Kanske är det med Londons tunnelbana som Samuel Johnson sade om en dansande hund på 1700-talet: Den kanske inte gör det bra, men det är ett mirakel att den gör det alls!

På ­Tube Lines, ett av två företag som sedan 2003 driver den på entreprenad, är man van vid kritik: Har man tagit sig an att forsla hundratusentals personer om dagen genom ett tunnelsystem från mitten av 1800-talet är det något man får räkna med.

John Connolly som sedan drygt 20 månader tillbaka är CIO, eller ”director of information”, säger sig ha hört varje klagomål som går att uppfinna. Men när vi träffar honom på kontoret i Canary Wharf (dit vi åker med Jubileumslinjen, som passande nog körs av Tube Lines) ser han ljust på framtiden.

Han är den första Tube Lines-CIO:n i ledningsgruppen och han har fått tillsätta en informationshanteringschef, Liz Scott-Wilson, vid sidan av IT-chefen Adrian Davey. Så han känner sig väl rustad för att ta itu med både möjligheter och problem.


En vanlig dag på jobbet för John Connolly (till vänster).

I ledningsgruppen, direkt under vd – och med ny avlastning under­ifrån – kommer han att kunna driva sin informationsagenda åt rätt håll.
– Tidigare låg IT under ekonomiavdelningen och rapporterade till CFO. Det är helt okej om du försöker driva IT som backofficetjänst, men om du vill jobba med informationshantering är det inte bästa stället att vara på, konstaterar han och lägger till att han vill skapa en ”informationshanteringskultur” på företaget.
– Det är något vi verkligen har saknat, säger han.

Det kan låta abstrakt, men väldigt mycket handlar om att organisera de stora mängder av innehåll och data som behövs för att underhålla och förnya en infrastruktur med spår, stationer, signalsystem och tåg.

I klartext handlar det nu om att städa upp i systemen, införa en gemensam begreppsapparat och bättre dagliga rutiner för datahanteringen.

Öppnar upp arkiven

Ett prioriterat mål är att göra det lättare för dem som jobbar på byggnadssidan att samarbeta med dem som sköter drift och underhåll. Det kan låta som en enkel match, men traditionellt sett har dessa två avdelningar varit helt åtskilda. Och informationen har varit för dåligt strukturerad för att kunna delas.
– Det har varit för lite fokus på kvalitativa data, och alldeles för många låsta arkivskåp, säger John Connolly som menar att hela byggbranschen, där han själv har sin bakgrund, har lidit av detta glapp i alla tider.
– Resultatet blir dålig kunskaps­överföring och ineffektiva processer, konstaterar han.

För att vända skutan vill John Connolly få alla att anamma en ­gemensam metod för informationshantering och en gemensam begreppsapparat.
– Om alla använder samma ord för att beskriva en viss typ av ”tillgång”, exempelvis olika foton, har vi kommit ett långt steg på vägen, säger han.

Han tror att den enda framkomliga vägen är att jobba med ”taggning” och metadata. Viktigt är dock att processen är så pass enkel att personalen verkligen tar den till sig.

– Under design- och byggfasen växer datamängderna exponentiellt, men bara småbitar av allt gör någon nytta för drift och underhåll. Om du taggar upp det löpande så funkar det bra, men om du gör allt på slutet kommer det att behöva struktureras om.

För John Connolly har det med åren blivit allt mer tydligt hur viktigt det är att hantera informationstillgångar ur ett ”livscykelperspektiv”. Inte minst för ett företag som Tube Lines, som är ett joint venture mellan offentlig och privat sektor med långsiktiga planer och mål.
– Vårt partnerskap ska vara i 30 år, vilket innebär att allt vi bygger, kan bli ombyggt tre–fyra gånger. Så ju bättre struktur vi får på informationshanteringen, desto lättare kommer vi att hitta det vi behöver nästa gång. Om vi ska bygga om en station om sju år och informationen inte är strukturerad är det helt klart illa.
– Visst kan man sätta in en sökmotor från Autonomy, men om vi hade ett system med konsekventa diarienummer som alla verkligen använder skulle vi få se på verklig förändring, fortätter han.

En kulturfråga

John Connolly återkommer flera gånger till frågan om hur viktigt det är att bygga upp en informationshanteringskultur där ”informationen är lika värdefull som produkten”.

Han sneglar lite avundsjukt mot läke­medelsbranschen, där det ingår i kulturen att dokumentera data. Och detaljhandeln, där ”butikschefen har noll att säga till om vad gäller streckkoder och EPOS-system och hela branschen styrs obarmhärtigt av standarder och processer”.

Slutsatsen han drar är att informationshantering mår bäst av att bäddas in i andra arbetsuppgifter.
– Och ju mer du kan automatisera det desto bättre blir det, för annars ser man det bara som ett hundgöra.

Ett ord han gärna använder är ”obarmhärtigt”. Det gäller att skapa rigoröst hållna processer som både fån­gar in och delar med sig av data.
– Vi måste vara obarmhärtiga kring strukturerad och ostrukturerad datahantering, säger han.

Om Tube Lines lyckas bygga upp en sådan ”kulturell disciplin” kring informationshantering som John ­Connolly önskar kommer information att öka i värde, vilket underlättar såväl styrning som hantering. Och då kan IT-sidan bidra med värde till verk­samheten – och få ökat förtroende.
– Alla vi som jobbar med IT riskerar att få nördstämpeln på oss. Och det kan räcka med ett enda haveri i en transaktionstjänst för att prägla hela ledningens syn på IT. Men om vi kan leverera information och framsteg som man inte behöver vara tekniker för att förstå sig på, då kan jag tillföra verkligt värde, säger han.

Förbättrar för kunden

Ett viktigt skäl till att han fick CIO-jobbet, tror John Connolly själv, var att Tube Lines sökte någon som kunde bygga upp interna ramverk.

Men går man systematiskt tillväga kan den förbättrade informationshanteringen även bidra till förändringar som slutkunderna, tunnelbane­resenärerna, märker av.

Ett bra exempel är rulltrapporna. Tidigare gick de ofta sönder och tog lång tid att reparera. På teknisk väg lyckades Tube Lines mäta och räkna sig till ”det alldeles för uppenbara”: att trappstegen belastades assyme­triskt eftersom det är så många fler som står stilla på höger sida än som går på vänster sida (vänster- och högertrafik gäller i rulltrappan också). När man byggde för att kompensera för detta fick man nästan helt och hållet bukt med problemet.

Fler utmaningar väntar

Frågan om att skapa en informationshanteringskultur är nu inte den enda på John Connollys agenda. Som det anstår en relativt nytillträdd CIO medger han att han har flera tuffa utmaningar framför sig.
– Vissa av våra mjukvaror matchar inte riktigt verksamhetsbehoven, erkänner han bland annat.
– Det har fattats beslut i all hast, när man borde ha tänkt igenom i lugn och ro vad man vill köra sina affärsprocesser på. Men, men. Det enda jag inte accepterar är att man säger att något är ”systemets fel”.

En önskan är att få anställa fler enterprise-arkitekter till sitt team på 28 (mycket av det dagliga arbetet är outsourcat till Capgemini och Logica).

Att få bort olika slags företagsnonsens ligger honom varmt om hjärtat. Med sin digra projekterfarenhet känner John Connolly att han kan tillämpa vad han lärt sig i tidigare roller och undvika mycket av det han fått genomlida på andra ställen – som att byta samtliga glödlampor på ett stort museum på bäst före-datum, trots att de fortfarande funkade...

Slutligen är han också en stor ivrare av användarvänlighet och användbarhet, och han sågar alla mjukvaror som inte klarar ”Amazon-provet”.
– Det är ingen som behöver utbildning i hur man köper på Amazon, men det är många som behöver utbildning på sina egna arbetsverktyg, säger han syrligt.

”Att äta sin egen hundmat” och leva som man lär är också viktigt för John Connolly. Han vill inte se en företagskultur där cheferna har speciella parkeringsplatser reserverade – sånt skapar bara missnöjd personal.

Ganska ofta följer han själv med underhållsarbetare ut i tunnlarna på småtimmarna för att komma nära det hårda, smutsiga arbetet som håller tunnelbanan rullande. Och trots de många utmaningarna i att forsla runt så många människor i London ser han framtiden an med tillförsikt: även om Tube Lines inte nått ända fram är företaget på rätt spår.

Martin Veitch
IDG News