Mejl har revolutionerat kommunikationer på arbetsplatser, enligt Eva Sjöqvist. Det går fort och enkelt att skriva och skicka mejl, och det möjliggör till en mer informell kontakt. Men alla de positiva egenskaperna kan också vändas till negativa. 

- Det finns något med e-post som stör och ställer till istället för att hjälpa till. Man måste passa sig för att inte låta e-posten styra hela ens arbete eller till och med ens fritid, säger hon till CIO Sweden. 

Bland de största negativa effekterna enligt Eva Sjöqvist är att det är så lätt att slänga ihop ett mejl och skicka till hela företaget, eller att skicka mejl vidare, att en massa anställda får ta del av information som är helt irrelevant för dem. Det förlorar företagen pengar på, eftersom det går åt arbetstid att öppna och läsa och ta ställning e-posten. 

Andra problem är att avsändarna slarvar mer när de skriver och det kan göra det svårt för mottagarna att tolka vad avsändaren vill, användare känner sig låsta vid sin dator och känner till och med att de måste kolla sin e-post på fritiden. Det hänger ihop med problemet att människor känner en press att hänga med och svara fort på mejl, man vet inte vilka etikettsregler som gäller och tror att medarbetare blir arga om man inte svarar. 

- Vissa företag, främst i Tyskland, har börjat utforma förhållningsregler kring e-post på företaget. Något som brukar finnas med är att om man informerar sig med e-post får man inte kräva att avsändaren svarar inom ett dygn. Behöver man ett snabbt besked får man välja en annan kommunikationsform, säger Eva Sjöqvist. 

Hon tror att problemen med e-post delvis ligger inbyggt i kommunikationsformen. Det är just det enkla sättet att direkt meddela sig med en eller flera som är både e-postens storhet och bidrar till stress och andra problem. 
- Allt handlar om hur avsändaren och mottagaren agerar. Det kan bli både positivt och negativt, säger Eva Sjöqvist. 

Men en annan orsak kan vara att e-post fortfarande är relativt nytt, det slog på allvar igenom på svenska arbetsplatser 1995. - Människor kanske blir bättre med tiden. Om man är noga med att informera och bidra medkunskap tror jag att det så småningom sjunker in, säger hon. 

Eva Sjöqvists råd för ett bra e-posthantering
Organisatorisk nivå 
1. Är e-post ett problem?
E-post behöver inte utgöra ett problem i alla organisationer, det finns olika kulturer på olika arbetsplatser. Det behövs ingen omfattande undersökning för att ta reda på e-postkulturen på ditt företag. Gå
runt och prata med och fråga de anställda. 

2.Vilka problem finns det på användarnivån?
Upptäcker du att e-post-kulturen på ditt företag orsakar problem för de anställda så försök få dem engagerade i hur problemen bäst kan lösas. 

3. Vilka problem finns på den organisatoriska nivån?
analysera det användarna berättar om e-postandet på ditt företag, och fastställ om och hur de påverkar organisationen. Analysera hur de påverkar både
ekonomiskt och socialt. 

4. Vad skall vi göra åt problemen?
Vissa saker kan man reglera med direktiv och policys, men inte allt. Ett annat sätt kan vara att föra diskussioner om e-postanvändande i företaget. 

5. Vad skall e-post användas till?
Försök komma fram till när e-post är bästa sättet att meddela sig, och när dess negativa effekter ör större än dess positiva.
 
6. Se till att det finns effektiva filter mot skräppost
Man måste minimera mängden onödig e-post. 

7. Håll ett öga på utvecklingen
E-post är ett relativt ungt kommunikationsmedel som fortsätter att utvecklas, inte minst när det gäller användarnas förhållningssätt, så sluta inte att observera och
följa vad som händer.

Individuell nivå
1. Är e-post din Chef?
Kontrollerar och styr e-post ditt arbete? Känner du dig bunden till datorn, i rädsla att missa viktiga mejl? Då kan det vara dags att ha ett snack med chefen om hur
man ska lösa problemet. Ingen drar nytta av att du tillbringar all jobbtid fastklistrad framför datorskärmen. 

2. Använd också andra media för kommunikation
Kom ihåg att e-post inte är det enda sättet att kommunicera. Variera dig genom att lyfta upp telefonluren då och då. Eller ännu bättre - gå iväg och prata med dina
medarbetare ansikte mot ansikte. Du kan antagligen räkna med snabbare svar och återkopplingar. 

3. Begränsa din användning av e-post
Kom ihåg att e-post uppmuntrar vissa beteenden. Tänk på hur du skriver. Skicka inte vidare saker utan tillstånd från den du fick mejlet från och var restriktiv med
att lägga till mottagare - behöver de verkligen informationen? 

4. Varför skickar du e-post?
Skicka inte e-post slentrianmässigt. Fundera på om mottagaren verkligen behöver veta det du skriver. När du skickar mejl, var tydlig med hur viktigt det är och
hur snabbt mottagaren måste komma med ett svar. 

5. Om du inte får någon feedback på skickade e-post
Att skicka en förfrågan till flera personer är ofta ett dåligt sätt om man vill få återkoppling. Risken är att ingen känner sig manad att svara. Skicka personligt
adresserade mejl. Om det är väldigt viktigt - ta kontakt på något annat sätt. 

6. Du behöver inte besvara alla e-postmeddelanden
Har du inte tid - strunta i att svara på alla mejl. Du kan till och med strunta i att läsa alla. Men får du viktig information per e-post - skicka genast ett svar om att du
kommer att återkomma. Och var noga med att verkligen göra det.

7. Låt inte e-post avbryta ditt arbete
Är du inte anställd för att besvara e-post så ska du inte låta e-posten avbryta dig i onödan. Det stör det innovativa tänkandet och gör det svårare att genomföra långsiktiga arbetsuppgifter.

8. E-post och känslor är i arbetssammanhang oftast en dålig kombination
Det är så lätt att skicka ett mejl, och därmed lätt att snabbt skicka brev som kan såra mottagaren. Vill du tala om något negativt för någon annan – gör det hellre ansikte mot ansikte.

9. Är e-postsystemet ett arkiv?
Behöver du spara e-post – använd ett annat system än e-posten. Det du inte måste ha kvar – släng.

10. Läs inte e-post när du inte arbetar
Håller du ständigt ett öga på arbetsplatsen genom att kolla din inkorg även när du är ledig – sluta med det. Det innebär att du inte får den avkoppling du behöver.