Hur påverkas verksamheten av ett nytt system? Och hur kan man se att en systeminvestering faktiskt lönar sig? Dessa frågor är eviga, men de väcktes på Vattenfall när stödsystemet IFS infördes i delar av koncernens underhållsorganisation. 

Nöten var inte helt lätt att knäcka, så Vattenfall gav forskare på avdelningen för Industriella informations- och styrsystem på KTH ett uppdrag – att ta reda på hur IFS påverkar Vattenfalls verksamhet. Det preliminära resultatet ger vid handen att införandet var lyckat.  Både flexibiliteten och beslutsfattandet har förbättrats avsevärt. Även kvaliteten på data har ökat, även om den fortfarande kunde vara bättre. Nedan tar vi en titt på den metod som användes för utvärderingen. 

IFS åt hela verksamheten?

Det hela började för drygt ett år sedan då Vattenfall-bolagen Services och Eldistribution omförhandlade ett avtal. Vattenfall Services är ett eget företag i Vattenfallkoncernen som säljer underhållstjänster till andra koncernbolag – exempelvis till Vattenfall Eldistribution, som äger el­näten inom Vattenfall. 

I det nya avtalet bestämdes bland annat att Vattenfall Services ska avrapportera allt underhållsarbete man utför åt Eldistribution via underhållssystemet IFS, vilket Eldistribution är systemägare till. 

Det innebar i sin tur en stor förändring. Från att tidigare ha arbetat med flera olika stödsystem inom underhåll fick stora delar av Vattenfall Services personal nu gå över till att arbeta helt eller delvis med IFS. I dagsläget är det bara det arbete Services utför åt Eldistribution som hanteras via IFS-systemet, men eftersom Vattenfalls strategi är att minska antalet system kan det komma att ändras. 

Syftet med KTH:s forskningsprojekt har varit att ta reda på hur IFS påverkar organisationen. Dels i projektets första skede, efter införandet 2008, dels i längden, på några års sikt. Tanken är alltså att man ska komma tillbaka och genomföra samma studie om några år för att se hur väl införandet har gått och hur lång tid det har tagit att rea­lisera den fulla potentialen av systemet. 

Som ­utgångspunkt för analysen har KTH-forskarna tagit hjälp av ett egen­utvecklat ramverk, som i sin tur tar avstamp i sju möjliga affärsnyttor som IT-investeringar kan ge: förbättrad effektivitet, ökad flexibilitet, förbättrat beslutsfattande, bättre styrning och uppföljning, förbättrad organisationskultur samt en högre grad av integration och koordinering (se faktaruta). Det man har tittat på är i vilken utsträckning dessa nyttor realiseras och förbättras i och med investeringen i IFS. 

Ett kvantitativt angreppssätt

Att göra nyttouppskattningar av IT-investeringar är som bekant inte helt enkelt. En ideal nyttoutvärdering bör e­xempelvis ge ett ekonomiskt mätetal att förhålla sig till, men det är dessvärre inte alltid möjligt. 

Många nyttor ger inget direkt monetärt tillskott till verksamheten, utan är av ett ”mjukare” slag. Och dessa mjuka nyttor är märkligt svåra att fånga i en balansräkning. För att komma undan det problemet valde forskarna istället att summera inverkan på verksamheten i termer av de ovan nämnda affärsnyttekategorierna. 

Ett annat problem har helt enkelt att göra med internpolitik. Det är inte ovanligt att personliga preferenser och andra löst grundade överväganden ligger bakom att ett visst investeringsalternativ förordas, snarare än fakta. 

För att komma runt detta har KTHs angreppssätt för att analysera IT-investeringar varit strikt kvantitativt. Löst tyckande tenderar nämligen att försvinna när man ställs inför väl underbyggda kvantitativa analyser. 

Självklart är det svårt att kvantifiera ett komplext fenomen som en IT-investerings inverkan på en verksamhet, men den så kallade KTH-metoden (se ruta) som användes vid studien – och där man tagit avstamp i de tidigare nämnda sju affärsnyttorna – är trots allt ett försök. 

Det övergripande syftet har varit att bryta ned det vaga, odefinierade och omätbara till mer konkreta, väldefinierade och mätbara faktorer som man kan analysera och presentera på ett kvantitativt sätt. 

IT-verksamhetsgapet

Hoppet från IT-stöd till affärsnyttokategorier är naturligtvis också svårt att göra. KTH:s metod bygger därför på ett analysramverk som kopplar IT-stödet till organisationen. Först tittar man på vilka aspekter av organisationen som påverkas, sedan på hur de olika affärsnyttorna förändras eller förbättras i och med att en förändring äger rum. 

Ramverket ifråga är baserat på de grundläggande organisationsteorier som beskrevs redan 1979 av organisationsgurun Henry Mintzberg (se faktaruta). Dessa har dock kompletterats och anpassats för att vara gångbara i dagens verklighet där IT är en viktig komponent. 

Genom att dessutom mappa Mintzbergs organisationsteori mot KTH:s generiska affärsnyttokategorier täcks hela kedjan från en IT-investering till de affärsnyttor som genereras av den in. Allt detta samman­fattas sedan i ett matematiskt verktyg, ett så kallat Bayesianskt nätverk, med vars hjälp det går att göra kvantitativa analyser. 

Djupintervjuer och enkäter

Men låt oss gå tillbaka till vår fallstudie. På Vattenfall Services ser organisationen ut som följer: Avdelningarna är utspridda på flera geografiska orter. 

På varje sådan ort finns ett antal arbetsledare som tar emot arbetsordrar från Vattenfall Eldistribution och som planerar det underhållsarbete som sedan utförs av montörer och underleverantörer. 

Det är dessa arbetsledare som främst använder IFS-systemet och utvärderingen förlitade sig därför mycket på empiri insamlat från dem. I studien fick de besvara frågor om hur det såg ut innan IFS infördes och efter, för att det skulle vara möjligt att göra en uppskattning av eventuella förbättringar eller försämringar. 

Utvärderingen inleddes med fem djupintervjuer med arbetsledare. Här framkom en relativt god bild av vilka processer som påverkades av IFS-systemet och hur dessa hängde ihop. I nästa steg modellerades processerna ifråga med hjälp av ett modelleringsspråk som tagits fram av KTH. 

Allt för att tydliggöra vilka organisationsenheter som genomförde vilka processer, vilka roller som fanns och vilka IT-stöd som användes i de olika processerna. 

Baserat på detta resultat skapades härefter en enkät som fylldes i av ytterligare 59 arbetsledare. Här var målet att få fram hur olika avdelningar uppfattade att kommunikationen hade förändrats, hur koordinationen mellan olika arbetsgrupper såg ut, om arbetssättet hade blivit mer standardiserat och om systemet uppfyllde olika krav på fullständig data, datakvalitet och användbarhet.

Högre flexibilitet och bättre beslut

Genom att analysera resultatet kvantitativt har det varit möjligt att se i vilken grad IFS har påverkat Vattenfall Services underhållsprocess vad gäller informationsutbyte, beslutsvägar och i kvaliteten på data. 

Till att börja med kan vi konstatera att IFS infördes för att underlätta kommunikationen mellan distributions- och servicebolaget – och att detta mål har uppfyllts. 

Mer konkret innebär det att Vattenfall Services numera får en beställning genom IFS-systemet på det underhåll som ska genomföras på årlig basis. Det är ett intervall som har förlängts vilket har förbättrat Vattenfall Services möjligheter att planera arbetet. Analysen visar alltså att den ökade kommunikationen har bidragit till större flexibilitet, närmare bestämt har den förbättrats med 100 procent! 

I och med det nya avtalet har Vattenfall Services även fått ökade möjligheter att själva föreslå underhållsåtgärder, när behov upptäcks ute på fältet. Och inom vissa ekonomiska ramar kan man numera även vidta åtgärder utan att de behöver godkännas av Vattenfall Eldistribution. För åtgärder som överskrider gränsvärdet finns en process i IFS – åtgärdsförslaget förs helt enkelt in i systemet varpå det godkänns eller avslås av distributionsbolaget. 

Det är förvisso det nya avtalet som ligger till grund för den förenklade beslutsgången, men det praktiska genomförandet underlättas betydligt av IFS-systemet. IFS har alltså bidragit till kortare beslutsvägar och minskad hierarki, vilket enligt KTH-analysen ökar kvaliteten på beslutsfattandet med cirka 70 procent jämfört med hur det var tidigare. 

Då IFS togs i bruk var inte databaserna helt uppdaterade, vilket i sin tur uppges ha påverkat kvaliteten på underhållsarbetet negativt. Det uppger flera användare. Exempelvis var anläggningsregistret som alla arbetsordrar och åtgärder är kopplade till inte komplett på alla avdelnin­gar. 

Om en komponent ska underhållas och inte finns i IFS-systemet registreras arbetsordern ibland på en anläggning som geografiskt ligger nära komponenten. Det här påverkar såklart både kvaliteten på underhållsarbetet och möjligheten till uppföljning. Trots det har IFS förbättrat kontroll- och uppföljning med nästan 50 procent.


Kausala samband

Kausalrelationer, arkitekturmodeller och kvantitativa utvärderingar, det är allt man behöver för att påvisa affärsnytta av IT-investeringar! Ett exempel taget ur ramverket illustrerar kedjan från IT till affärsnytta (bilden ovan, sid 30). Här har Mintzbergs urteori om hur graden av samordning i en organisation samverkar med förekomsten av planerings- och uppföljningsverktyg uttryckts som kausala relationer i ett Bayesianskt nätverk. (En kausal relation uttrycker hur en faktor A påverkar faktor B). 

Enligt Mintzbergs teori (de orangea cirklarna) ökar kvaliteten på styrning och uppföljning om en process mäts genom styrtal. Dessutom ökar korta beslutsvägar kvaliteten på beslutsfattande. Korta beslutsvägar påverkas i sin tur av hur långt en beslutsfattare sitter ifrån den process som det ska fattas beslut om. 

Den uppmärksamme läsaren kommer ihåg att just beslutsfattande samt styrning och uppföljning hörde till de generiska affärsnyttokategorierna (romberna högst upp i bilden) som därför påverkas av Mintzbergs faktorer. Om man introducerar IT-system (fyrkanterna i bilden) så är det lättare att samla in data om processers styrtal och dessutom kan en beslutsfattare få bättre information om en process och därigenom korta beslutsvägarna. 

Alltså, genom att visa hur IT-system kausalt påverkar organisationen och hur olika organisatoriska aspekter påverkar affärsnyttor kan man åskådliggöra IT-investeringars affärsnyttopåverkan. Med Bayesianska nätverk är det dessutom så välordnat att det går att räkna på exakt hur stor påverkan IT ger till affärsnyttorna. 



Modellera för bättre förståelse

Men inte nog med att man måste använda sig av kausalrelationer. KTH-metoden åskådliggör även de komplexa sambanden via arkitekturmodeller. De sju begrepp som användes för att beskriva IT:s inverkan på affärsnyttor transformeras här till ett grafiskt modelleringsspråk som är kopplat till det kausala nätverket i exemplet. 

Om IT-stödet har tillräckliga data för att möjliggöra uppföljning av processerna modelleras med entiteterna Process, IT-funktion och Organisationsenhet (se bilden bredvid). Exemplet visar hur Organisationsenhetens kvalitet på styrning och uppföljning påverkas av huruvida Processen har styrtal eller ej samt hur långt den har till sin beslutsfattare. De röda pilarna i bilden illustrerar kausalrelationerna från föregående bild. 

Med ett sådant modelleringsspråk är det enkelt att visua­lisera och analysera hur ett system påverkar en verksamhet. Som i fallet med IFS hos Vattenfall Services.

---

7 GENERISKA AFFÄRSNYTTOR

1. Flexibilitet: Möjligheten att anpassa ­organisationen till förändringar i marknadskrav, politiska och ­ekonomiska faktorer, förändrad efterfrågan etc.
2. Effektivitet Att öka effektiviteten är det­samma som att göra mer med samma resurser. Detta genomatt exempelvis förkorta ledtider, ställtider eller cykeltider. 
3. Beslutsfattande. Förbättrat beslutsfattande uppnås genom att beslut kan fattas baserade på bättre underlag, ­närmare verksamheten eller med ökad spårbarhet hos besluten.
4. Kontroll/uppföljning. IT ger en bättre förmåga till styrning och uppföljning av verksamheten genom till exempel ökade rapporteringsmöjligheter kan man få en tydligare och mer rättvisande uppföljning av verksamheten. 
5. Organisationskultur. Införande av IT-system kan ­potentiellt leda till en förbättrad organisationskultur med mindre stress, nöjdare anställda etc. 
6. Integration. Förbättrad integration syftar på förmågan att samordna olika organisationsenheter så att de kan utföra mer avancerade uppgifter. 
7. Koordinering. Förbättrad koordinering effektiviserar processer genom att synkronisera aktiviteter i sekvenser. 

Affärsnyttorna ovan är baserade på en stor litteraturstudie där 825 affärsnyttor som IT kan påverka identifierades i vetenskapliga ­publikationer och sedan sammanställdes för att undvika överlapp. Dessa presenterades 2007 i en avhandling av Magnus Gammelgård och har använts i en annan stor studie som undersökte vilken affärsnytta Vattenfall fick av andra stödsystem för underhåll.

Av Pia Gustafsson, doktorand KTH
Artikeln var publicerad i CIO2/2009