NCC hade nått vägs ände med sina inköpssystem från 1999. Många olika system, gamla, och allt för sällan använda. Så 2006 satte byggjätten igång att bygga en ny modern portal istället, med ett lättillgängligt webbaserat användargränssnitt.
Projektet har resulterat i en avsevärd modernisering. Man har fått ett verktyg som underlättar arbetet – och som verkligen används.
– Våra medarbetare undrar hur vi egentligen gjorde inköp innan det här systemet fanns, säger Ulf Larsson, som projektlett införandet.
Vilken nytta tillför portalen?
– Tidigare hade vi exempelvis väldigt mycket pappershantering. En inköpare som skulle skicka ut förfrågningar var tvungen att kopiera alla handlingar till varje leverantör. Nu kan alla förfrågningar gå ut samtidigt, och med en länk via mejl kan leverantörerna hämta ut handlingar från portalen. Med tanke på att det finns uppemot 150 inköpsposter där inte sällan tre–fyra leverantörer ska tillfrågas på varje är det en enorm förenkling.
Har projektet varit affärsdrivande – och i så fall på vilket sätt?
– Eftersom vi har fått bättre rutiner för upphandling och inköp kan vi konkurrensutsätta våra leverantörer på ett bättre sätt. Men den stora vinsten är att vi tillsammans med våra leverantörer har effektiviserat hela processen. Våra leverantörer gillar också förändringarna, och det är givetvis bra! Dessutom har vi skapat mycket bättre samverkan internt inom NCC.
Vad tjänar ni på den här effektiviseringen rent ekonomiskt?
– Det är många miljoner kronor som vi sparar med en effektivare process. Även på it har vi gjort besparingar, genom att vi nu har kunnat effektivisera vår it-förvaltning.
Hur drevs projektet internt?
– Inköpsavdelningen hade en tydlig beställarroll och ordförande i styrgruppen var vår inköpschef. Vi utgick väldigt starkt från verksamhetens behov och it hade en utförande roll. Vi arbetade nära verksamheten, och linjens krav var drivande.
Hur har organisationen och kunderna märkt av projektet?
– Det har påverkat alla som beställer. Kalkyl och inköp har fått väsentligt förändrat arbetssätt. Och även leverantörerna har kunnat effektivisera sitt arbete. Men det fina är att alla upplever projektet som en effektivisering av inköp – ingen ser det som en it-process eller ett it-projekt.
Skulle du säga att någon del av projektet är extra innovativt?
– Att portalen är så lättanvänd. När vi byggde utgick vi från femton populära webbshoppar, som Dustin, Cdon och liknande. Vi kollade varför de fått utmärkelse och priser och lärde av det. Det ska vara lika lätt att använda vårt system som att köpa cd-skivor eller resor på internet! ]
Projektet har resulterat i en avsevärd modernisering. Man har fått ett verktyg som underlättar arbetet – och som verkligen används.
– Våra medarbetare undrar hur vi egentligen gjorde inköp innan det här systemet fanns, säger Ulf Larsson, som projektlett införandet.
Vilken nytta tillför portalen?
– Tidigare hade vi exempelvis väldigt mycket pappershantering. En inköpare som skulle skicka ut förfrågningar var tvungen att kopiera alla handlingar till varje leverantör. Nu kan alla förfrågningar gå ut samtidigt, och med en länk via mejl kan leverantörerna hämta ut handlingar från portalen. Med tanke på att det finns uppemot 150 inköpsposter där inte sällan tre–fyra leverantörer ska tillfrågas på varje är det en enorm förenkling.
Har projektet varit affärsdrivande – och i så fall på vilket sätt?
– Eftersom vi har fått bättre rutiner för upphandling och inköp kan vi konkurrensutsätta våra leverantörer på ett bättre sätt. Men den stora vinsten är att vi tillsammans med våra leverantörer har effektiviserat hela processen. Våra leverantörer gillar också förändringarna, och det är givetvis bra! Dessutom har vi skapat mycket bättre samverkan internt inom NCC.
Vad tjänar ni på den här effektiviseringen rent ekonomiskt?
– Det är många miljoner kronor som vi sparar med en effektivare process. Även på it har vi gjort besparingar, genom att vi nu har kunnat effektivisera vår it-förvaltning.
Hur drevs projektet internt?
– Inköpsavdelningen hade en tydlig beställarroll och ordförande i styrgruppen var vår inköpschef. Vi utgick väldigt starkt från verksamhetens behov och it hade en utförande roll. Vi arbetade nära verksamheten, och linjens krav var drivande.
Hur har organisationen och kunderna märkt av projektet?
– Det har påverkat alla som beställer. Kalkyl och inköp har fått väsentligt förändrat arbetssätt. Och även leverantörerna har kunnat effektivisera sitt arbete. Men det fina är att alla upplever projektet som en effektivisering av inköp – ingen ser det som en it-process eller ett it-projekt.
Skulle du säga att någon del av projektet är extra innovativt?
– Att portalen är så lättanvänd. När vi byggde utgick vi från femton populära webbshoppar, som Dustin, Cdon och liknande. Vi kollade varför de fått utmärkelse och priser och lärde av det. Det ska vara lika lätt att använda vårt system som att köpa cd-skivor eller resor på internet! ]
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.
Custom lösning? - (MKSE.com - Klart störst på CMS) 2009-12-23 12:06