- CIO Sweden:

Förändring i luften

Av

Av

Foto: Martin Stenmark
Åke Halvdanson, LFV
Arlanda, vintern 2010. Snö­kaoset har slagit hårt mot flygtrafiken, med inställda flighter och förseningar som följd. För flygplatserna gäller det att ha beredskap så att man kan hantera flaskhalsar.

Men det är inte bara vädret som gäckar lufttrafiken. Lågkonjunkturen, klimatfrågan och terrorhotet är ytterligare tre faktorer som har ändrat förutsättningarna radikalt på senare år, inte bara för flygbolag och flygplatser, utan också för dem som levererar it till flygtrafiken.

Det vet Åke Halvdanson, som är it-chef på LFV Data sedan 2003 och som sedan hösten 2007 har jobbat hårt med ett stort förändringsprogram. Målet och visionen är att skapa en modern it-­organisation som bättre kan möta kraven i en föränderlig värld – ett kunddrivet LFV Data 2.0.
– Vårt jobb ska vara att underlätta resandet med hjälp av it. Till exempel genom att se till att det är smidigt att checka in och ta sig igenom säkerhetskontrollen så att det blir mer tid till fika och shopping, säger han när vi möts på Arlanda.

Åke Halvdanson berättar att tankarna tog form sommaren 2007 då han var ute och pratade med kunderna och generaldirektören. Det framkom tydligt att det fanns ett stort intresse för it. Men också att man önskade en mer proaktiv it-organisation som kunde föreslå förbättringar – utan att det för den skull skulle kosta mer pengar, förstås.
– It ingår ju i nästan alla processer på en flygplats, från incheckning till rulltrappor och radar. Så nu ville ledningen ha en it-organisation som bidrog till att utveckla flygplatsen till en bättre plats för resenärerna, säger Åke Halvdanson, som med ovanstående i bakhuvudet började jobba med sin handlingsplan för it inom LFV.

Nya forum för prioritering


Det är alltså visionen. Mer konkret har resan mot LFV Data 2.0 handlat om att skapa en organisation som faktiskt klarar av att föra den önskade dia­logen med kunderna, och snabbt kan fånga upp deras krav och behov.

Ett första steg har varit att förankra ett nytt ”mindset” där man slutar se sig som en teknikleverantör med flygbolagen som kund, för att istället vara en partner i utvecklingen av flyget, med resenären som kund.

Ett annat viktigt led har varit att skapa tre forum för samverkan där kunder från verksamheten, lever­antörer och LFV Data möts för att diskutera önskemål, möjligheter och prioritering. Ett strategiskt forum som möts kvartalsvis, samt ett operativt och ett taktisk forum som sammanträder varje månad.
– På så vis är det betydligt fler hos oss som har kontakt med kunderna, berättar Åke Halvdanson.

Ett sista steg i förändringen är outsourcing. Åke skissade på flera möjligheter och olika scenarier. Det slutade med en modell där man lägger ut icke strategisk it på entreprenad.
– Frågan är ju vad vi ska lägga vår tid och kraft på. Förut drev vi all it i egen regi. Men för att bli en mer strategisk partner som snabbt kan byta fokus måste vi välja bort något. Vissa saker ska vi inte pyssla med!

Kvar i LFV Datas regi är således de system som är unika för flygplatsen, samt verksamhetsutvecklare, tekniska projektledare och ”vendor managers” på personalsidan. Medan exempelvis ekonomisystem, hr och fastighetssystem har outsourcats.
– Det är sådant som alla har och det behöver vi inte vara experter på.

Outsourcingen är den sista etappen i LFV Datas förändringsresa. Den 19 augusti 2008 togs beslutet – i december 2009, efter ett omfattande arbete med kravställning och upphandling, flyttade16 medarbetare till sina nya arbetsgivare. Av dessa gick 13 till Logica, som tar över server- och applikationsdrift inkusive övervakning och backup, medan tre gick till Cygate, som tar hand om kommunikation och it-säkerhet. Vad som återstår och lär ta större delen av 2010 i anspråk är den inte helt okomplicerade migreringen av it-systemen.

En fråga om människor

Denna omfattande förändring finns enkelt beskriven i affärsplanen. Men i verkligheten handlar det naturligtvis om det svåraste av allt: Att få människor att acceptera förändring och jobba annorlunda. Outsourcing är en känslig fråga, och det gäller att respektera dem som berörs.
– Från början var det nog många i personalen som tyckte att det kändes väldigt abstrakt. Att det var för lite fokus på verkliga åtgärder. Men med tiden har det blivit mer och mer konkret, konstaterar Åke Halvdanson.

A och O för att lyckas med ett förändringsprojekt, stort som litet, är att hantera kommunikationen på ett bra sätt. Det kan alla som varit inblandade i en förändring vittna om, inte minst Åke Halvdanson själv som i sitt tidgare jobb som it-chef på Expressen varit med om flera förändringsresor. Det gäller dels att tydliggöra syftet med förändringen – målet och visionen – dels att förklara hur medar­betarna berörs i det dagliga.
– Det är viktigt att alla förstår vårt behov av förändring. De behöver inte acceptera eller tycka om det, men de måste kunna ta in det faktum att LFV Data måste förändras i takt med kunderna och omvärlden, säger han.

Åke Halvdanson var väl medveten om hur viktigt det är att informera, så en av hans första åtgärder var att ta fram en kommunikationsplan. Det trycktes upp broschyrer och lades upp information på intranät. Det gick ut ett informationsbrev var fjortonde dag från projektledaren. Dessutom initierade han ett forum kallat Torsdagsklubben, där han en torsdag varje månad reste runt till it-enheterna på tre orter och informerade. Vissa frågor var svårare än andra, som att förklara för personalen på Landvetter att enheten skulle läggas ned.

Bolagsledningen i sin tur anlitade konsulter för att träna sig i förändringsdynamik – vad som händer i en grupp i ett förändringsarbete.

Därmed inte sagt att det var enkelt att vinna medarbetarnas förtroende. Som så ofta var den första reaktionen misstro och motstånd.

När outsourcingen först kom på tal ville ingen följa med till den nya arbetsgivaren. Och flera personer sade upp sig kort efter att visionen presenterades. Åke blev inte förvånad.
– Jag vet ju själv hur det känns. Det är lätt att säga att en förändring är positiv om man inte påverkas negativt av den, men om man är utsatt för den utan att kunna påverka kan man uppleva den som ett stort hot!

Men det var alltså i början. Sista kvartalet, strax före flytten, svängde attityden helt. Åke Halvdanson talar om en ketchupeffekt där de flesta plötsligt blev allt mer positiva och sourcingleverantörerna gick från att ses som ett hot till att bli en möjlighet. När flyttlasset gick i december var det bara en som inte ville följa med.
– Jag tror att det hängde ihop med att det hade blivit mer konkret och att vi jobbade mycket med hr. Men framför allt gick det upp för dem som gillar att syssla med drift att de skulle hamna hos ett företag som har det som huvudsaklig syssla, säger han.

Åke Halvdanson var alltså noga med att informera om förändringen tidigt. Helt enligt regelboken. Men i efterhand tyc­ker han att han började för tidigt – att han borde ha väntat tills han kunde vara mer konkret. Själv sporras han av visioner, idéerna om framtidens flygande; och ett strategiskt LFV Data 2.0 har varit avgörande för att kunna driva förändringen.
– Under alla jobb jag har haft har jag alltid haft en tydlig vision. Jag brukar likna det vid en orienteringstävling. Man måste veta vart man ska, även om det kan ta lite längre tid mellan vissa kontroller.
Men visionssnacket visade sig vara lite svårt för de berörda att ta till sig.

– De ville veta konkreta saker – vad händer mig, hur många blir vi, vad händer med min roll, ska vi bli någon annans leverantör och så vidare. Så jag borde ha hållit tyst i tre till fem månader och tagit fram en genom­förandeplan först. Många blev nog lite trötta på att prata om vision, även om alla faktiskt använder den nu ...

Den ekonomiska realiteten

Det viktigaste målet med LFV Data 2.0 var alltså att bli en partner i utvecklingen som kan agera snabbare på förändringar i omvärlden. Men naturligtvis fanns det även andra mål, av mer krass natur, med i spelet. Ett var skalbarhet – att aldrig ha mer än 75 procents fast bemanning, utan istället skala upp vid toppar. Ett annat var att krympa personalstyrkan.
– Det var inte högst prioriterat i början, då handlade det mest om utveckling. Men när lågkonjunkturen slog till 2008 blev det desto viktigare, konstaterar Åke Halvdanson som räknar med att spara 100 miljoner på fem år med den nya organisationen.

Han är redan en bra bit på väg. Sedan i fjol har personalen minskat från 85 till 40, varav 16 har outsourcats. De flesta sade upp sig självmant, vilket täcktes upp med konsulter.
– Det är skönt att vi bara behövde säga upp ett fåtal, och att vi flera fall kunde hjälpa dem att hitta nya jobb, säger Åke, som är stolt över att alla ekonomiska mål har uppnåtts.

– Vi är i tid med hela vår leverans, utan produktivitetsminskning. Så här måste jag berömma vår personal som har varit så extremt lojal. Som har jobbat på och dessutom förbättrat sina arbetsprocesser under tiden.

Åke Halvdanson har all respekt för dem som är oroliga för förändring. Men för egen del ser han det som en naturlig och viktig del av dagens samhälle, där kartan ständigt ritas om.
– Jag tror det är nödvändigt att förändra arbetsformer, arbetssätt och organisationer, att man hela tiden om­prövar gamla sätt att arbeta. Man måste ifrågasätta invanda mönster. De som klarar av det är de som kommer att överleva. Det farligaste som finns är att stå still och tro att man har nått det optimala.

Varför är det så, tror du?

– För att man vet så lite. Och för att man ska vara beredd när det oväntade inträffar. Det sker hela tiden saker du inte har kontroll över. Vem trodde att Volvo och Saab skulle vara konkursmässiga för fem år sen? Vem kunde sia om 11 september? Det är omöjligt att gardera sig mot allt, men finns det en viss beredskap och vana tror jag att man klarar sig mycket bättre.

Allt förändras. Nästa stora resa är inte långt borta för LFV Data: i april ska LFV bolagiseras. Åke Halvdanson är glad att den nya it-organisationen är på plats, och övertygad om att den ska göra LFV Data väl rustat för att möta den nya framtiden.

Åkes fem förändringstips

  • Skaffa interna sponsorer för förändringsarbetet – helst högsta ledningen.
  • Kom­mu­­ni­ka­tion och åter kommunikation, med en tydlig vision och tydliga mål.
  • Hela ledningsgruppen måste vara närvarande och synlig under för­ändringsarbetet, för att ta hand om folks oro.
  • Behandla medarbe­­tarna så som du själv skulle vilja bli bemött om du satt ”på andra sidan bordet”.
  • Involvera facket tidigt i processen. Detsamma gäller informella ledare, som kan komma att fungera som ambassadörer.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: Konvertera snack till pengar


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Nytt analysverktyg för tågsignalsystem i Europa

Nytt verktyg testar säkerheten i tågsignalsystem


- CIO Sweden:

De kan bli Årets CIO 2014


- CIO Sweden:

Fem i final: Projekten som kan bli Årets projekt 2014


- CIO Sweden:

Fem i final: Projekten som kan bli Årets hållbara projekt 2014


- CIO Sweden:

Företag som omfamnar ny teknik når bättre affärsresultat


- CIO Sweden:

5 saker varje ny chef bör göra

6 saker varje ny chef bör göra


- CIO Sweden:

Daniel Karlsson, It-direktör, Transportstyrelsen

Stora it-projekt hos Transport-styrelsen


- CIO Sweden:

”Drömmen om att
pröva sin dröm”


- CIO Sweden:

Myndigheter vill ha tillgång till användardata


- CIO Sweden:

Allt fler annonserar i webb-tv


- CIO Sweden:

Nytt program ska hjälpa studenter med adhd


- CIO Sweden:

Ny app håller koll på övertiden

Ny app håller koll på övertiden


- CIO Sweden:

Verktyget som ska underlätta framtidens stadsplanering


- CIO Sweden:

Korkat med e-röstning, tycker KTH-professorn


- CIO Sweden:

5 it-roller för framtiden


- CIO Sweden:

Missnöje med it-budgeten i offentlig sektor

Missnöje med it-budgeten i offentlig sektor


- CIO Sweden:

Robert Lisborg, it-chef på Kristdemokraterna

Digitala kanaler ställer nya krav på KD:s it-arbete


- CIO Sweden:

Obehöriga fiskar hemlig information hos Miljöpartiet


- CIO Sweden:

Kaj Johansson

Vänsterpartiets it-chef: "Kraven på driftssidan ökar under ett valår"


- CIO Sweden:

Dataintrång

Dataintrånget blev ett bryskt uppvaknande

Poddradio

Karriärpodden

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 5/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Daniel Karlsson, It-direktör, Transportstyrelsen

Stora it-projekt hos Transport-styrelsen

Annons: Partnerkrönikor

Extremväder ställer krav på disaster recovery


Ute: pris per timme. Inne: affärsnytta

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

Titta mot Vintergatan för att förbättra er enterprise arkitektur


- CIO Sweden:

Spegel, spegel säg mig vilken arkitektur jag får


- CIO Sweden:

Stabil och dynamisk arkitektur - finns det?

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group