Scandia Romanias fabrik är inte direkt pittoresk. Men några kvarter här­ifrån kantas kullerstensgatorna av medel­tida hus.
Vi befinner oss i staden Sibiu, eller Herrmanstadt som de tyska grundarna kallade staden en gång i tiden. Här i den rumänska delen av Transsylvanien, mitt i de rumänska alperna, ­tillverkas landets populäraste köttkonserver. 

Ingen tvekan om den saken. Lukten slår emot oss redan när vi kliver in genom portarna till fabriken.
– Den här maskinen mal ner gris­lever till paté, berättar Rares Popescu när vi kommit ut på fabriksgolvet. 

Han är CIO på Scandia Romania och är, liksom undertecknad, klädd i vit rock och hårnät. Säkerhets- och hygienföreskrifterna följs till punkt och pricka. Händerna är steriliserade, kameran fick vi lämna ifrån oss.
I nästa hall forslas guldglänsande burkar i långa rader på löpande band. Den animaliska lukten avtar – här ser det ut som på vilken fabrik som helst. Men vi får höja rösten för att överrösta mullret av patépackning. 

DUBBEL PREMIÄR
Scandia Romania dominerar alltså den rumänska marknaden för köttkonserver, med en marknadsandel på 60 procent. Varje år säljs 21000 ton ur en produktportfölj med cirka 200 olika produkter. Dagsproduk­tionen ligger mellan 100 och 150 ton. Men som CIO vill Rares Popescu självklart effektivisera ytterligare.
– Den stora utmaningen är att få in tillverkningsprocessen i vårt affärssystem, berättar han. 

Just affärssystemet är något han brinner extra starkt för. När han kom till Scandia Romania 2005 var hans uppdrag just detta – att införa Scala som affärssystem. Det blev en rejäl utmaning. Särskilt som det faktiskt var dubbel premiär. Scandia Romania hade aldrig tidigare haft något affärssystem. Och även för Rares Popescu, som var strax över 30 när han blev CIO, var det första gången. 

– Det var mitt livs största projekt, konstaterar han.
– Jag hade visserligen stor IT-erfarenhet, men jag hade aldrig tidigare drivit ett projekt som förändrar hundratals ­människors arbete.
 
Sedan Rares Popescu började på Scandia Romania för fyra år sedan har mycket förändrats. Då fanns det 25–30 datorer i företaget och IT-avdel­ningen be­stod av en man. Nu har man 160 da­torer i en stadigt växande maskinpark. Och IT-avdelningen har vuxit från en till åtta, inklusive CIO:n själv.
– Men jag tror inte att vi kommer att gå över 200 datorer. Vi är inte ett särskilt stort företag – det är 750 anställda, varav 400 jobbar i produktionen, säger han. 

EN KAMP MED SVÄRDET
Det första Rares Popescu gjorde när han började var att dra igång en förstudie inför valet av affärssystem. Han övervägde SAP, men valet föll slutligen på Scala. 

Implementeringen startade 2006 och det dröjde inte lång tid innan Rares Popescu insåg att den verkligt stora utmaningen inte alls skulle komma att handla om teknik. 

– Alla CIO:er som har implementerat ett affärs­system vet att det uppstår problem. Det handlar mycket om människorna i organisationen och att få cheferna att förstå specifikationerna, konstaterar han.
– Vi hade många problem när vi började köra Scala. Många! Folk var inte vana vid att tänka och arbeta utifrån hur ett ­affärssystem funkar. Man hade tidigare jobbat i moduler, och det var väldigt svårt att centralisera. 

Att införa ett affärssystem är en ständig kamp för förändring, menar Rares Popescu.
– Om inte alla har svärdet i hand utan gömmer sig i buskarna – då blir det problem. 

PROCESSER PÅ PRINT
Innan Scala kom på plats fanns det ingen integration mellan de olika mo­duler man arbetade med. 

Det egenutvecklade ekonomisystemet hade varit i drift i närmare femton år. Och en för produktionen högst kritisk process – kontrollen av temperatur och ålder på köttråvarorna – sköttes manuellt. Köttindustrin är en tids- och temperaturkänslig verksamhet och det är viktigt att ha koll på sina lager, särskilt när man hanterar fläsk. 

Du måste veta exakt när köttet blir dåligt och inte kan användas längre. Och för att få fram den informationen måste du kunna beräkna viktvariationer som beror av temperaturförändringar och fryskrav. Allt som allt krävs det stenkoll på miljö och tid, förklarar Rares Popescu. 

Under affärsystemsinförandet har det blivit väldigt tydligt att det saknas en överblick över Scandia Romanias processer. Ett av de större projekt som Rares Popescu har påbörjat är därför att kartlägga dessa. På IT-avdelningen kläs väggarna av processkartor: Prydliga gröna boxar kopplas till varandra med små svarta streck. Allt ska dokumenteras. 

– Vi måste borra oss ned på aktivitetsnivå. Först när allt är dokumenterat kan vi titta på vad affärssystemet kan göra. Vi vill inte skapa om våra processer utifrån ett affärssystem som Scala eller SAP, utan utifrån ”best practices” i vår industri. Det blir vår processbibel! 

En fördel med Scala, enligt Rares Popescu, är det förmånliga priset. Nackdelen är att man inte har kunnat få in företagets tillverkningsprocess i affärssystemet. Köttindustrin är för komplex för Scalas modul. 

SUGEN PÅ SAP...
Att trots detta få in tillverkningen är nu Rares Popescus stora uppgift och utmaning. När vi besöker honom har han precis fått nytt hopp – ett mer robust tillverkningssystem har släppts för Scala! Denna nya modul ska nu ingående granskas. Funkar den för Scandia Romanias tillverkning slipper man byta affärssystem än på ett tag. Hittar han däremot ingen lösning är det en SAP-implementation som lockar mest. 

– Men då måste vi vänta i ett eller två år. Det är ett väldigt tufft projekt. Och så handlar det förstås om pengar...
i dessa tider måste man tänka smart. SAP vore en stor utmaning för mig, men det här är inte rätt tid, säger Rares Popescu.
– Om Scala lever upp till våra förväntningar kanske vi kan behålla det i hundra år! Vem vet? 

Om du hade fått göra om valet av system med det du vet idag – hade du valt SAP eller Scala?
– Om jag hade kunnat gå tillbaka i tiden hade jag detaljgranskat minst tre leverantörer. Vi gjorde i och för sig det då också, men nu vet jag mer om vad jag skulle ha frågat om. Om du inte kan Scala vet du inte var problemen kan uppstå. Idag hade jag specat varje feature i varje modul. Sedan kanske det ändå hade blivit Scala. Då rekommenderade jag SAP till ledningen, men kostnaden var för hög. Och Scala är ett bra första steg. 

Popescu har inte så lång tid på sig att lösa utmaningen med tillverkningsprocessen. Den gamla fabriken, som ligger centralt i den medeltida staden, sjunger nämligen på sista versen: ytorna är för trånga och verksam­heten behöver växa. Därför bygger man nu en ny, större fabrik i utkanten av staden. Utöver patéer och andra konservprodukter ska man här även utveckla produktionen av salami – en annan populär produkt. Den nya fabriken är en drivande faktor bakom att man vill ha in tillverkningen i affärssystemet. 

– Alla ska veta vad de ska göra på det nya golvet. Strukturen i flödena och lagerhållningen kommer att förändras helt. Och IT ska integreras från början, säger Rares Popescu. 

Ett annat utmanande projekt för framtiden är ett eget slakthus. Inget beslut har fattats än, men möjligheten finns.
– Ur ett ingenjörsperspektiv är det en spännande utmaning. Slakteriverksamhet är helt olik annan verksamhet eftersom det handlar om att plocka isär, inte att plocka ihop, säger Rares Popescu.

”VI 

"VI ÄR SOM EN BISVÄRM”
Kommunikationen mellan IT och verksamhet är ett centralt ämne för CIO:er världen över. Men Popescus erfarenheter på det omslaget kan nog te sig exotiska för de ­flesta läsare. Anställda kan sitta med datorproblem i tre veckor och bli fly förbannade för att IT-avdelningen inte löser dem. 

– Men de har ju inte sagt till! Verksamheten måste förstå att de måste jobba nära IT och kommunicera med oss. Vi är som en bisvärm – så fort de säger till är vi där direkt och fixar det.
Dock, på mer strategisk nivå sköts kommunikationen bättre. Operativa möten där både IT och övriga enheter är närvarande hölls tidigare varje dag, men har nu trappats ner till en gång i veckan. 

Rares Popescu sitter dessutom i ledningsgruppen.
– Alla stora förändringar i bolaget måste gå genom IT och vi blir inblandade i projekten. IT:s roll i Scandia Romania har förändrats mycket sedan jag kom in, säger han. ]