- CIO Sweden:

Skilsmässan på Saab

Av

Lena Gunnarsson, sourcing-manager på Saab AB, är en av dem som har fått erfara hur en lång och god relation ändå slutade med skilsmässa, eller Transition Out som det kallas med avtalstermer. Hon vet även hur svårt uppbrottet kan vara. Under den tre månader långa transitionen fick hon slita hårt med att få till ett bra avslut. Hon fick brottas med allt från upprörda känslor hos personalen till processkartläggning och juridiska rättighetsfrågor.
– Hur mycket man än försöker definiera processen i förväg, blir det ändå jobbigt när det är dags. Den avgörande ­framgångsfaktorn är att ha en god relation, säger hon.

Mödan var dock inte förgäves. Flera lärdomar har hon fått med i avtalet med nya leverantören!
– Det är mycket som bör säkras i ett avtal som jag troligen inte hade tänkt på om jag inte samtidigt hade gått igenom en transitionsfas.

Lena Gunnarsson är noga med att poängtera att det inte var missnöje eller några hårda känslor som låg bakom skilsmässan. Tvärtom hade man drygt tio år av gott samarbete i ryggen. Orsaken var att Saab behövde en annan typ av leverantörsupplägg när man förändrade organisationen för it-leverans på klientsidan. Tidigare hade man jobbat med flera leverantörer, som lagts till varandra efter stegvis outsourcing sedan 1999. Nu ville man ha en leverantör som tog ett helhetsgrepp.
– För att effektivisera, sänka kostnader och öka samarbetsförmågan ville vi ha endast en leverantör inom klientnära tjänster.

Saab valde att lägga alla klienttjänster hos en av sina leverantörer och att lämna den andra. Ett rationellt men smärtsamt beslut. Efter så lång tid var banden mellan kunden och den avlämnande leverantören starka, personliga och löpte i flera dimensioner.
– Det är något speciellt med den första sourcingleverantören. Det är inte förrän du har avslutat relationen som du står på egna ben sourcingmässigt, säger Lena Gunnarsson.

För vissa medarbetare kom Saabs beslut att byta partner som en riktig kalldusch. Trots att det hade förflutit över ett decennium sedan den första outsourcingen fanns vid separationen många medarbetare hos sourcingleverantören som tidigare hade arbetat på Saab och kände sig som ”Saabare”. De såg det som ett orättvist beslut med tanke på den lojalitet de visat genom åren.
– Ja, vad ska man säga? Det var en affärsuppgörelse och sådana är spelets regler, men visst var det jobbigt. För mig personligen var uppstartsmötet, då medarbetarna från överlämnande och mottagande sidan skulle mötas för att lämna över, något av det svåraste jag har upplevt.

Under den tre månader långa transitionsperiod som följde stod Lena Gunnarsson inför det dubbla uppdraget att möta de tidigare medarbetarnas besvikelse, samtidigt som den nya leverantören skulle fasas in.
– Vi har i alla lägen försökt vara professionella. Men hur man än agerar blir det alltid en spänd relation till avlämnande parten, berättar hon.

Ett hästjobb var det rent konkreta arbetet med att lägga över arbetsuppgifter på den nya leverantören. Till synes självklara processer och arbetsuppgifter, som tidigare löpt på som av sig själva, skulle kartläggas och definieras för att kunna flyttas. På it-avdelnin­gen blev man plågsamt medveten om hur lite man visste om hur jobbet egentligen gick till!
– Det är så typiskt. När kunskap och dokumentation för en fungerande leverans ska föras över upptäcker man att specifikationer och leverans inte riktigt stämmer överens. Leverantören har gjort en massa saker som är odokumenterat. Det är sådant som ”sitter i väggarna”, saker vi kanske inte ens känner till. Så man vet inte riktigt om det är de dokumenterade processernas förtjänst att arbetet fungerar bra, eller om det beror på att medarbetarna har varit lojala och skickliga och kanske gjort saker utanför deras tjänstebeskrivning!

Juridiska knixigheter

Ett annat problem var de juridiska frågorna kring vem som äger rättigheterna till program som använts vid leveransen, på avtalsspråk IPR-rättigheterna. Enligt svensk lag äger den levererande parten de immateriella rättigheterna. Men ofta var det ändå svårt att veta exakt vad som gällde.
– Vi gjorde en tolkning på affärs­nivå: Det som var utvecklat för Saab tillhörde Saab, så stod det i vårt avvecklingsavtal. Men hur skulle vi veta exakt vilka förändringar som gjorts specifikt för vår verksamhet?

Situationen som uppstod kan närmast liknas vid en ”vårdnadstvist”. I transitionsavtalet stod att medarbetarna skulle ”verka i positiv anda under övergångsperioden”, men även om chefer och projektledare hos leverantören var tillmötesgående och professionella var många i personalen så upprörda att de endast motvilligt lämnad ut information till Saab.
– Det kunde gälla script som vi visste att de använde. Vissa leverantörer vill bygga helt nytt från grunden, men det tillåter inte vi eftersom det kan påverka våra slutanvändare negativt. Därför var det otroligt viktigt för oss att få med alla script, program och konfigurationer.

Till slut valde Saab att hyra in medarbetare från den avlämnande leverantören, som fick visa hur de hade arbetat och lämna ut information.

Bättre styrning framöver

Med facit i hand tycker Lena Gunnarsson att man från Saabs sida satsade för lite tid och energi på att hantera själva transitionsprocessen.
– Vår beställarorganisation fokuserade hårt på den nya leveransen och det nya avtalet, men lade för lite krut på transitionen. Förmodligen hade allt gått smidigare om vi hade tagit oss tid att lyssna bättre på den överlämnande leverantören. Som man frågar får man svar och vi ställde uppenbarligen inte rätt frågor.

Men det som inte dödar härdar, och när Lena Gunnarsson skulle ”ingå äktenskap” med den nya leverantören tog hon alltså med sig lärdomarna från ”skilsmässan” och infogade dem i det nya avtalet.
– Det gäller framför allt lärdomarna om IPR. Utöver de skrivningar som är knutna till tjänsteområdet skapade vi en lista över den typ av information som mottagande part får. Så om vi byter leverantör igen vet vi vad vi äger, vad som fanns med från början och hur det har utvecklats.

Det nya upplägget innebär också att man kommer att arbeta mer strukturerat med dokumentation än vad som har varit brukligt i tidigare leverantörssamarbeten och avkräva kontinuerlig uppdatering.
– Brytningen har gett vår it-avdelning mer skinn på näsan. Nu vet vi bättre vet hur vi ska vårda våra avtal, säger Lena Gunnarsson som överlag tycker att det har varit viktigt och nyttigt att genomleva en transition. Med den nyvunna kunskapen i ryggen kan man bli en mer kompetent och kunnig beställarorganisation.
– Visst har vi tagit hjälp av ett antal rådgivningsbyråer. Men vi har lett hela förändringsarbetet själva. Man får aldrig lämpa över ansvaret. Det är vår situation vi vill förändra, vår historia vi måste begrunda och vår drivkraft som ska föra processen framåt. Ingen kan göra det åt oss.

Och även om Saabs skilsmässa var stundtals slitsam slutade den bra.
– En av cheferna hos leverantören hörde av sig härom dagen och tackade för gott samarbete. Det känns väldigt skönt att kunna säga att vi skiljdes åt som vänner. Jag kan inte nog framhärda att framgången syvende och sist bygger på relationen mellan enskilda personer och deras vilja att få det att fungera. Att man är lösningsriktad och pragmatisk och inte bokstavstolkande och stelbent.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: Välj rätt infrastruktur för Big data


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Få företag har en digital strategi

Många företag saknar digital strategi


- CIO Sweden:

big data

De 5 största myterna kring big data enligt Gartner


- CIO Sweden:

Osäkra appar medför stora risker


- CIO Sweden:

De 5 viktigaste egenskaperna hos framtidens chef

De 5 viktigaste egenskaperna hos framtidens chef


- CIO Sweden:

Bristande it-säkerhet kan leda till läckta sjukjournaler


- CIO Sweden:

Livet på landet - CIO på distans


- CIO Sweden:

Dåliga it-system bränner hål i kommunernas plånböcker

Dåliga it-system slösar bort tid och pengar i kommuner


- CIO Sweden:

"Dagens CIO:er måste förstå marknadsföringsteknik"


- CIO Sweden:

Börja arbetsdagen på rätt sätt - men läs inte mejl

Börja arbetsdagen på rätt sätt
- men läs inte mejl


- CIO Sweden:

Svenska chefer sämst i världen på att upptäcka nätfiske


- CIO Sweden:

"CIO:n måste tänka mer som en vd"

"CIO:n måste tänka mer som en vd"


- CIO Sweden:

Gartner: "CIO:er måste engagera sig i affärsbudgeten"


- CIO Sweden:

Här är Avanzas nye CIO


- CIO Sweden:

Vägen till en lyckad it-affär

Vägen till en lyckad it-affär


- CIO Sweden:

Nytt analysverktyg för tågsignalsystem i Europa

Nytt verktyg testar säkerheten i tågsignalsystem


- CIO Sweden:

De kan bli Årets CIO 2014


- CIO Sweden:

Fem i final: Projekten som kan bli Årets projekt 2014


- CIO Sweden:

Fem i final: Projekten som kan bli Årets hållbara projekt 2014


- CIO Sweden:

Företag som omfamnar ny teknik når bättre affärsresultat


- CIO Sweden:

5 saker varje ny chef bör göra

6 saker varje ny chef bör göra

Poddradio

Karriärpodden

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 5/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Daniel Karlsson, It-direktör, Transportstyrelsen

Stora it-projekt hos Transport-styrelsen

Annons: Partnerkrönikor

Extremväder ställer krav på disaster recovery


Ute: pris per timme. Inne: affärsnytta

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

KTH & CIO Sweden presenterar 2014-års EA Symposium


- CIO Sweden:

Titta mot Vintergatan för att förbättra er enterprise arkitektur


- CIO Sweden:

Spegel, spegel säg mig vilken arkitektur jag får

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group