Förändringens vindar är i tilltagande i Nationalmuseums byggnad på Blasieholmen i Stockholm. Byggnaden ska renoveras och alla föremål flyttas ut. Totalt finns 700 000 i museets samlingar men alla visas inte i museibyggnaden.

I och med detta behöver deras it stärkas upp. Och det rejält. För att klara utmaningen har Nationalmuseum tecknat ett treårigt avtal med Qbranch, som tar över all drift och utveckling.

– Vi hade nog gått åt det hållet i alla fall, men den planerade renoveringen har gjort behovet tydligare, säger kommunikationschef Lena Munther.

Dagens it-organisation består av två personer. De hanterar serverdrift, systemstöd och användarsupport. Alldeles oavsett renoveringen hade den organisationen inte räckt till för att möta museets kommande behov av it-stöd, enligt Lena Munther.

– Det är sårbart att vara personberoende och det försvårar kompetensutveckling då de få resurserna ständigt är fast i det löpande arbetet.

I och med övergången till Qbranch kommer den interna it-funktionens roll att förändras till att bli beställare och kontakt mot leverantören.

Nu väntar ett digert arbete. Innan sommaren ska all information som idag ligger i de interna systemen inte bara flyttas till Qbranch, utan också in i nya system. Bland annat inventarieförteckningar, som idag till stor del har skötts på papper och i olika databaser, ska sammanställas i en gemensam databas som följer en internationell standard för museiverksamhet.

Under överflyttningen kommer de egna systemen att köras parallellt med de nya.

Möjligheterna till distansarbete måste också utökas eftersom museet under renoveringstiden flyttar ut till flera olika platser.

– Vi kommer främst att samarbeta med andra institutioner och undersöker också möjligheten att öppna en egen visningslokal, säger Lena Munther.
– Då måste vi ha en större flexibilitet i hur medarbetarna kan komma åt våra system.

Det treåriga avtalet är värt 9,5 miljoner kronor och innefattar även tilläggstjänster för utveckling och konsultstöd.
– Vi bildar systemförvaltningsråd som består av systemägarna och representanter för Qbranch, och som ska fånga upp de utvecklingsbehov som finns.

De kommer att genomföra workshops tillsammans med Qbranch två gånger om året där man diskuterar och prövar idéer för utveckling av it-stödet.

Varför valde ni Qbranch?
– Vid upphandlingen av it-drifttjänster kom det in tre anbud. När vi utvärderade dem fick Qbranch de högsta värdena på de tjänster vi hade efterfrågat.
– Detta tillsammans med Qbranch budskap att kontinuerligt bistå med idéer som utvecklar och effektiviserar organisationen, blev en attraktiv kombination, säger Lena Munther.

Vilken är er största utmaning?
– Tidsramen, eftersom vi ska göra överflyttningen till de nya systemen nu innan sommaren. Då gäller de att vi inte stöter på några problem från tredje part, exempelvis med leveranser, och att alla personer kan vara närvarande.

Nationalmuseum kommer att stänga för renovering tidigast 2013 och pågå i cirka 2,5 år, enligt det liggande förslaget.