- CIO Sweden:

Björn Sand, CIO Volvo Truck Corporations: "Idag heter det förändring eller implementering"

Av

Björn Sand har jobbat i bolaget i 37 år och kan konstatera att utrullning är något som pågår ständigt i någon form – alltid är det något system som ska föras in, förnyas, uppgraderas eller bytas ut. Även han betonar kommunikationsfrågorna vid sådana projekt – och även han värjer sig mot ordet ”utrullning”.
– Det är länge sedan vi använde det ordet. Idag pratar vi om förändringsarbete och implementering och det är något som sker ständigt.

Just nu löper således flera projekt parallellt, om än av olika komplexitet och dignitet. Det största är införandet av ett nytt, globalt affärssystem för återförsäljarledet. Det ersätter och uppgraderar ett tidigare system, GDS, som rullades ut 1998–2005 i det största projektet av detta slag i Volvo Trucks historia.

– Ja, det är minnesvärt! Vi rullade ut ett gemensamt system i en och samma version till tusen återförsäljare i 30 länder! Det tog nästan tio år och det är det vi uppgraderar nu, plus att vi rullar ut det nya till ytterligare ett par hundra återförsäljare.

Regionala utmaningar
Volvo finns på många marknader, i flera tidszoner, i länder med olika språk, lagar, kultur och it-mognad. Det gör systemimplementeringsfrågan extra komplex.

Liksom på Phadia är det en ständig balansgång mellan den globala standardiseringens fördelar och de lokala bolagens anpassningskrav.

– Det finns alltid något vi tvingas hantera lokalt och ta hänsyn till, konstaterar Björn Sand.

Olika länder och geografiska områden innebär olika utmaningar. Inom EU och i USA, där Volvo Trucks har en hög närvaro, är det framför allt utbildnings- och införandefasen som är tidskrävande, eftersom så många ska lära nytt.

– Det kan handla om allt från ett par tusen till uppåt 15 000 människor som ska ändra sitt sätt att arbeta.
Lagstiftningen är däremot snarlik, så den delen flyter smidigt.

Detta till skillnad från i Ryssland, vissa länder i forna östblocket och delar av Sydamerika. Där är det just legala aspekter som trasslar till det.

– I Ryssland ändras lagen relativt ofta med kort varsel, det kan gälla allt ifrån att man måste kommunicera med myndigheter och få varje fakturanummer godkänt till att endast vissa blanketter får användas. Den här typen av byråkratiska frågor tar faktiskt mycket tid och ork i anspråk.

För Björn innebär en lyckad utrullning att hela processen, från förstudie till att användarna har förstått hur de ska sköta jobbet, är slutförd.Hans erfarenhet är att många
underskattar ”affärsproblematiken”, det vill säga svårigheten i att lära ut nya arbetssätt och processer.

För att utrullningen ska ge önskat resultat gäller det att tillsätta tillräckliga resurser på alla nivåer – och att satsa på utbildning. Det har man lärt sig på Volvo Trucks. Här tillsätts dedikerade ansvariga för att sköta implementeringen, dessutom arbetar man med styrgrupper både centralt och lokalt.

– Då det stupar beror det ofta på att vi inte lyckats tillsätta tillräckligt med resurser lokalt. Det är ett bekymmer vi brottas med, säger Björn Sand.

Viktigast är dock att se det hela som ett affärsprojekt och att få med sig verksamheten på att det faktiskt är ett förändringsarbete, från dag ett. Så att de förändringar man vill genomföra verkligen är förankrade i affären, tycker Björn Sand

Liksom Phadias SAP-projekt föregås varje utrullning på Volvo Trucks av en förstudie. Vilken i sin tur föregås av ett beslut om vad som måste göras lokalt för att allt ska fungera.

Allt mer centralt
Historiskt har de lokala bolagen haft stort inflytande över system och arbetssätt; idag eftersträvas enhetliga system och centrala processer.
– Men det är svårt att driva den här typen av förändringsarbete från huvudkontoret, tycker Björn Sand.

– Dilemmat är ju att mottagaren oftast är en mindre organisation där färre människor ska ta ansvar för implementeringen parallellt med sitt vanliga arbete, fortsätter han.

Volvo Trucks it-team försöker alltid se till så att utrullningen sker på ett enhetligt sätt. Men målet är att skapa ägarskap ute i organisationen, så att de lokala ledningarna känner ansvar.

– Vårt syfte är ju egentligen bara att elda upp dem så att de tar ansvar och känner ägarskap för att driva den process vi har skapat hela vägen.

På samma sätt som Phadia har Volvo Trucks också en utrullningsmodell, en mall, eller checklista, som har utvecklats för att allt ska gå rätt till.

– Det är samma steg vi tar, i samma ordning, och styrgruppen får ta ställning till samma typ av frågor.
Efter förstudien följer en implementeringsfas och en uppföljningsfas. Som i alla projekt – fast med visst fokus på lokala lagar och regler.


Hur förbereder ni användarna för alla förändringar?
– På många olika sätt. Vi brukar inte förbereda hela organisationen allt för långt i förväg. Men när det är dags försöker vi delge argumenten till varför vi vill genomföra förändringen och få folk att förstå vad som är nyttan med den. Den typen av kommunikation sker alltid genom den lokala organisationen.

Tips för DIN inrullning:


"Se utrullningen som ett affärsprojekt och inte som ett it-projekt..Vi ser det inte som att vi implementerar system, vi vill implementera ett sätt att jobba, en process. Till detta har vi system, rutiner, motiveringar etc.Implementera, det vill säga lär ut hur man använder systemet på rätt sätt."


Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Software-as-a-Boss


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fler nyheter från CIO Sweden

Nu kan du nominera Årets digitala innovatör

- CIO Sweden:

De galnaste kontoren i Silicon Valley


- CIO Sweden:

Ny tjänst gör det lättare att få ersättning från flygbolagen


- CIO Sweden:

Kaspersky om cyberkriget: "Jag är paranoid - men optimistisk"


- CIO Sweden:

Grattis på it-chefens dag!


- CIO Sweden:

Hon är Stadsmissionens nya it-chef


- CIO Sweden:

4 frågor om stress


- CIO Sweden:

De 5 största it-haverierna


- CIO Sweden:

Han föreläser om "online-samhällets nattsida"


- CIO Sweden:

Greenpeace granskar it-jättar


- CIO Sweden:

Kundnöjdheten hög i omfattande outsourcing-studie


- CIO Sweden:

7 heta it-jobb


- CIO Sweden:

Ljudmoln över Berlin


Nu kan du nominera till Årets CIO, Årets projekt, Årets hållbara projekt

- CIO Sweden:

7 tips som hjälper dig fokusera


- CIO Sweden:

"CIO måste tänka om helt kring ostrukturerade data"


- CIO Sweden:

"Sverige förlorar på blyga myndigheter"


- CIO Sweden:

"Den perfekta leverantören"


- CIO Sweden:

"Många CIO:er har en offerroll"


6 frågor - CIO Sweden:

Handelsprofessorn går från massmördare till utomjordingar

Event på G

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 2/2014

Ny! Lägesrapport 2014

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Hon laddar Strålfors it med värde

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Finansinspektionen agerar i tiden


Crowdsourcing – en outnyttjad resurs

Krönikor

- CIO Sweden:

EA - stelt och orörligt eller något för flexibilitet


- CIO Sweden:

Zachman om Zachman


- CIO Sweden:

EA för att hantera applikationsportföljen

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Utvalda jobb

Mer business intelligence

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group