”Hade det inte varit trevligt att intervjua Oscar om hur de genomförde flytten? Hur de flyttade mail, kontakter, tasks, notes och kalender info? Körde de parallellt ett tag? Kör de SSO?
Använder de några extra verktyg för administration som den är nu? Har de någon plan för backup utanför Gmail, hur gör de med audit, compliance etc. Fick de kompromissa med kraven, vilka funktioner blev lidande? Tusen andra intressanta frågor finns. Hoppas det kommer en längre artikel som svarar på detta längre fram.” -
 CIO-läsaren "Neptune".

Så skrev en läsare med anledning av en artikel där Oscar Edholm, tidigare CIO på Schibsted och numera konsult på Avalon, berättade om de fördelar en molnflytt kan erbjuda. Vi ringde upp Oscar Edholm som säger att han inte längre kan kommentera Schibsteds it-verksamhet.  Däremot berättar han gärna om Avalon Innovations erfarenheter av att flytta såväl Schibsteds som många andra svenska företags till Google Apps.

Hur gör man med flytt av mejl, kontakter och kalender?
– Detta görs i huvudsak med Googles egna migreringsverktyg som tar med sig både mail, kalenderobjekt samt kontakter in i Google Apps.

Är det vanligt att man kör det nya och det gamla systemet parallellt ett tag?
– Ja, under perioden då användarna migreras över till Google Apps kan man köra en så kallad dual delivery. All inkommande e-post till ordinarie mejlserver routas vidare med en kopia till respektive användares nya mejlkonto.

Hur vanligt är det med SSO mot Googles molntjänster?
– Det är inte så vanligt i dag. Det finns dock bra stöd och flera olika lösningar för att etablera SSO mot Google Apps. Vi upplever att många företag har ett behov av att harmonisera sin infrastruktur ytterligare innan börjar fokusera på en SSO lösning. Många företag anser att en ren lösenordssynkronisering är fullt tillräcklig. SAML baserad login medför vissa begränsningar, till exempel vad gäller två-stegs verifikation samt mobil åtkomst.

Vilka övriga verktyg används?

– Avalon har levererat ett antal verktyg för att till exempel skapa mejlgrupper på subdomäner (vilket i dag inte går att göra via det vanliga Admin GUI:t). Avalon har även levererat en applikation för att hantera backup av data då en medarbetare slutar. Den bygger på att man överför mejl och ägandeskapet av Google Docs innan ett konto släcks ned.

Har företag som migrerar till Google Apps någon plan för backup?
– Enligt vår erfarenhet så är det korta svaret: Nej. 

– Att arbeta med mejl i Google Apps innebär möjlighet till förändrat beteende - att inte slänga mejl alls - utan att i stället arkivera den i sin e-postlåda. Med 25 GB mejlkorg så är det väldigt få som slår i taket. Det gör mejlkorgen till lite av ett arkiv som är väldigt enkelt att söka i. Skulle man slänga ett mejl så har man 30 dagar på sig att återställa det från sin egen papperskorg.

– Som ett komplement till det här finns säkerhetslösningen Postini som följer med Google Apps och hanterar då spam- och virusfiltrering. Via Postini går det även att köpa till arkivering av både utgående och inkommande mail. Denna tjänst kallas GMD (Google Message Security) och kan lagra e-post upp till 10 år. Till Postini går det även att köpa till krypteringslösningar på olika nivåer.

Hur vanligt är det att behöva kompromissa med sina krav på till exempel funktionalitet?
– Detta är en väldigt vanlig fråga som ofta kommer upp redan i förstudien. När vi talar om att kompromissa och går igenom kravlistan som många företag presenterar utgår vi från tidigare erfarenheter, både av lösningars utseende och processer.

– Vi ska komma ihåg att de lösningar som många företag i dag använder för att kommunicera, lagra och dela information med varandra, har sett i princip likadana ut i snart 15 år. Det innebär att vi är vana att skicka stora bilagor och dokument till varandra, vi skapar olika versioner av dokument och det leder till tung administration och risk för att fel information till slut levereras internt eller till kunder.

– Molntjänster som Googles, arbetar enligt idén att det finns ett smartare och effektiverare sätt att arbeta. Tanken är att information (dokument, bilder, presentationer, musik etcetera.) enbart ska finnas i en version - den senaste.

– Denna enda version bjuder man sedan in sina kunder och/eller kollegor till och där arbetar sedan alla i och bidrar med text, bilder och ideer. Det underlag som ligger till grund för denna artikel har jag, Oscar ursprungligen skapat. Sen har jag gett mina kollegor tillgång till den och de har bidragit med olika delar i texten, alltid i samma dokument och samma version som jag arbetar i. Detta innebär slutet på dokumentnamn som "presentation_version_0.9 / offert_final / underlag_oscar_110506". Död åt administrationen.