Företag är fortfarande relativt dåliga på att se till så att de
planerade effekterna av it-investeringar blir verklighet, enligt Gartners undersökningar. För den som jobbar bättre med att säkerställa effekthemtagningarna finns mycket pengar att tjäna.
- Och med tanke på den turbulens som råder i världsekonomin nu är det här viktigare än någonsin, säger Mikael Lindberg, som är executive Partner på analyshuset och tidigare CIO på Cloetta Fazer.
Tyvärr finns det ingen enkel formel eller checklista att följa. Vad som behöver göras varierar från organisation till organisation. Ett bra första steg är dock oftast att synliggöra problemet och få alla i organisationen att förstå att det inte enbart är en it-fråga.
– Om vi tar en systemimplementation som exempel så har det ofta uppfattats som att CIO:n ensam har ansvaret för att säkerställa att effekterna tas hem. Men det leder till att ägaransvaret för effekterna blir otydligt, eftersom en stor del av effekterna inte ligger inom CIO:ns ansvarsområde utan ute i verksamheten.
För att hemtagningarna ska kunna säkerställas måste det skapas ett tydligare ägaransvar för effekterna. Dels ska organisationen ha en tydlig sponsor för dem, dels ska de verksamhetsdelar som
är involverade veta vilket ansvar de har, menar Mikael Lindberg.
Det är viktigt att företagsledningen inser att det krävs fokus och resurser för det här.
– Framför allt är det en investering i tid som behövs. Det gäller att skapa ett medvetande om vad som måste göras genom att bygga upp kompetens och en förståelse för hur företaget ska arbeta med de här frågorna.
För att komma dithän finns det olika verktyg som
företaget kan ta hjälp av. I dag väljer dock många fel verktyg, enligt Mikael Lindberg.
– Ofta används verktyg som är bra för att driva projekt men inte är speciellt effektiva när det gäller att säkerställa effekthemtagningar, säger han.
Exempel på bättre verktyg är att baka in effekterna i organisationens olika ledningssystem, det vill säga i verksamhetsplanering, budgetar, styrkort och så vidare.
På så sätt synliggör man effektmålen redan från början och kan följa upp dem på ett tydligare sätt. Det blir även tydligare var ansvaret för de olika effekterna ligger.
– Om ett projekt till exempel ska effektivisera en process så att det behövs tjugo personer mindre, då ska personalkostnaden minskas med 20 personer i budgeten, säger Mikael Lindberg.
Det kanske låter självklart, men enligt Gartners undersökningar är det inte alltid det i verkligheten.
Ett annat effektivt verktyg är att styrgruppen som leder projektet finns kvar även efter leverans.
– Oftast löser man upp styrgruppen direkt när projektet är klart, men man bör istället fokusera om den till att följa upp att effekterna verkligen tas hem. Styrgruppen kan
arbeta för att säkerställa det. Och för att bli ännu effektivare bör den redan under projektets gång arbeta med att
bedöma realismen kring vilka effekter projektet kan ge,
och korrigera vid behov.
Exakt vilka verktyg man bör välja beror dock på mognadsnivån på organisationen.
– Det är inget självändamål att uppnå den högsta nivån. Du bör istället anpassa dina aktiviteter efter den nivå företaget befinner sig på, eller kanske försöka gå upp en nivå, säger Mikael Lindberg.
En högre mognadsnivå innebär oftast att vinsterna kan bli större, men samtidigt innebär en högre nivå en större resurs- och kompetensinsats. Vilken nivå som är lagom att lägga sig på är därför en avvägningsfråga, säger han.
planerade effekterna av it-investeringar blir verklighet, enligt Gartners undersökningar. För den som jobbar bättre med att säkerställa effekthemtagningarna finns mycket pengar att tjäna.
- Och med tanke på den turbulens som råder i världsekonomin nu är det här viktigare än någonsin, säger Mikael Lindberg, som är executive Partner på analyshuset och tidigare CIO på Cloetta Fazer.
Tyvärr finns det ingen enkel formel eller checklista att följa. Vad som behöver göras varierar från organisation till organisation. Ett bra första steg är dock oftast att synliggöra problemet och få alla i organisationen att förstå att det inte enbart är en it-fråga.
– Om vi tar en systemimplementation som exempel så har det ofta uppfattats som att CIO:n ensam har ansvaret för att säkerställa att effekterna tas hem. Men det leder till att ägaransvaret för effekterna blir otydligt, eftersom en stor del av effekterna inte ligger inom CIO:ns ansvarsområde utan ute i verksamheten.
För att hemtagningarna ska kunna säkerställas måste det skapas ett tydligare ägaransvar för effekterna. Dels ska organisationen ha en tydlig sponsor för dem, dels ska de verksamhetsdelar som
är involverade veta vilket ansvar de har, menar Mikael Lindberg.
Det är viktigt att företagsledningen inser att det krävs fokus och resurser för det här.
– Framför allt är det en investering i tid som behövs. Det gäller att skapa ett medvetande om vad som måste göras genom att bygga upp kompetens och en förståelse för hur företaget ska arbeta med de här frågorna.
För att komma dithän finns det olika verktyg som
företaget kan ta hjälp av. I dag väljer dock många fel verktyg, enligt Mikael Lindberg.
– Ofta används verktyg som är bra för att driva projekt men inte är speciellt effektiva när det gäller att säkerställa effekthemtagningar, säger han.
Exempel på bättre verktyg är att baka in effekterna i organisationens olika ledningssystem, det vill säga i verksamhetsplanering, budgetar, styrkort och så vidare.
På så sätt synliggör man effektmålen redan från början och kan följa upp dem på ett tydligare sätt. Det blir även tydligare var ansvaret för de olika effekterna ligger.
– Om ett projekt till exempel ska effektivisera en process så att det behövs tjugo personer mindre, då ska personalkostnaden minskas med 20 personer i budgeten, säger Mikael Lindberg.
Det kanske låter självklart, men enligt Gartners undersökningar är det inte alltid det i verkligheten.
Ett annat effektivt verktyg är att styrgruppen som leder projektet finns kvar även efter leverans.
– Oftast löser man upp styrgruppen direkt när projektet är klart, men man bör istället fokusera om den till att följa upp att effekterna verkligen tas hem. Styrgruppen kan
arbeta för att säkerställa det. Och för att bli ännu effektivare bör den redan under projektets gång arbeta med att
bedöma realismen kring vilka effekter projektet kan ge,
och korrigera vid behov.
Exakt vilka verktyg man bör välja beror dock på mognadsnivån på organisationen.
– Det är inget självändamål att uppnå den högsta nivån. Du bör istället anpassa dina aktiviteter efter den nivå företaget befinner sig på, eller kanske försöka gå upp en nivå, säger Mikael Lindberg.
En högre mognadsnivå innebär oftast att vinsterna kan bli större, men samtidigt innebär en högre nivå en större resurs- och kompetensinsats. Vilken nivå som är lagom att lägga sig på är därför en avvägningsfråga, säger han.
Den här artikeln har 0 kommentarer:
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.