Kristina Ericson, tillförordnad CIO, Bilprovningen
– För mig är frågan om kommunikation en del av ledarrollen. Jag tror att en central del av det it sysslar med i framtiden kommer att handla om att vara ”brobyggare”. Det är it som ska stödja verksamhetsprocessen och affärsutvecklingen och då är det naturligt att it blir både en intern samarbetspartner och en överbryggare till våra leverantörer.
Vilka målgrupper kommunicerar du med i ditt dagliga arbete?
– Detkan vara allt från ledningsgrupper till affärs- och produktionsverksamhet eller anställda i verksamheten. Här finns flera avdelningar som vi behöver ha en dialog med. En annan målgrupp är leverantörerna, liksom andra samarbetspartners och kunder. Det finns väldigt många olika målgrupper.
Hur gör du för att anpassa kommunikationen till målgrupperna?
– Generellt måste man målgruppsanpassa alla budskap. Om jag pratar med ledare och ledningsgrupper måste informationen framföras så att den är intressant och begriplig för just dem, annars blir det svårt att fatta rätt beslut. Ska vi få ut ett budskap till medarbetarna på besiktningsstationerna måste det självklart anpassas till deras förutsättningar.
– När jag talar med ledningen försöker jag alltså berätta hur it stödjer vårt företags strategier och förklara hur vi på it-avdelningen möter de utmaningar som ledningen har. När jag pratar med användare är de ofta ganska ointresserade av det företagsövergripande perspektivet. Då gäller det mer de frågor som de arbetar med. Vad gör vi för att förbättra förutsättningarna för dem? Även här gäller det ju att försöka förstå den situation vederbörande har och vilken information personen har nytta och intresse av.
Är det svårt med kommunikation?
– Kommunikation och dialog är en utmaning som ska respekteras och värnas. Vi är alla individer och tolkar budskap baserat på våra personligheter och erfarenheter. Idag är det en jätteutmaning att nå ut i det enorma ”brus” av övrig information som sänds – en spännande och stimulerande utmaning!
Är det svårt att hitta rätt språk, tycker du?
– Jag tycker personligen inte att det är så svårt att översätta tekniska termer eller övergripande strategier till information som användarna kan förstå. Eftersom jag inte kommer från den djupa tekniska sidan känns det naturligt för mig att anpassa kommunikationen och översätta till en mer övergripande nivå eller till användarna. '
– Däremot kan jag kanske ha lite svårare att förstå alla tekniska detaljer internt på it-avdelningen, men då har jag kvalificerade medarbetare och leverantörer som står för detaljkunskapen. För en som kommer från den tekniska sidan kan det säkert vara tvärtom.
Vilka forum för kommunikation har du att tillgå?
– Jag försöker använda både kommunikationsverktyg och informationsytor. Dels fysiska möten och personliga samtal, dels elektroniska forum och verktyg som e-post, handböcker, enkäter, sms och elektroniska ”projektplatser” både internt och externt. Företagsövergripande använder vi både intranät och bloggar för information. Vår vd har en blogg som riktar sig till hela företaget där han även kommenterar it-frågor.
– För att kommunicera med användarna har vi dels intranätet, dels något vi kallar för Hallsidan. Dessa kanaler används mest för envägskommunikation. För återkoppling och synpunkter är det många som mejlar eller ringer, men på ett mer systematiskt sätt har vi också infört något vi kallar för ”Tyck och Tryck”. Tyck och Tryck används när ledningsgruppen är ute och träffar verksamheten och användarna för att föra en dialog om olika frågor och höra vad medarbetarna tycker.
– Andra forum är de mer ämnesriktade besluts- och informationsforum som finns, exempelvis Projektråd och Arkitekturforum.
Vad får ni för reaktioner från användarna?
– Jag tror inte att Bilprovningens it skiljer sig så mycket från hur det ser ut i andra verksamheter. Det är både ris och ros. När det är störningsfritt är alla nöjda och när det är driftstörningar vill användarna veta mer om vad som händer och ha en tätare återkoppling.
– För mig är frågan om kommunikation en del av ledarrollen. Jag tror att en central del av det it sysslar med i framtiden kommer att handla om att vara ”brobyggare”. Det är it som ska stödja verksamhetsprocessen och affärsutvecklingen och då är det naturligt att it blir både en intern samarbetspartner och en överbryggare till våra leverantörer.
Vilka målgrupper kommunicerar du med i ditt dagliga arbete?
– Detkan vara allt från ledningsgrupper till affärs- och produktionsverksamhet eller anställda i verksamheten. Här finns flera avdelningar som vi behöver ha en dialog med. En annan målgrupp är leverantörerna, liksom andra samarbetspartners och kunder. Det finns väldigt många olika målgrupper.
Hur gör du för att anpassa kommunikationen till målgrupperna?
– Generellt måste man målgruppsanpassa alla budskap. Om jag pratar med ledare och ledningsgrupper måste informationen framföras så att den är intressant och begriplig för just dem, annars blir det svårt att fatta rätt beslut. Ska vi få ut ett budskap till medarbetarna på besiktningsstationerna måste det självklart anpassas till deras förutsättningar.
– När jag talar med ledningen försöker jag alltså berätta hur it stödjer vårt företags strategier och förklara hur vi på it-avdelningen möter de utmaningar som ledningen har. När jag pratar med användare är de ofta ganska ointresserade av det företagsövergripande perspektivet. Då gäller det mer de frågor som de arbetar med. Vad gör vi för att förbättra förutsättningarna för dem? Även här gäller det ju att försöka förstå den situation vederbörande har och vilken information personen har nytta och intresse av.
Är det svårt med kommunikation?
– Kommunikation och dialog är en utmaning som ska respekteras och värnas. Vi är alla individer och tolkar budskap baserat på våra personligheter och erfarenheter. Idag är det en jätteutmaning att nå ut i det enorma ”brus” av övrig information som sänds – en spännande och stimulerande utmaning!
Är det svårt att hitta rätt språk, tycker du?
– Jag tycker personligen inte att det är så svårt att översätta tekniska termer eller övergripande strategier till information som användarna kan förstå. Eftersom jag inte kommer från den djupa tekniska sidan känns det naturligt för mig att anpassa kommunikationen och översätta till en mer övergripande nivå eller till användarna. '
– Däremot kan jag kanske ha lite svårare att förstå alla tekniska detaljer internt på it-avdelningen, men då har jag kvalificerade medarbetare och leverantörer som står för detaljkunskapen. För en som kommer från den tekniska sidan kan det säkert vara tvärtom.
Vilka forum för kommunikation har du att tillgå?
– Jag försöker använda både kommunikationsverktyg och informationsytor. Dels fysiska möten och personliga samtal, dels elektroniska forum och verktyg som e-post, handböcker, enkäter, sms och elektroniska ”projektplatser” både internt och externt. Företagsövergripande använder vi både intranät och bloggar för information. Vår vd har en blogg som riktar sig till hela företaget där han även kommenterar it-frågor.
– För att kommunicera med användarna har vi dels intranätet, dels något vi kallar för Hallsidan. Dessa kanaler används mest för envägskommunikation. För återkoppling och synpunkter är det många som mejlar eller ringer, men på ett mer systematiskt sätt har vi också infört något vi kallar för ”Tyck och Tryck”. Tyck och Tryck används när ledningsgruppen är ute och träffar verksamheten och användarna för att föra en dialog om olika frågor och höra vad medarbetarna tycker.
– Andra forum är de mer ämnesriktade besluts- och informationsforum som finns, exempelvis Projektråd och Arkitekturforum.
Vad får ni för reaktioner från användarna?
– Jag tror inte att Bilprovningens it skiljer sig så mycket från hur det ser ut i andra verksamheter. Det är både ris och ros. När det är störningsfritt är alla nöjda och när det är driftstörningar vill användarna veta mer om vad som händer och ha en tätare återkoppling.
Den här artikeln har 0 kommentarer:
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.