 

Våra konsulter skulle slå fast en slutgiltig siffra, så jag satte mig ner med deras gruppchef för att göra uppskattningar. Om jag tänkte 120 bytes så sade jag 150 för att vara på den säkra sidan; han skrev ner 200 och hans chef höjde det till 300, och så vidare. Till slut behövde vi mer disk än hela företaget tillsammans. (Vi fick göra om det estimatet.) 

Ett annat exempel är projektet som uppskattades kosta 82 miljoner men gick att leverera för 36 miljoner. Hur vi uppskattar sådant här beror mycket på erfarenhet. Den oerfarne är för optimistisk, och tror att allt går planenligt. Den mer erfarne tror att allt går åt pipan som kan gå åt pipan, och drar till i överkant. 

Men när överkant läggs på överkant kan det bli ett dåligt estimat (som i exemplet ovan), som i värsta fall blir en självuppfyllande profetia och ökar på den faktiska slutkostnaden för projektet.

Projekt- och företagskulturer kan också påverka. Om du uppskattar att något tar fem dagar men det blir klart på två, då är du plötsligt dålig på estimat – och nästa gång kanske du hellre sitter på resultatet i tre extra dagar. Ledningen på många företag tenderar att glömma vad estimat betyder, och tar för givet att det är exakta siffror, ”om du vet vad du håller på med”. 

Som vi sett kan det vara förödande att bli avkrävd en precis prognos för tidigt i projektet. Det finns inte tillräckligt underlag, så du uppskattar fel, och om du uppskattar för lågt ses varje revision som ett spräckande av budget och tidtabell. Ibland måste man påminna ledningen om vad estimat betyder – och om värdet av information. 

Om någon frågar hur lång tid det tar att åka från Stockholm till Göteborg måste du veta veckodag, tid på dygnet, transportmedel och budget för att kunna svara exakt. Ska du vara i Göteborg nio på morgonen för ett möte kanske du tar fakirflyget från Arlanda och ”hoppas” att det räcker – eller så åker du kvällen innan. Ju viktigare det är, desto mer marginal tar du till. 

Överlag kanske du tar i i underkant ibland, i överkant ibland, och underkanterna och överkanterna tar ut varandra i slutändan. Det är få uppgifter som tar exakt så lång tid som beräknat: en del är lätta att lösa, andra stöter på oförutsedda hinder. Det jämnar ut sig. 

Alltså: Försök få göra estimatet först när krav och lösning är framtagna, så att det kan göras realistiskt. Använd standarder om det finns, och akta dig för att estimera för höga kostnader, det kan bli självuppfyllande.