- CIO Sweden:

Så jobbar vi med it-budgeten: Christian Malmberg, Proffice

Av

Av

Christian Malmberg, CIO på bemanningsföretaget Proffice, kom tillbaka från semestern i början på augusti. Nu är det fullt upp, minst sagt.
– Vi håller på att byta verksamhetssystem, utrullningen påbörjas i november men utbildningen börjar redan nu. Det är hjärtat i verksamheten som ska bytas, så det är en stor operation som berör alla.

Parallellt med detta går budgetarbetet in i sin slutfas och för Christian gäller det att tänka till en sista gång och vässa kalkylerna inför 2012.
– Budgeten handlar ju inte bara om siffror, utan om hela affärsplanerin­gen, påpekar han.

Christian Malmberg berättar att Proffice budgetprocess följer kalenderåret. Startskottet går i maj då direktiven från styrelsen kommer, efter att ha stämts av mot verksamhetens strategiska femårsplan. Efter en rad iterationer klubbas slutversionen igenom av styrelsen i december.

För it-sidans del blir uppgiften att översätta direktiven till praktisk it. Det sker under ledning av Christian Malmberg i egenskap av CIO.
– Direkt efter styrelsens majmöte sätter vi oss ned och konkretiserar strategiska riktlinjer i it-form. Och efter sommaren går vi tillbaka och tar fram sifferunderlaget.

Materialet går ut på remiss till affärsenheterna i september och efter att ha stötts och blötts lämnas ett slutligt förslag över till styrelsen i november – allt för att säkra att man når de uppsatta verksamhetsmålen.

– Vårt arbete på it ska alltid spegla företagets vinstkrav och övergripande mål, ytterst att nå 7 miljarders omsättning och 6 procents vinstmarginal 2013. Det är det jag styrs på och ska leva upp till. Alla våra mål och planer är satta i relation till det!

Skiljer på drift och projekt

En omtvistad fråga är vad som egentligen ska ingå i en it-budget. It av idag är ju som bekant inte bara it-avdelningens ensak utan något som ingår i nästan alla verksamhetsprojekt.

På Proffice har man valt att skilja mellan ”drift” och ”projekt” och sett till att de följer olika budgetprocesser.
– Underhåll och förbättringar, alltså driftbudgeten, vad en pc och nätverket får kosta, har en fast budget som spikas i augusti och ägs av mig. Utöver det har vi en bruttolista med projekt som innehåller it och som vi har gemensamt ansvar för. Det är den budgeten som nu stäms av och lämnas till styrelsen i november.

Ligger budgeten fast eller finns det utrymme för förändring?
– Driften ligger relativt fast, det är inget vi behöver gå in och röra i varje vecka. Men om något händer, till exempel att vi köper ett bolag eller konjunkturen ändras drastiskt, så kopplar vi in vårt advisory board och ser över planen. De strategiska projekten är mer av start-stopp-karaktär och kan ändras under året.

Ägarskap och prioritering

Som CIO har Christian Malmberg eget mandat att styra driftbudgeten. Projekten budgeteras av CIO men prioriteras av ledningen, på samma sätt som övriga kritiska verksamhetsinvesteringar. Detta i samråd med PMO (Project Management Office), ett Review Board där CIO ingår tillsammans med CFO, HR och Kommunikation plus två representanter från affärsenheterna.

PMO är ingen styrgrupp, sådana finns också för varje projekt, utan jobbar helt med översyn av projektportföljen, betonar Christian Malmberg.
– Vi möts varannan vecka och kollar status för pågående projekt, diskuterar och prioriterar nya projekt och stänger ned projekt om det behövs.

Hur kommer ni fram till vilka it-satsningar ni ska göra?
– Information och önskemål kommer in från flera håll. Styrelsen anger de långsiktiga riktlinjerna, ett chefsforum som representerar 17 affärsenheter kommer med input och vi på it-avdelningen för löpande samtal med de tongivande affärscheferna. I botten har vi en roadmap-process med treårsplaner för våra olika produktområden. Den synkas löpande mot styrelsens femårsplan.

Har it-budgeten ökat eller minskat över tiden?
– Sedan jag började 1 sept 2008 har it-budgeten ökat, men det beror på att vi har tagit en stor investering i vårt nya verksamhetssystem. Kostnaderna peakar nu, sedan ska de sjunka. Annars har budgeten ökat mariginellt i förhållande till omsättningen. Det har också skett en viss förskjutning i hur den disponeras, mot strategiska investeringar istället för löpande drift. Här har jag satt upp ett eget mål att få ned driftkostnaderna, jag skär några procent varje år!

Finns det förståelse i verksamheten för att it ska få kosta?
– Ja, det tycker jag. Idag är alla medvetna om att it är något som används för att effektivisera på andra håll.

En fråga om förtroende

Christian Malmberg betonar hur viktigt det är att föra en ständig dialog med verksamheten, så att förväntningen på it blir på rimlig nivå. Det är hans bästa budgettips.
– Allt är förväntansstyrt, det är alltså förväntningarna du ska ha koll på, snarare än att få pengarna att räcka!

Ett annat råd är att skaffa sig totalkoll på kostnaderna. Ett tredje att få ägarskap för it-budgeten och ta ansvar istället för att bara utföra order.
– Det hela bottnar i förtroende. Visst kan någon tycka att det är dyrt eller billigt. Men kan jag visa att en kostnad har bäring eller förklara vad som driver kostnader och inte, då får jag förtroende för min roll och för it.

– Jag säger inte att it ska vara billigt, men att alla ska vara trygga i att alla kostnader ifrågasätts, de vet att jag har kostnadskontroll. Är du svajig är det kört. Allt ifrågasätts!

Att förhållandet kan vara det omvända är han väl medveten om. När han kom till Proffice 2008 fanns en stor misstro mot it. Många var missnöjda och såg it som ett ”svart hål”.
– Jag tog tag i det direkt, det första jag gjorde var att skapa en robust kostnadsmodell som visar enkelt och tydligt vad allt kostar och vad som driver kostnader. Så att alla kan känna sig trygga i att de ligger rätt.

I praktiken innebär det att han har skapat ett antal kostnadsbärare och knutit alla kostnader dit de hör.
– Om vi tar ett system kan man se precis alla kostnader som är relaterade till det i en vy – systemförvaltning, licenser, personal, hostingavtal eller vad det nu kan vara. Allt är inräknat och syns direkt. Det har helt klart ökat förtroendet för it, när det inte är ett svart hål längre. På så vis får jag förtroende även i andra frågor.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: En kund - ett budskap - många kanaler


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fakta

Anställda: Cirka 1 000 internanställda, strax över 10 000 konsulter
Anställda på it: Cirka 10 personer. Hela driften är outsourcad
It-budget: 1–2% av omsättningen
Fördelning: Drift 75%, utveckling 25%

CIO:s budgettips: Håll koll på förväntningarna. Ha en robust kostnadsmodell i botten som ger förtroende. Involvera dig i affären. Jobba långsiktigt genom att skapa roadmaps.

Fallgropar: Att man missar kostnader, se till att alla verkligen finns med.

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Grönt it-center får EU-certifiering


- CIO Sweden:

Varannan anställd lämnar ut lösenord

Varannan anställd lämnar ut lösenord


- CIO Sweden:

Ny EU-kommission fokuserar på det digitala området


- CIO Sweden:

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips


- CIO Sweden:

3 tips för bättre tidsplanering

3 tips för bättre tidsplanering


- CIO Sweden:

CMO:n missnöjd med it-miljön

Marknadschefer ofta kritiska till it-miljön


- CIO Sweden:

Så upphandlar du säkerhetsövervakning


- CIO Sweden:

15 appar för affärsresenärer


- CIO Sweden:

Jay Ferro, CIO, American Cancer Society.

CIO:er går samman i kampen mot cancer


- CIO Sweden:

Pär Eriksson, "Årets ledarutvecklare" 2013, författare till boken "Tio tankar om ledarskap"

"En bra chef är en chef som är äkta"


- CIO Sweden:

Robotar kan användas i kampen mot Ebola


- CIO Sweden:

Hon lär dig leda som Google


- CIO Sweden:

4 svarar: Hur värderar du data?

4 svarar: Hur värderar du data?


- CIO Sweden:

Digitala satsningar är viktigast i utbildningssektorn

Digitala satsningar är viktigast i utbildningssektorn


- CIO Sweden:

Ann-Marie Ovin

CIO utan traditionell it-bakgrund


- CIO Sweden:

”När förväntningar
föder frustration”


- CIO Sweden:

It-medarbetare kan ersättas av teknik

It-medarbetare kan ersättas av teknik


- CIO Sweden:

It-juristen om komplexa SLA-modeller: "Småputtande gör ingen glad"

It-juristen om komplexa SLA-modeller: "Småputtande gör ingen glad"


- CIO Sweden:

Pär Eriksson

10 tankar för ett bättre ledarskap


- CIO Sweden:

Investeringar i affärsprojekt går om traditionell it

Poddradio

Karriärpodden

Nästa event

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 6/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ann-Marie Ovin

CIO utan traditionell it-bakgrund

Annons: Partnerkrönikor


”Hur 1+1 blir 3”

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

Forskning vs. praktik


- CIO Sweden:

Tar robotarna våra jobb?


- CIO Sweden:

KTH & CIO Sweden presenterar 2014-års EA Symposium

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

CS Kalender

Event för it-proffs -
anmäl ditt event här
Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group