Anders Hedenros, tillförordnad CIO, Systembolaget
– Det är viktigt att kommunicera så att alla förstår. It kan ju vara lite svårtillgängligt och tekniskt, därför måste du förklara noga vilka fördelar olika avdelningar och individer har av it-stödet. Det är nog det viktigaste!
Hur är en CIO som är en bra kommunikatör?
– Det är en person som kan anamma verksamhetens språk och tala om it-stödets koppling till verksamheten, utan att gömma sig bakom förkortningar och tekniktermer, en person som talar så att alla förstår.
Har du en uttalad kommunikationsstrategi?
– Ja, det kan man säga. Jag och it-ledningen tar hjälp av en duktig kommunikatör med att utforma våra budskap. Detta samarbete sker dels i enlighet med en långsiktig plan, dels dag för dag. Kommunikation måste ju vara både strategisk och snabb. Det dyker upp saker hela tiden och då måste man kunna få ut information.
Vilka forum använder ni er av i er kommunikation?
– Vi har många kommunikationskanaler på Systembolaget, bland annat ett nyhetsbrev som vi skickar ut till verksamheten. Där försöker vi beskriva vad som hänt och vad som är på gång. Syftet är också att synliggöra it och berätta vilka vi är, hur vi kan hjälpa till vid olika frågor och visa att vi är tillgängliga.
– Genrellt tror jag på att ha en hel palett av kommunikationskanaler. Och en strategi, eller struktur, för hur man kommunicerar. Dels med verksamheten, dels med externa leverantörer.
Hur ser du på informell och formell kommunikation? Vad är viktigast?
– Den formella och informella kommunikationen är lika viktiga. Spontant tycker jag att man ska försöka ha en kontinuerlig dialog där man är ute i verksamheten och pratar med användarna. Det dagliga pratet vid kaffeautomaten ger folk en möjlighet att ställa frågor och säga vad de tycker.
– Man får en återkoppling och det är väldigt givande. På Systembolaget har vi också olika typer av avdelningsmöten där vi bjuder in verksamheten. Det är ett annat bra sätt att återkoppla.
Hur fungerar kommunikationen med användarna?
– Vi har flera supportstrukturer. Alla våra användare kan vända sig till vår användarsupport om de har problem med sitt it-stöd. Den är bemannad av jätteduktiga medarbetare som kommer från butiksledet. Då spelar det ingen roll om den som ringer inte är jättetydlig, de brukar förstå ändå och kunna avgöra om det är en intern fråga eller något vi behöver ta vidare till någon leverantör.
Hur ser kommunikationen med ledningen ut?
– CIO-rollen ingår i företagsledningen så det är inte bara sina egna frågor man bevakar. Fokus ligger alltid på affären, hur it stöttar den, vart företaget är på väg rent strategiskt och vilken roll it har i den processen.
Hur tänker du runt språket när du kommunicerar?
– Inom it finns ju flera olika språk, det tekniska språket och verksamhetsspråket. Det är viktigt att inte glömma bort vem man kommunicerar med. I ledningsgruppen måste man använda verksamhetstermer och tydliggöra it:s roll i form av nya affärsmöjligheter.
– Ett mer tekniskt språk kan vi använda internt, på it-avdelningen eller med våra leverantörer. Jag är själv tekniker men jag har jobbat nära verksamheten i 15 år så jag har ganska lätt att hänga med i båda lägren. Det är inget problem för mig idag.
Hur ser kommunikationen med leveratörerna ut?
– Vi försöker ha så få leverantörer som möjligt och kommunikation som är relativt strukturerad. Jag har direkt kontakt med ledningspersoner hos leverantörerna, om jag behöver ha den typen av dialog. Annars har vi en samverkansmodell där vi träffas i olika möten.
– Kommunikationen är i huvudsak formell, men om man har en långsiktig relation så lär man känna människor och då blir den informella kontakten också viktig med tiden.
Är det viktigt att vara social för att bli en bra kommunikatör?
– Jag tror att det underlättar om man har en utåtriktad läggning. Dialogen ska kännas naturlig, den är en del av jobbet. Som CIO måste man gilla att stå lite på barrikaderna och kunna ställa sig upp när som helst och representera it-avdelningen.]
– Det är viktigt att kommunicera så att alla förstår. It kan ju vara lite svårtillgängligt och tekniskt, därför måste du förklara noga vilka fördelar olika avdelningar och individer har av it-stödet. Det är nog det viktigaste!
Hur är en CIO som är en bra kommunikatör?
– Det är en person som kan anamma verksamhetens språk och tala om it-stödets koppling till verksamheten, utan att gömma sig bakom förkortningar och tekniktermer, en person som talar så att alla förstår.
Har du en uttalad kommunikationsstrategi?
– Ja, det kan man säga. Jag och it-ledningen tar hjälp av en duktig kommunikatör med att utforma våra budskap. Detta samarbete sker dels i enlighet med en långsiktig plan, dels dag för dag. Kommunikation måste ju vara både strategisk och snabb. Det dyker upp saker hela tiden och då måste man kunna få ut information.
Vilka forum använder ni er av i er kommunikation?
– Vi har många kommunikationskanaler på Systembolaget, bland annat ett nyhetsbrev som vi skickar ut till verksamheten. Där försöker vi beskriva vad som hänt och vad som är på gång. Syftet är också att synliggöra it och berätta vilka vi är, hur vi kan hjälpa till vid olika frågor och visa att vi är tillgängliga.
– Genrellt tror jag på att ha en hel palett av kommunikationskanaler. Och en strategi, eller struktur, för hur man kommunicerar. Dels med verksamheten, dels med externa leverantörer.
Hur ser du på informell och formell kommunikation? Vad är viktigast?
– Den formella och informella kommunikationen är lika viktiga. Spontant tycker jag att man ska försöka ha en kontinuerlig dialog där man är ute i verksamheten och pratar med användarna. Det dagliga pratet vid kaffeautomaten ger folk en möjlighet att ställa frågor och säga vad de tycker.
– Man får en återkoppling och det är väldigt givande. På Systembolaget har vi också olika typer av avdelningsmöten där vi bjuder in verksamheten. Det är ett annat bra sätt att återkoppla.
Hur fungerar kommunikationen med användarna?
– Vi har flera supportstrukturer. Alla våra användare kan vända sig till vår användarsupport om de har problem med sitt it-stöd. Den är bemannad av jätteduktiga medarbetare som kommer från butiksledet. Då spelar det ingen roll om den som ringer inte är jättetydlig, de brukar förstå ändå och kunna avgöra om det är en intern fråga eller något vi behöver ta vidare till någon leverantör.
Hur ser kommunikationen med ledningen ut?
– CIO-rollen ingår i företagsledningen så det är inte bara sina egna frågor man bevakar. Fokus ligger alltid på affären, hur it stöttar den, vart företaget är på väg rent strategiskt och vilken roll it har i den processen.
Hur tänker du runt språket när du kommunicerar?
– Inom it finns ju flera olika språk, det tekniska språket och verksamhetsspråket. Det är viktigt att inte glömma bort vem man kommunicerar med. I ledningsgruppen måste man använda verksamhetstermer och tydliggöra it:s roll i form av nya affärsmöjligheter.
– Ett mer tekniskt språk kan vi använda internt, på it-avdelningen eller med våra leverantörer. Jag är själv tekniker men jag har jobbat nära verksamheten i 15 år så jag har ganska lätt att hänga med i båda lägren. Det är inget problem för mig idag.
Hur ser kommunikationen med leveratörerna ut?
– Vi försöker ha så få leverantörer som möjligt och kommunikation som är relativt strukturerad. Jag har direkt kontakt med ledningspersoner hos leverantörerna, om jag behöver ha den typen av dialog. Annars har vi en samverkansmodell där vi träffas i olika möten.
– Kommunikationen är i huvudsak formell, men om man har en långsiktig relation så lär man känna människor och då blir den informella kontakten också viktig med tiden.
Är det viktigt att vara social för att bli en bra kommunikatör?
– Jag tror att det underlättar om man har en utåtriktad läggning. Dialogen ska kännas naturlig, den är en del av jobbet. Som CIO måste man gilla att stå lite på barrikaderna och kunna ställa sig upp när som helst och representera it-avdelningen.]
Den här artikeln har 0 kommentarer:
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.