- CIO Sweden:

Skilsmässan på Saab

Av

Lena Gunnarsson, sourcing-manager på Saab AB, är en av dem som har fått erfara hur en lång och god relation ändå slutade med skilsmässa, eller Transition Out som det kallas med avtalstermer. Hon vet även hur svårt uppbrottet kan vara. Under den tre månader långa transitionen fick hon slita hårt med att få till ett bra avslut. Hon fick brottas med allt från upprörda känslor hos personalen till processkartläggning och juridiska rättighetsfrågor.
– Hur mycket man än försöker definiera processen i förväg, blir det ändå jobbigt när det är dags. Den avgörande ­framgångsfaktorn är att ha en god relation, säger hon.

Mödan var dock inte förgäves. Flera lärdomar har hon fått med i avtalet med nya leverantören!
– Det är mycket som bör säkras i ett avtal som jag troligen inte hade tänkt på om jag inte samtidigt hade gått igenom en transitionsfas.

Lena Gunnarsson är noga med att poängtera att det inte var missnöje eller några hårda känslor som låg bakom skilsmässan. Tvärtom hade man drygt tio år av gott samarbete i ryggen. Orsaken var att Saab behövde en annan typ av leverantörsupplägg när man förändrade organisationen för it-leverans på klientsidan. Tidigare hade man jobbat med flera leverantörer, som lagts till varandra efter stegvis outsourcing sedan 1999. Nu ville man ha en leverantör som tog ett helhetsgrepp.
– För att effektivisera, sänka kostnader och öka samarbetsförmågan ville vi ha endast en leverantör inom klientnära tjänster.

Saab valde att lägga alla klienttjänster hos en av sina leverantörer och att lämna den andra. Ett rationellt men smärtsamt beslut. Efter så lång tid var banden mellan kunden och den avlämnande leverantören starka, personliga och löpte i flera dimensioner.
– Det är något speciellt med den första sourcingleverantören. Det är inte förrän du har avslutat relationen som du står på egna ben sourcingmässigt, säger Lena Gunnarsson.

För vissa medarbetare kom Saabs beslut att byta partner som en riktig kalldusch. Trots att det hade förflutit över ett decennium sedan den första outsourcingen fanns vid separationen många medarbetare hos sourcingleverantören som tidigare hade arbetat på Saab och kände sig som ”Saabare”. De såg det som ett orättvist beslut med tanke på den lojalitet de visat genom åren.
– Ja, vad ska man säga? Det var en affärsuppgörelse och sådana är spelets regler, men visst var det jobbigt. För mig personligen var uppstartsmötet, då medarbetarna från överlämnande och mottagande sidan skulle mötas för att lämna över, något av det svåraste jag har upplevt.

Under den tre månader långa transitionsperiod som följde stod Lena Gunnarsson inför det dubbla uppdraget att möta de tidigare medarbetarnas besvikelse, samtidigt som den nya leverantören skulle fasas in.
– Vi har i alla lägen försökt vara professionella. Men hur man än agerar blir det alltid en spänd relation till avlämnande parten, berättar hon.

Ett hästjobb var det rent konkreta arbetet med att lägga över arbetsuppgifter på den nya leverantören. Till synes självklara processer och arbetsuppgifter, som tidigare löpt på som av sig själva, skulle kartläggas och definieras för att kunna flyttas. På it-avdelnin­gen blev man plågsamt medveten om hur lite man visste om hur jobbet egentligen gick till!
– Det är så typiskt. När kunskap och dokumentation för en fungerande leverans ska föras över upptäcker man att specifikationer och leverans inte riktigt stämmer överens. Leverantören har gjort en massa saker som är odokumenterat. Det är sådant som ”sitter i väggarna”, saker vi kanske inte ens känner till. Så man vet inte riktigt om det är de dokumenterade processernas förtjänst att arbetet fungerar bra, eller om det beror på att medarbetarna har varit lojala och skickliga och kanske gjort saker utanför deras tjänstebeskrivning!

Juridiska knixigheter

Ett annat problem var de juridiska frågorna kring vem som äger rättigheterna till program som använts vid leveransen, på avtalsspråk IPR-rättigheterna. Enligt svensk lag äger den levererande parten de immateriella rättigheterna. Men ofta var det ändå svårt att veta exakt vad som gällde.
– Vi gjorde en tolkning på affärs­nivå: Det som var utvecklat för Saab tillhörde Saab, så stod det i vårt avvecklingsavtal. Men hur skulle vi veta exakt vilka förändringar som gjorts specifikt för vår verksamhet?

Situationen som uppstod kan närmast liknas vid en ”vårdnadstvist”. I transitionsavtalet stod att medarbetarna skulle ”verka i positiv anda under övergångsperioden”, men även om chefer och projektledare hos leverantören var tillmötesgående och professionella var många i personalen så upprörda att de endast motvilligt lämnad ut information till Saab.
– Det kunde gälla script som vi visste att de använde. Vissa leverantörer vill bygga helt nytt från grunden, men det tillåter inte vi eftersom det kan påverka våra slutanvändare negativt. Därför var det otroligt viktigt för oss att få med alla script, program och konfigurationer.

Till slut valde Saab att hyra in medarbetare från den avlämnande leverantören, som fick visa hur de hade arbetat och lämna ut information.

Bättre styrning framöver

Med facit i hand tycker Lena Gunnarsson att man från Saabs sida satsade för lite tid och energi på att hantera själva transitionsprocessen.
– Vår beställarorganisation fokuserade hårt på den nya leveransen och det nya avtalet, men lade för lite krut på transitionen. Förmodligen hade allt gått smidigare om vi hade tagit oss tid att lyssna bättre på den överlämnande leverantören. Som man frågar får man svar och vi ställde uppenbarligen inte rätt frågor.

Men det som inte dödar härdar, och när Lena Gunnarsson skulle ”ingå äktenskap” med den nya leverantören tog hon alltså med sig lärdomarna från ”skilsmässan” och infogade dem i det nya avtalet.
– Det gäller framför allt lärdomarna om IPR. Utöver de skrivningar som är knutna till tjänsteområdet skapade vi en lista över den typ av information som mottagande part får. Så om vi byter leverantör igen vet vi vad vi äger, vad som fanns med från början och hur det har utvecklats.

Det nya upplägget innebär också att man kommer att arbeta mer strukturerat med dokumentation än vad som har varit brukligt i tidigare leverantörssamarbeten och avkräva kontinuerlig uppdatering.
– Brytningen har gett vår it-avdelning mer skinn på näsan. Nu vet vi bättre vet hur vi ska vårda våra avtal, säger Lena Gunnarsson som överlag tycker att det har varit viktigt och nyttigt att genomleva en transition. Med den nyvunna kunskapen i ryggen kan man bli en mer kompetent och kunnig beställarorganisation.
– Visst har vi tagit hjälp av ett antal rådgivningsbyråer. Men vi har lett hela förändringsarbetet själva. Man får aldrig lämpa över ansvaret. Det är vår situation vi vill förändra, vår historia vi måste begrunda och vår drivkraft som ska föra processen framåt. Ingen kan göra det åt oss.

Och även om Saabs skilsmässa var stundtals slitsam slutade den bra.
– En av cheferna hos leverantören hörde av sig härom dagen och tackade för gott samarbete. Det känns väldigt skönt att kunna säga att vi skiljdes åt som vänner. Jag kan inte nog framhärda att framgången syvende och sist bygger på relationen mellan enskilda personer och deras vilja att få det att fungera. Att man är lösningsriktad och pragmatisk och inte bokstavstolkande och stelbent.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: Trafikregler i informationskaoset


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Uppkopplade bilar - en CIO-fråga


- CIO Sweden:

Comhems ComBack


- CIO Sweden:

Från fast till frifräsar-CIO


- CIO Sweden:

Ny svensk modell: Så jobbar du praktiskt med it-projekt-alignment


- CIO Sweden:

Krisplanen rullar ut på SAS


- CIO Sweden:

Så är det att vara CIO på framtidens kontor


- CIO Sweden:

Burgaren bara ett klick bort ...


- CIO Sweden:

Hitta balansen i din it-policy


- CIO Sweden:

Big data öser ner


- CIO Sweden:

Så blir din rekrytering en perfect match


- CIO Sweden:

Sociala medias mörka sidor


- CIO Sweden:

Mot den mystiska kvantdatorn


- CIO Sweden:

Fogden flyttar in


- CIO Sweden:

Jakten på superkrafter


- CIO Sweden:

Så fångar du slumpen


- CIO Sweden:

Digital revolution på Bonnier News


- CIO Sweden:

Digital revolution på Sats


- CIO Sweden:

Plats på scen för de nya super-CIO:erna


- CIO Sweden:

Big data smälter samman fantasi & verklighet i fotbolls-USA


- CIO Sweden:

CIO i Kina - så funkar det

I juli månad tar CIO Sweden semester, och under tiden bjuder vi på ett antal favoriter i repris från året som gått.
Vår ordinarie rapportering är tillbaka i augusti. Tills dess – glad sommar!

Nästa event

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 4/2014

Arena för IT

CIO Lägesrapport

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ständigt nya utmaningar för Viking Lines CIO

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Outsourca rätt!


Att ge av det man är bäst på

Krönikor

- CIO Sweden:

Säkerhet och kultur


- CIO Sweden:

Förlora inte kollen på digitala tjänster


- CIO Sweden:

Ramverksbaksmälla

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group