Om gymbranschen är ny i it-svän­gen är telekom en gammal räv. Få branscher är sedan barnsben så beroende av informationsteknik. It är ju en avgörande del av erbjudandet till kunderna. Och detta faktum slår i sin tur rakt mot it-budgeten.
– Ju fler nya produkter vi erbjuder, desto större blir it-delen av budgeten. Vi måste ju stödja alla nyheter, förändringar och förbättringar, säger Tele2:s CIO Anders Candell.

Av samma skäl har man valt att anpassa hela budgetprocessen.
–- Tele2:s it-budgetarbete skiljer sig lite mot andra verksamheters på så sätt att vi arbetar och ligger något före verksamheten i budgetcykeln.Allt som rör oss är ju ett ingångsvärde i deras planering, konstaterar han.

Samma process vår och höst

It-budgeten gjordes således redan i våras, fram till juni, medan verksamheten gör sin nu på hösten och tar in siffrorna från it in i sina projekt.

Men det innebär på intet sätt att Anders Candell kan pusta ut. I skrivande stund inväntar han att verksamheten ska inkorporera it-budgeten i sin plan, sedan är det dags för nästa vända: det konkreta budgetarbetet, då planen ska revideras och siffrorna knackas ned. Återigen, först av it, sedan av verksamheten.

– Det är i princip samma process under vår och höst, fast det vi gör under hösten är mer detaljerat, förklarar Anders Candell.
– På våren tittar vi på hela it-strategin tre år framåt och reviderar. På hösten stämmer vi av, följer upp och reviderar planen för det närmsta året som träder i kraft 1 januari. På så vis får vi en kontinuerlig avstämning där vi kan korrigera utmed vägen.

Dessa två revisionsrundor får räcka. När den nya budgeten börjar gälla i januari ligger den fast hela året, det görs i princip inga avsteg.

Hur förankras den slutliga budgeten i ledningen?
– Vi går igenom förslagen, dels med enhets- och affärscheferna, dels med vd, cfo och våra verksamhetsnära it-chefer. Vi hör vad de har att säga och för in deras synpunkter.

Om du får nämna en hållpunkt i er budgetprocess som är särskilt viktig, vilken skulle det vara?
– Genomgången med länderna av nästa år, då centrala kostnader fördelas och lokala behov diskuteras.

Allt mer till utveckling

Anders Candell berättar att alla linjechefer inom it, lokalt och centralt, är inblandade i budgetdiskussionen. Liksom de verksamhetsnära it-cheferna som jobbar som beställare på verksamhetssidan och i projekten.
– Målet är att alltid koppla it-frågorna till den övriga verksamheten. Vilket faller sig naturligt då kundfokuserad it är vår kärnverksamhet!

Formellt räknas alla kostnader som it är inblandat i, från hårdvara och personal till resor, hr och outsourcade tjänster till it-budgeten. Och liksom hos Proffice och SATS är Tele 2:s it-budget tudelad: här skiljer man mellan it som ingår i de tjänster och produkter man utvecklar för slutkunden och it som ska stödja och förbättra verksamheten internt.
– Trenden är att budgetarna blir allt mer detaljerade och att utvecklingsbudgeten ökar. Fördelningen mellan utveckling och drift är idag 60/40, säger Anders Candell.

Han tycker att en av de stora utmaningarna är att balansera den flexibilitet kunderna kräver mot Tele2:s affärsstrategi ”att alltid erbjuda lägsta pris”. En annan utmaning ligger i telekombranschens snabbrörlighet.
– Marknaden rör sig ständigt, medan en strategi har en viss tröghet.

Hur synkar ni budgeten mot verksamhetens behov?
– Det är just det vi gör på våren då vi diskuterar med de verksamhetsnära it-cheferna. Det är då leverans och beställare möts och prioriterar. Och visst, det kan bli en och annan fight, men då får jag gå in och medla!

Utöver det finns en rad interna forum där it träffas i samråd med delar av verksamheten löpande. Forumen är konstituerade på olika sätt för att man ska få ut maximalt av dialogen.
– Vanliga frågor som dyker upp är hur mycket pengar som ska satsas strategiskt respektive operationellt.

Slutligen för it en löpande informell dialog med de affärsansvariga.
– Vi måste vara engagerade i verksamheten, gå in i den helt. Inte bara vänta på feedback utan inse att vi gör det ihop, säger Anders Candell.

Noggrann prioritering

För att välja ut vilka projekt man ska satsa på följer Tele2 en strikt process för prioritering. Det är koncernens produktledning som bestämmer inriktningen. It:s roll är att arbeta i linje med koncernprioriteringen.

Varje investering bedöms noga. Lågt pris till kunderna är alltid prioriterat och kostnadseffektivitet är honnörsord. Anders Candell förbereder sina business case minutiöst.
– Produktledningen diskuterar våra erbjudanden som helhet, vi på it backar upp med it-kunskap. Vi kanske håller ett öga på ”molnet” och ger input kring hur våra kunderbjudanden skulle kunna förbättras den vägen, förklarar Anders Candell.

Påverkas du själv av molnet?
– Nej, inte än – de tjänster som finns är ännu i sin linda. Och it-budgetmässigt gör det ingen skillnad. Tjänst som tjänst. Kan vi spara genom att köpa moln är det bara bra, det är fortfarande mitt ansvar att totalkostnaden är låg! Att folk i verksamheten köper it i molnet är inget problem här. De går hellre till oss.

Har it-budgeten ökat eller minskat över tid?
– Över tid är den konstant, men den förändras om det är förändringar i utvecklingen. På sikt ska den sjunka, men nu är många projekt på gång.

Har du roi-krav på dig?
– Det tar vi på respektive projekt. Så ja, vi mäter roi på projekten men inte på it-budgeten som helhet.

Finns det förståelse i verksamheten för att it kostar pengar?
– Ja, absolut. Visst ska man alltid försöka skära, men när det gäller får det självklart kosta. It kan ju hjälpa till att skära på andra ställen. Man kan investera i it, alltså ta en it-kostnad, vilken gör att man kan skära någon annanstans, till exempel i form av automatisering och effektivisering av manuella processer. Då sparar vi ju på sikt även om det kostar i stunden.

Vad är svårast att uppskatta?
– Det är att uppskatta huruvida de projekt vi driver kommer att falla ut inom uppskattad tid eller ej. När ett projekt bestäms är det svårt att avgöra hur lång tid det kommer ta. Man har en idé, men det kanske inte stämmer och det påverkar budgeten.

Hur får du pengarna att räcka?
– Tricket är att hålla hårt i alla kostnader alltid. Även de små. Har du det i dig tänker du på de stora också. I princip ska kostnaderna alltid sjunka om du gör rätt sak!