Gabriella Fällman, CIO, Arvid Nordquist
– Förändringar innebär ofta osäkerhet och ett visst motstånd. En framgångsfaktor är att kommunicera dem på ett lämpligt sätt och återkoppla, svara på frågor och lyssna till användarnas åsikter, säger hon.
Hur görs det på bästa sätt?
– Det är lite olika. Vissa mindre problem kan man lösa i korridoren, andra kräver att man tar ett möte som sedan följs upp.
Har du utarbetat någon kommunikationsstrategi?
– Min strategi är att få folk att uppfatta it som något positivt som är kopplat till verksamheten. Jag vill förmedla nyttan för den enskilde, särskilt när jag talar med användarna. Här försöker jag vara proaktiv och uppsökande, istället för att vänta på att de ska höra av sig. Jag är väldigt intresserad av höra vad folk tycker och tänker om förbättringar.
– När man pratar med folk i verksamheten är man nära processen och målet är att se till att allt fungerar smidigt. På ledningsnivå pratar vi mer om helheten och effekten av det hela. Att it ska främja verksamheten på bästa sätt, utifrån våra begränsade resurser. Just det är jag för övrigt tydlig med i informationen, både uppåt och nedåt i organisationen.
Hur får du del av användarnas åsikter?
– Vi har gjort kundundersökningar via nätet, framför allt då det gäller affärssystemet SAP, och frågat användarna vad de tycker. På det hela taget tyckte de att det är bra. Sedan har vi benchmarkat med företag i samma storlek.
Vilka formella forum använder du för att kommunicera?
– Jag sitter inte själv i ledningen, men jag kan vara föredragande kring vad som har hänt i en särskild fråga. Då handlar det mest om resultat, effekter och budget. Inom stabsfunktionen presenterar vi olika projekt men sällan för hela koncernen. Däremot har vi ett intranät som uppdateras löpande. Här har flera nyckelpersoner en blogg, jag också: ”Gabriellas blogg”.
– Inom vår nordiska organisation sker mycket av kommunikationen via mejl. Vi har också ett internt chattsystem och telefonmöten är vanliga, men vi videokonfererar inte.
Hur tänker du runt informell kommunikation?
– Vi är ett relativt litet företag så en stor del av kommunikationen sker i korridoren eller vid kaffeautomaten ... i vårt fall en ganska stor kaffeautomat! Många it-frågor kan hanteras informellt, både vid kaffet och i projektmöten med verksamheten.
– Här i Solna–Sundbyberg är personalmatsalen en naturlig mötesplats. Att luncha ihop är ett enkelt sätt att träffas, utbyta information och nätverka. Dessutom har vi ett lobbyliknande rum i anslutning till matsalen som lämpar sig för att ta en kopp kaffe och ha informella möten, utbyta information och prata.
Vilka skulle du säga är dina olika målgrupper?
– Egentligen är alla i huset min målgrupp eftersom alla har någon slags koppling till it, som användare eller beställare av processer. Sedan står jag ju till svars inför vd:n och ledningsgruppen. För dem ska jag förklara vad som har hänt, varför det har hänt och vad konsekvensen blev.
Tycker du att du har en bra relation med användarna?
– Som it-chef har jag kontakt med samtliga avdelningar och inblick i hela företaget. Men eftersom vår budget är centraliserad är en av mina uppgifter att se till att den räcker till allt vi behöver göra. Det är klart att vissa avdelningar kan känna sig förfördelade, men mina prioriteringar gäller hela koncernens bästa, inte ur ”turordningsperspektiv”. Ibland måste jag påminna om det för att alla ska förstå helheten.
– Ofta vill folk ha mer, bättre utrustning och fler it-lösningar men mitt uppdrag är ju att verkställa min årsbudget och hålla den. Jag bestämmer inte över budgeten, den fastställs av ledningen och ytterst av
styrelsen.
– Vad jag brukar göra är att ge ett förslag på en lösning och sedan ber jag användarna återkoppla till mig och berättar vad de tycker. På samma sätt gör jag om någon har problem med en felsökning, då försöker jag ge en lösning, sedan ber jag om återkoppling. Det brukar de inte göra om det fungerar bra, det är ju så de flesta fungerar: man återkopplar bara om man har problem, men då har jag ändå visat att jag är intresserad av att veta hur de går för dem, att problemet har löst sig. Det är jätteviktigt att de inte känner sig utelämnade i cyberrymden.
Hur fungerar er kommunikation internt på it-avdelningen?
– Vi är bara två och sitter mitt emot varandra, så dels pratar vi men sedan mejlar vi mycket eftersom det är lättare att följa upp mejl. Vi chattar också och sms:ar.]
– Förändringar innebär ofta osäkerhet och ett visst motstånd. En framgångsfaktor är att kommunicera dem på ett lämpligt sätt och återkoppla, svara på frågor och lyssna till användarnas åsikter, säger hon.
Hur görs det på bästa sätt?
– Det är lite olika. Vissa mindre problem kan man lösa i korridoren, andra kräver att man tar ett möte som sedan följs upp.
Har du utarbetat någon kommunikationsstrategi?
– Min strategi är att få folk att uppfatta it som något positivt som är kopplat till verksamheten. Jag vill förmedla nyttan för den enskilde, särskilt när jag talar med användarna. Här försöker jag vara proaktiv och uppsökande, istället för att vänta på att de ska höra av sig. Jag är väldigt intresserad av höra vad folk tycker och tänker om förbättringar.
– När man pratar med folk i verksamheten är man nära processen och målet är att se till att allt fungerar smidigt. På ledningsnivå pratar vi mer om helheten och effekten av det hela. Att it ska främja verksamheten på bästa sätt, utifrån våra begränsade resurser. Just det är jag för övrigt tydlig med i informationen, både uppåt och nedåt i organisationen.
Hur får du del av användarnas åsikter?
– Vi har gjort kundundersökningar via nätet, framför allt då det gäller affärssystemet SAP, och frågat användarna vad de tycker. På det hela taget tyckte de att det är bra. Sedan har vi benchmarkat med företag i samma storlek.
Vilka formella forum använder du för att kommunicera?
– Jag sitter inte själv i ledningen, men jag kan vara föredragande kring vad som har hänt i en särskild fråga. Då handlar det mest om resultat, effekter och budget. Inom stabsfunktionen presenterar vi olika projekt men sällan för hela koncernen. Däremot har vi ett intranät som uppdateras löpande. Här har flera nyckelpersoner en blogg, jag också: ”Gabriellas blogg”.
– Inom vår nordiska organisation sker mycket av kommunikationen via mejl. Vi har också ett internt chattsystem och telefonmöten är vanliga, men vi videokonfererar inte.
Hur tänker du runt informell kommunikation?
– Vi är ett relativt litet företag så en stor del av kommunikationen sker i korridoren eller vid kaffeautomaten ... i vårt fall en ganska stor kaffeautomat! Många it-frågor kan hanteras informellt, både vid kaffet och i projektmöten med verksamheten.
– Här i Solna–Sundbyberg är personalmatsalen en naturlig mötesplats. Att luncha ihop är ett enkelt sätt att träffas, utbyta information och nätverka. Dessutom har vi ett lobbyliknande rum i anslutning till matsalen som lämpar sig för att ta en kopp kaffe och ha informella möten, utbyta information och prata.
Vilka skulle du säga är dina olika målgrupper?
– Egentligen är alla i huset min målgrupp eftersom alla har någon slags koppling till it, som användare eller beställare av processer. Sedan står jag ju till svars inför vd:n och ledningsgruppen. För dem ska jag förklara vad som har hänt, varför det har hänt och vad konsekvensen blev.
Tycker du att du har en bra relation med användarna?
– Som it-chef har jag kontakt med samtliga avdelningar och inblick i hela företaget. Men eftersom vår budget är centraliserad är en av mina uppgifter att se till att den räcker till allt vi behöver göra. Det är klart att vissa avdelningar kan känna sig förfördelade, men mina prioriteringar gäller hela koncernens bästa, inte ur ”turordningsperspektiv”. Ibland måste jag påminna om det för att alla ska förstå helheten.
– Ofta vill folk ha mer, bättre utrustning och fler it-lösningar men mitt uppdrag är ju att verkställa min årsbudget och hålla den. Jag bestämmer inte över budgeten, den fastställs av ledningen och ytterst av
styrelsen.
– Vad jag brukar göra är att ge ett förslag på en lösning och sedan ber jag användarna återkoppla till mig och berättar vad de tycker. På samma sätt gör jag om någon har problem med en felsökning, då försöker jag ge en lösning, sedan ber jag om återkoppling. Det brukar de inte göra om det fungerar bra, det är ju så de flesta fungerar: man återkopplar bara om man har problem, men då har jag ändå visat att jag är intresserad av att veta hur de går för dem, att problemet har löst sig. Det är jätteviktigt att de inte känner sig utelämnade i cyberrymden.
Hur fungerar er kommunikation internt på it-avdelningen?
– Vi är bara två och sitter mitt emot varandra, så dels pratar vi men sedan mejlar vi mycket eftersom det är lättare att följa upp mejl. Vi chattar också och sms:ar.]
Den här artikeln har 0 kommentarer:
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.