- CIO Sweden:

Arbetsförmedlingens lockade med ny hårdvara när man installerade mjuvara

Av

För ett par år sedan var det dags för Arbetsförmedlin­gen att byta ut hela sin maskinpark. Den installerade basen av datorer var utdaterad och i vissa delar obsolet.

Det fanns ett stort sug i verksamheten efter bärbara och mobila enheter istället för stationära. Och för it-sidan var det svårt att få tag i serviceavtal för att hålla den gamla maskinparken igång.

– Så vi befann oss samtidigt i ett läge där frågan om att byta operativsystem till Windows 7 hade aktualiserats, ­berättar myndighetens it-chef Mats Lindmark.

Dessutom arbetade it-sidan med att skapa och implementera ett nytt gränssnitt för internetkanalen.

Det lutade helt enkelt åt ett rejält förändringsprojekt ... Och så fick det bli. Det omfattande arbetet med att byta ut såväl datorer som operativsystem påbörjades i månadsskiftet april/maj 2009. Tidsaramen sattes till 14 månader, förarbetet inkluderat, berättar Mats Lindmark.

– Det var en väldigt lång resa som vi gjorde tillsammans med de leverantörer som fick vårt förtroende, HP som levererade datorer och Microsoft som stod för operativsystemet. Vi var en av de tidiga större organisationerna som gick på Windows 7.

­För att projektet skulle lyckas var det viktigt att de tre parterna fungerade ihop och hade samma mål.

– Därför var vi noggranna med att teckna professionella affärsavtal som klargjorde att man gick in i ett verksamhetskritiskt samarbete.
Information och förankring
Att projektet var väl förankrat hos ledningen och kollegorna på Arbetsförmedlingen var en förutsättning för att utrullningen skulle bli friktionsfri.

För att få med den stora användargruppen på tåget var det viktigt att gå ut med information redan från start och sedan fortsätta att informera löpande under hela projektets gång.

– Vi förklarade att ”det här är på gång, det här tänker vi göra”, under hela resan, säger Mats Lindmark.

Han berättar att man satte ihop såväl professionella användarguider som enklare manualer. Det senare i form av upptryckta broschyrer, där användarna kunde läsa sig till hur de skulle få igång sin dator och få reda på vart de kunde ringa för att få hjälp.

– Vi byggde också in ”hjälp-till-självhjälp-ikoner” som lades på klienternas skrivbord. Med hjälp av dem kunde användarna klicka sig fram till rätt stöd och frågeställning med svar, berättar Mats Lindmark.

– Slutligen fanns ju alltid vår ser­vicedesk att kontakta om man hade problem. Den jobbade med projektet under hela perioden och kunde snabbt svara på alla frågor.

De problem som uppstod hade främst att göra med att arbetssättet var ovant för användarna.

– Vi gick ju från 80 procent stationära datorer till 80 procent bärbara datorer, samtidigt som vi också tog en mobil inriktning i vår verksamhetsutveckling. I dag har varje medarbetare en mobiltelefon och en bärbar dator. Vi har inga fasta telefoner alls och det sätter ju en viss press, eftersom tekniken måste fungera.

Lockade med bärbart
Ofta kan användare känna ett visst motstånd mot ny teknik, men eftersom de bärbara datorerna var efterlängtade av många medarbetare var viljan att lära ovanligt hög, liksom toleransen för problem och buggar.

– De bärbara blev en morot till förändring. Tålamodet var helt klart större för de installationsproblem som uppstod på några förmedlingskontor, bekräftar Mats Lindmark.

– Att vi hittade den här teasern som motiverar medarbetare, och som kan kombineras med en komplex utrullning, gjorde det lätt att förankra förändringen. Användarna tog snabbt till sig nya funktioner och anammade nya arbetssätt.

Att klämma in en stor operativsystemsutrullning i releasekalendern var inte helt lätt, men till slut kunde it-avdelningen komma överens med övriga enheter om en tioveckorspe­riod under första kvartalet 2010.
– Då stod alla andra releaser och uppdateringar helt stilla, ingenting fick ändras i de applikationer som förutsatte funktionalitet i Windows 7.

Den här delen av projektet drog ut lite på tiden, och istället för tio veckor tog det cirka tolv veckor. Trots allt är Mats Lindmark myc­ket nöjd med utrullningen som helhet.

– Jag tycker att vi lyckades fantastiskt bra, framförallt med logistiken, säger han och riktar en eloge till avdelningen för infrastruktur och logistik som deltog i hela arbetet.

– Tillsammans med dem lyckades vi rulla ut tusentals datorer och sätta igång användarna.

Och få bort de gamla datorerna. Dessa samlades in parallellt och skrotades via ett miljöföretag.

Förutom logisitiken är han också väldigt nöjd med förarbetet.
– Inför båda dessa projekt lade vi ned mycket arbete på att göra en grundlig förplanering. Vi genomförde tester, gjorde riskanalyser och tittade på möjliga riskscenarier.

Mats Lindmark menar att övning ger färdighet, och han tycker att det är väldigt viktigt att det finns en uthållighet i organisationen så att man tar sig den tid som krävs för att planera och göra ordentliga riskanalyser.
– På så sätt kan man minimera störningar och problem när det väl är skarpt läge, konstaterar han.

3 tips för DIN inrullning:

1. Gör en ordentlig förstudie, inklusive riskanalys av möjliga scenarier.
2. Säkerställ att dina leverantörspartners jobbar mot samma mål. Skriv professionella affärsavtal!
3. Förankra projektet hos ledningen och medar­betarna. Informera löpande under hela projektets gång.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka



Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

"Folkpartiets dataintrång lärde oss en läxa"


- CIO Sweden:

Kostnaden minst viktig vid inköp av it-system

Kostnaden minst viktig vid inköp av it-system


- CIO Sweden:

10 beteenden chefer bör undvika

10 beteenden chefer bör undvika


- CIO Sweden:

It-företag inte tillräckligt engagerade i CSR-frågor


- CIO Sweden:

Stolt e-förvaltare styr SSM:s it


- CIO Sweden:

Bärbar teknik visar på allvarliga säkerhetsbrister


- CIO Sweden:

Big data

Big data - mer än en hype


- CIO Sweden:

Ny teknik öppnar för direktdemokrati


- CIO Sweden:

Peter Krantz, CIO, Kungliga biblioteket

Musikkatalog hos KB blir digital med öppen programvara


- CIO Sweden:

Det smartaste och snurrigaste inom bärbar teknik


- CIO Sweden:

4 personlighetstyper på jobbet

4 personlighetstyper på jobbet


- CIO Sweden:

Nytt e-plåster ska hjälpa sjukvården


- CIO Sweden:

FPs it-ansvarige: "Nätet ger oss nya möjligheter att se trender och mönster"


- CIO Sweden:

4 saker CIO:er och riskkapitalister kan lära sig av varandra

4 saker CIO:er och riskkapitalister
kan lära sig av varandra


- CIO Sweden:

Affärssystem, totalägandekostnad

Här är affärssystemen som är dyrast i drift


- CIO Sweden:

Få kontroll över stresskänslorna

Få kontroll över stresskänslorna


- CIO Sweden:

4 tips för framgångsrik förändring


- CIO Sweden:

Han blir myndighetens nya it-direktör


- CIO Sweden:

Dåliga surfvanor får it-avdelningen att se rött

Dåliga surfvanor får it-avdelningen att se rött


- CIO Sweden:

Fi:s it-strateg: "Vårt kansli finns på Facebook och Skype"

Poddradio

Karriärpodden

Nästa event

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 4/2014

Arena för IT

CIO Lägesrapport

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Stolt e-förvaltare styr SSM:s it

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Outsourca rätt!


Att ge av det man är bäst på

Krönikor

- CIO Sweden:

Spegel, spegel säg mig vilken arkitektur jag får


- CIO Sweden:

Stabil och dynamisk arkitektur - finns det?


- CIO Sweden:

Att centralisera eller inte, det är frågan.

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group