Nysammanslagna Nasdaq OMX har 2 500 anställda, utspridda inte bara i Stockholm och New York utan på 34 kontor över hela världen.
Direkt efter sammanslagningen sköt resekontot spikrakt i höjden, en hård belastning för både ekonomi och miljö – och ett slöseri med tid för de anställda. Det blev startskottet för projektet Virtual Office, en helhetslösning för videokonferenser på alla nivåer inom bolaget, baserad på allt från avancerad telepresence-teknik till enkla samarbetsverktyg.
– Vi insåg att vi måste ta fram en helt ny plattform så att vi slipper resa så mycket, men ändå ha kvar möjligheten att kunna nå varandra på ett enkelt och smidigt sätt, säger IT-direktören Carl-Magnus Hallberg.
Vad ingår i lösningen?
– Först och främst har vi investerat i två högteknologiska telepresence-rum, ett i Stockholm och ett i New York, som rymmer 18 personer i varje. Och till den miljön har vi knutit upp mindre lösningar på alla kontor. Det går enkelt att koppla in sig till en videokonferens från varje dator. Jag han delta hemifrån eller var jag än är, bara jag har internetuppkoppling.
– Detta är själva grundplattformen i Virtual Office. Sedan har vi gått vidare till enskilda medarbetare och skräddarsytt deras arbetsplatser för maximal mobilitet. Vi har sett till att de kan jobba med verktyg som video och instant messaging och vi har integrerat telefoni och mejl. Och man ska även kunna jobba via Blackberry.
Vilken är den största miljövinsten med Virtual Office?
– Vi räknar med cirka 300–400 resor mindre per år.
Vad tjänar ni ekonomiskt?
– Under första året har vi minskat resenotan med 4–5 miljoner dollar.
Hur har organisation och kunder märkt av projektet?
– Vi reser såklart fortfarande, men jag tror att de flesta upplever att det finns ett bra komplement. Min egen ledningsgrupp, som är spridd över världen, träffas fysiskt bara ett par gånger om året. För något år sedan i försökte vi träffas 6–8 gånger om året. Men nu möts vi ofta virtuellt i stället.
Är det någon del som är extra innovativ, tycker du?
– Integrationen mellan desktop och fasta videoinstallationer. Man behöver inte gå till videorummet utan kan koppla upp sig på sin egen dator.
Hur har ni ökat miljömedvetenheten i organisationen?
– Dels har det här med minskad miljöpåverkan förekommit en del i media, så de anställda uppmärksammar det. Dels driver vi en energibörs kallad NordPool, där ett av instrumenten som vi jobbar med är utsläppsrätter. Och när man försöker få igång handel med utsläppsrätter kommer miljöfrågorna som ett brev på posten. När vi pratar om miljö, som vi gör, med politiker och andra beslutsfattare, får vi ofta frågor om hur vi själva jobbar med miljöfrågor. Då är det här ett väldigt konkret exempel som vi kan lägga fram. ]
Artikeln var publicerad i CIO 8
Virtual Office var en av fem finalister i kategorin till Årets Hållbara projekt vid CIO Awards 2009
Direkt efter sammanslagningen sköt resekontot spikrakt i höjden, en hård belastning för både ekonomi och miljö – och ett slöseri med tid för de anställda. Det blev startskottet för projektet Virtual Office, en helhetslösning för videokonferenser på alla nivåer inom bolaget, baserad på allt från avancerad telepresence-teknik till enkla samarbetsverktyg.
– Vi insåg att vi måste ta fram en helt ny plattform så att vi slipper resa så mycket, men ändå ha kvar möjligheten att kunna nå varandra på ett enkelt och smidigt sätt, säger IT-direktören Carl-Magnus Hallberg.
Vad ingår i lösningen?
– Först och främst har vi investerat i två högteknologiska telepresence-rum, ett i Stockholm och ett i New York, som rymmer 18 personer i varje. Och till den miljön har vi knutit upp mindre lösningar på alla kontor. Det går enkelt att koppla in sig till en videokonferens från varje dator. Jag han delta hemifrån eller var jag än är, bara jag har internetuppkoppling.
– Detta är själva grundplattformen i Virtual Office. Sedan har vi gått vidare till enskilda medarbetare och skräddarsytt deras arbetsplatser för maximal mobilitet. Vi har sett till att de kan jobba med verktyg som video och instant messaging och vi har integrerat telefoni och mejl. Och man ska även kunna jobba via Blackberry.
Vilken är den största miljövinsten med Virtual Office?
– Vi räknar med cirka 300–400 resor mindre per år.
Vad tjänar ni ekonomiskt?
– Under första året har vi minskat resenotan med 4–5 miljoner dollar.
Hur har organisation och kunder märkt av projektet?
– Vi reser såklart fortfarande, men jag tror att de flesta upplever att det finns ett bra komplement. Min egen ledningsgrupp, som är spridd över världen, träffas fysiskt bara ett par gånger om året. För något år sedan i försökte vi träffas 6–8 gånger om året. Men nu möts vi ofta virtuellt i stället.
Är det någon del som är extra innovativ, tycker du?
– Integrationen mellan desktop och fasta videoinstallationer. Man behöver inte gå till videorummet utan kan koppla upp sig på sin egen dator.
Hur har ni ökat miljömedvetenheten i organisationen?
– Dels har det här med minskad miljöpåverkan förekommit en del i media, så de anställda uppmärksammar det. Dels driver vi en energibörs kallad NordPool, där ett av instrumenten som vi jobbar med är utsläppsrätter. Och när man försöker få igång handel med utsläppsrätter kommer miljöfrågorna som ett brev på posten. När vi pratar om miljö, som vi gör, med politiker och andra beslutsfattare, får vi ofta frågor om hur vi själva jobbar med miljöfrågor. Då är det här ett väldigt konkret exempel som vi kan lägga fram. ]
Artikeln var publicerad i CIO 8
Virtual Office var en av fem finalister i kategorin till Årets Hållbara projekt vid CIO Awards 2009
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.
Självklart Videokonferenser är bra! - (Christian Nissen) 2009-12-22 18:50