Vad vore it om det inte drev på förändring? Molnet och konsument-it, de starkaste förändringsdrivarna inom företags-it, påverkar inte bara CIO-rollen. De har även börjat skaka om en av CIO:ns viktigaste relationer – den med CFO. Arbetet med it-budgeten påverkas i högsta grad. Och egentligen är det dags för CIO att se över dialogen med CFO, inte bara i budgettider utan hela året.

Från fast till löpande

Molnet erbjuder nya finanisieringsmöjligheter för den CIO som vill rulla ut ett system utan att ta den risk som följer med en stor investering. Istället för att lägga ut miljoner på ett bräde i licenser och servrar kan du betala för samma möjligheter på månatligt kontrakt. Budgetmässigt finns ävern andra fördelar. Om din verksamhet vill sänka anläggningskostnaderna – eller lägga den kvoten på mer verksamhetsnära tillgångar som fabriker eller tågvagnar – är molnet en god idé. Med molnet förvandlas
ju it-investeringar från anläggningskostnader till löpande kostnader.

Ett exempel är amerikanska personaluthyrningsjätten Kelly Services. När CIO:n Joe Drouin tillträdde för tre år sedan var det ett företag med ”avskrivningsbaksmälla”, efter en enorm Peoplesoft- implementation.
– Det projektet är inte vara avslutat förrän 2014. Då har det löpt i tio år och kostat över 650 miljoner kronor, berättar han.

För Kellys Services blev det detta faktum, parat med krisen 2008, som visade vägen in i molnet. När arbetsmarknaden ­hårdnade gjorde företaget stora förluster. Det fanns stort behov av nya system, men med miljoner uppbundna i servrar och mjukvara saknades möjligheten att investera i nytt. Särskilt som man tvingades dra ner på investeringarna från 200 miljoner kronor 2008 till 70 miljoner 2010.

I ren desperation vände sig Joe Drouin till molnet. Det blev Sales­force.com för crm och Force.com som utvecklingsmiljö. Mejl och Sharepoint ligger idag också i molnet. Allt betalas på löpande räkning.
– Lågkonjunkturens nödtvång, när kapitalet sinade, skyndade på vår flytt till molnet, bekräftar han.

Men det har han knappast ångrat. I år ligger hans investeringar på hälften av 2007 års nivå, trots en ”helt normal” projektportfölj.

Stoppade SAP

Att undvika anläggningskostnader är dock inte prioriterat av alla. I stora företag, som kan låna till låg ränta och skriva av i förutsägbar takt, blir it-köpen istället en fråga om kassaflöde.

– Ibland kan det till och med vara ett misstag att kostnadsföra it, konstaterar Chris Potts, Londonbaserad konsult inom it-strategi.
– Om en it-plan ingår som del av ett större företagsprojekt, som att bygga en fabrik, då kan det påverka avskrivningstiden för hela projektet om man försöker kostnadsföra it, säger han.

Det som avgör är ”aktuell kostnad för kapital och alternativa investeringssätt”, anser Forrester-analytikern Craig Symons (tillika ex-CIO på Gartner). Men han ger ändå molnet tummen upp för flexibiliteten, att man slipper investera stora summor rakt av eller binda sig i långa avtal.

Bill Bowers, som är CFO på whiteboard-tillverkaren Newline, och som tidigare har jobbat med Motorolas finanser i Asien, håller med.
– För stora företag är det nog hugget som stucket ur roi-perspektiv. Men ur kassaflödessynpunkt är det molnet som gäller, säger han.
Det fick honom bland annat att stoppa en SAP-investering. När han började på Newline 2008 planerade företaget att plöja ner 1,6 miljoner kronor i SAP, men av det blev intet.

– Medan jag tittade på kostnaderna gick ekonomin i sin, och det slutade med att jag gick över till Netsuites erp i molnet, säger han.
Efter en ingångsinvestering på en dryg halvmiljon kronor för anpassning och utbildning betalar man nu 99 dollar per användare och månad för sitt affärssystem.

Vem fattar it-besluten?

Molnet för inte bara upp anläggningstillgångar och kassaflöde på CIO-agendan, utan också frågorna om styrning och kostnadsfördelning. Strategikonsulten Chris Potts noterar att många företag för upp investeringar över en viss storlek på styrelsebordet, så stora it-projekt blir noga granskade. Men det som köps bit för bit i molnet kanske aldrig kommer upp i de summorna. På gott och ont.
– Den CIO som känner ansvar inför aktieägarna bör välkomna granskning. Budgettänkande kräver disciplin och ger styrning, säger han.

Steven Finnerty är teknisk is-chef på halvledartillverkaren Applied Materials. Han gillar att betala för molntjänster ”en pilsner i taget” eftersom verksamheten är konjunkturcyklisk, och han kan justera it-kostnaderna efter förutsättningarna. Men han instämmer i att det är ett tveeggat svärd.
– När det är lättare för oss att köpa in it, är det också lättare för affärscheferna att köpa själva – utan hänsyn till standarder och policy, säger han.

– När verksamhetsfolk tar saker i egna händer, då är de inte medvetna om sådant som arkitektur, compli­ance och kontinuitetsplanering, bekräftar Craig Symons på Forrester.
Han trycker på att CIO måste se till att CFO förstår hur sådana inköp kan hota företagets compliance eller påverka värdet av andra investeringar.
– Men CIO måste också börja agera som en lösningsmäklare, som ser vad verksamheten behöver och ger bästa möjliga lösning, säger han.

Joe Drouin på Kelly Services är inte alls oroad. Han menar tvärtom att molnet minskar verksamhetens behov av att köpa sin egen it, eftersom det gör it-avdelningen mer lättrörlig. Vilket i sin tur driver it-kostnaderna tillbaka till it-budgeten.
– Frågan är rätt överspelad hos oss. Och i viss mån fick vi skylla oss själva förut, när verksamheten köpte it. De hade slutat fråga oss när det var bråttom, vi kunde ändå inte leverera.

Underlättar debitering

Problematiken ovan är nära kopplad till en annan aktuell fråga, den om hur it-kostnader ska allokeras och debiteras. Även det påverkas av molnet. Om det blir svårare eller lättare må vara osagt, men Joe Drouin är positiv. Han tycker att molnet har satt stopp för många trista diskussioner om interndebitering. Budgetpressade affärschefer som känner sig överdebiterade av it är ett minne blott ...
– Med alla möjligheter att betala för den it man använder kan vi interndebitera mer precist. Det är ett skifte som äger rum, säger han.

Tidigare, då han liksom många andra it-avdelningar interndebiteratde enligt enkla schablonmodeller som totalkostnaden dividerat med varje avdelnings procent av omsättningen, var det betydligt svårare, tycker han.
– Vissa var mer och andra mindre it-intensiva, och skulle betala mer eller mindre. Idag är det lättare. Om du behöver 200 arbetsplatser med Force.com, då betalar du för 200 arbetsplatser med Force.com.

Joe Douin berättar också att COO, som han rapporterar till, och även CFO, har sett att molnet driver fram en skärpa kring investeringarna.
– När saker och ting blir helt vanliga utlägg kan du inte längre ha tre år till roi, säger han.

Försvårar prognosen

Men alla håller inte med. Som Jim Eckerle, chef för strategisk it på Hartford Financial Services Group. Han tycker att molnet har gjort budgetarbetet krångligare. Hartford har centraliserat sin it och konsoliderat sju datacenter till två, varav ett är i IBM:s regi. Det har i sin tur gjort att verksamheten ser it mer och mer som en tjänsteleverantör, och ökat pressen på interndebitering. Två av de molntjänster som nyttjas idag är Sales­force.com och virtuella skrivbord från IBM. Gott så, men det förenklar inte debiteringen. Då företaget köper på månadsbasis är det en utmaning att uppskatta behovet så pass exakt att man verkligen kan köpa minsta möjliga mängd och hålla kostnaderna nere, tycker Jim Eckerle.

I liknande banor resonerar stadshus-CIO:n i Minneapolis, Otto Doll. Molnet gör det svårare att fördela kostnaderna för vissa delade tjänster – inklusive hans kostnader för att hantera just molnleverantörer. Ett annat problem är att kostnaderna kan skjuta i höjden på grund av oförutsedda infrastrukturbehov, till exempel när det händer något i Minneapolis som får invånarna att flockas till webbsajter för aktuell information.
– Allmänheten är inget kostnadsställe. Om det närmar sig val, till exempel, och trycket på webben gör att molnleverantören måste gå upp från fem till tio servrar, då måste leverantören skicka räkningen någonstans. Så då ligger det på mig att sprida det rättvist över internkunderna.

Konsumenter i täten

Samtidigt som du funderar på de budgetmässiga aspekterna av molntjänster måste du också tänka till kring ”konsumentiseringens” ­följder.

Företagets it är ju inte längre begränsad till servrarna i datahallen. Brett tolkat är det också de anställdas Iphone- och Android-lurar som de läser mejl i och bokar affärsresor med, pc:n de jobbar hemma på och sociala medier som de använder för att kommunicera med kolleger och kunder.
– De prylarna finns inte bokförda någonstans, men är ändå en del av infrastrukturen, säger Chris Potts.

Besvärligt. Men också ett guldläge för CIO:n att förklara för CFO att it:s roll är större än budgeten visar.
– Om din CFO använder it-budgeten som ett mått på värdet av it, då har du problem. Men nu har du chansen att styra om folk från storleken på budgeten till värdet av att konsumenter använder it, säger Chris Potts.

CFO måste också förstå att konsumentteknikens värde för företaget är svår att mäta. Visst kan du slippa undan en del investeringar genom att låta anställda använda egna prylar, säger Scott Archibald, IT practice leader på Bender Consulting.
– Vi ser företag som vill ta det steget eftersom det kräver mindre kapital och arbetskraft, säger han.

Men det verkliga värdet som många CIO:er ser är att verktygen gör de anställda mer produktiva.

Att dagens konsumenter blir allt mer sociala och sammanlänkade börjar också påverka it-besluten och eventuella investeringar. ­Människor som är vana att chatta på Facebook och dela Youtubevideor förväntar sig att kunna göra det även på jobbet. Om företaget inte tillhandahåller sådana möjligheter kommer de att använda konsumentalternativ istället, med allt vad det innebär i fråga om risker.

Ken Corriveau är CIO på annons­­jätten Omnicom, där de anställda upp­muntras använda sociala medier för att hänga med i trenderna. ­Omnicom ska kanske börja erbjuda support på de anställdas egna telefoner – men det kommer att kosta. Och i molnet är det en utmaning att fördela lagringskostnaderna rättvist.
– Det är diskussioner jag för med CFO, säger han.

IDG News