Han skulle spara mellan 30 och 50 miljoner kronor om året i it-kostnader åt Göteborg. Det blev ungefär 100. Det står klart efter att kommunstyrelsen nu har låtit analysera effekterna av de förändringsprogram som Göteborgs stads CIO Magnus Petzäll har drivit sedan 2005.

I reda siffror har förvisso kostnaderna för kommungemensam it ökat. 2005 var kostnaden 367 miljoner kronor. Idag handlar det om 412 miljoner.

Men it-volymen har ökat ännu mer. Exempelvis hade staden 7 300 datorer 2005. Idag har de 26 000. De hade drygt 60 000 e-postkonton, idag är de 125 000. Etcetera.

– Vi har också en betydligt högre tillgänglighet med förlängda öppettider hos supporten. I tillväxten ligger också en rad nya funktioner som mobil e-post och åtskilliga säkerhetsrelaterade funktioner, samt en redundant driftsajt säger Magnus Petzäll.

Så medan staden för sex år sedan la 1,7 procent av sin totala omsättning på kommungemensam it lägger de nu bara 1,4 procent.

Hur har ni kunnat göra så stora besparingar?
– I huvudsak genom två åtgärder. VI har infört en ny modell för styrning och ledning, som bland annat innebär att vi noga överväger vilka tjänster som ska utföras av verksamheterna respektive av vårt gemensamma service center. Därmed tar vi vara på stadens volymfördelar. Modellen innebär också att verksamheterna får ett stort inflytande på hur it drivs genom olika typer av fora.

Exempelvis skötte alla förvaltningar sin egen löneadministration tidigare. Idag sker den på ett ställe. Och alla 20 stadsdelar – som idag för övrigt är 10 till antalet – drev sin egen support.

– Den andra stora delen i förändringen handlar om outsourcing. De två stora delarna som vi lagt ut är systemutveckling och stordatordrift. De tar Logica respektive Volvo IT hand om nu.

Magnus Petzäll betonar att det inte handlar om outsourcing för outsourcings egen skull. Han har i stället utgått från jämförelser av hur effektivt de ”utför it” inom olika områden i förhållande till andra aktörer på marknaden, och lagt jobbet på den som har den högsta effektiviteten – oavsett om det är de själva eller en extern leverantör.

– Det är nog en av de delar där vi skiljer oss tydligt från många andra, att vi inte ser något egenvärde i outsourcing, säger han.

Även om Magnus Petzäll givetvis är nöjd med att staden har ökat sin effektivitet i så hög grad ser han en utmaning. I och med att verksamheterna i den nya modellen har fått större inflytande över it har de varit lite för ivriga att spara, anser han.
– Som ofta i stora organisationer uppfattas it lätt som en kostnad och insikten att it måste få kosta kan saknas på sina håll, säger han.

– Nu behöver vi komma ifrån godtyckliga bedömningar av vad som är låga och höga it-kostnader och skapa en mer realistisk syn på det. Öka insikten om att it, som kanske är ett av de viktigaste strategiska verktygen för utveckling av verksamheten, ska få kosta pengar.

En konsekvens av den sex år långa förändringen är att staden nu kommer att få mer pengar över för utveckling av nya funktioner.

– Nu ligger vi på en väldigt bra nivå när det gäller drift och förvaltning. Min personliga målsättning är att alla ska känna sig trygga med att vi kan ligga kvar på den nivån och att vi nu ska kunna fokusera ännu mer på utveckling av nya funktioner.