I kemikoncernen Perstorp finns inte bara en it-styrgrupp – utan två. En för övergripande strategier och en för löpande prioritering av projekt.

Högsta it-instansen är IT Board. Den leds av CFO – samma person som CIO Susanna Frennemo rapporterar till. CIO är föredragande, de andra medlemmarna är två personer från koncernledningen och två högre chefer från affärssidan.
– Visst hade det varit trevligt om koncernchefen suttit med i IT Board. Men annars tycker jag att det är en mycket bra sammansättning för ändamålet, säger Susanna Frennemo.

Perstorp har haft sin IT Board sedan 2004. Den största fördelen med gruppen är att prioriteringen av it-projekt och resursutnyttjandet förankras, tycker Susanna Frennemo.

Förankringen säkerställs genom styrgrupp två, IT Steering Committee. Här ingår representanter från alla tre affärsområden, samt från corporatefunktionerna – här sitter kommunikationschefen, en representant för innovation och den som är ansvarig för koncernens redovisning. Och CIO som är ordförande.

IT Steering Committee, som samlas sex gånger om året, hanterar de flesta it-projekt på Perstorp. De som har en budget över en miljon kronor, färre än tio procent, lyfts till IT Board, som träffas fyra gånger per år.

Viktigt att följa affären

Super-CIOn Birgitta Klasén tycker att den högst ansvarige för varje affärsområde ska delta i styrgruppen. På Perstorp är så inte fallet, här deltar någon annan ur varje affärsområdes ledning i IT Steering Committee.
– De högst ansvariga är hopplösa att få ihop. Visst är det viktigt att deltagarna är delaktiga, kunniga och har mandat att besluta – men också att de kan lägga två timmar per möte, säger Susanna Frennemo.

För prioriteringen används ingen fast ekonomisk modell. Kalkyler görs när det finns anledning. Men oftast handlar det mer om att föra ett resonemang än om att räkna.
– Det är viktigare att varje business case är väl förankrat med strategin, tycker Susanna Frennemo.

It-prioriteringen styrs av en it-strategi som baseras på affärsstrategin – vart Perstorp är på väg. Så de senaste åren har it-arbetet styrts stenhårt av att bolaget har gjort förvärv.
– Men nu har vi börjat öppna dörrarna mer mot hela verksamheten igen. Nu kan vi blicka framåt, bortom rent migrationsarbete.

Hjälper med business case

Besluten fattas som regel genom konsensus. Vid behov genomförs en omröstning. Det är dock sällan åsikterna skiljer sig så mycket åt.
– Projekten som presenteras brukar vara så väl förberedda att de går igenom. Jag strävar efter att det ska vara så, för det är ingen idé att slösa styrgruppens tid på projekt som inte är förankrade och förberedda. Men visst händer det att det blir bakläxa!

För att de business case som presenteras ska vara väl förberedda krävs att it-sidan stöttar verksamheten i att jobba fram underlaget.
Den som är tänkt att vara projektledare från verksamhetssidan ska förankra projektet hos sin representant i IT Steering Committee, och den personen presenterar sedan caset i fråga för kommittén.
– Jag försöker ta bort fokus från att jag som CIO ska vara föredragande. Initiativet ska komma från affärsverksamheten – och det ska synas.

Att någon avdelning struntar i att följa ett styrgruppsbeslut händer inte särskilt ofta för Perstorp. Möjligen för några år sedan, och då handlade det om mindre system som köptes in utan­för beslutsprocessen.
– Men de senaste fyra-fem åren har det inte hänt – folk är så medvetna om processen nu. Och det ska inte många användare till för att vi ska kräva ett business case.