- CIO Sweden:

13 vanliga ERP-misstag och hur du undviker dem

Av

En lyckad ERP-implementering kan hjälpa din organisation att få ett smidigare arbetsflöde och skära ner på kostnader. Men en dåligt planerad ERP-utrullning kan påverka organisationen negativt med förseningar och sjunkande produktivitet som följd.


Läs vad it-chefer, konsulter och leverantörer anser vara de vanligaste ERP-misstagen, och ta del av deras tips för att lösa problemen.

1. Dålig planering

- Planering är absolut nödvändigt om du vill att ditt ERP-projekt ska lyckas, säger Erik Kaas, chef för produkthantering av ERP-system på Sage.

Kevin Beasley, CIO på VAI, en leverantör av ERP- och mjukvaru-lösningar för företag håller med:

- Många organisationer lägger inte tillräckligt med tid på planering innan de utvärderar olika system. Det här leder ofta till förvirring längs vägen eftersom man inte helt och hållet kan förstå sina processer och hur man ska utnyttja dem för att maximera affärsfördelar och effektivitet.

För att lösa det här problemet bör organisationer göra en intern revision av alla processer och policies innan man väljer ett ERP-system menar Kevin Beasley som dessutom rekommenderar att företaget sätter ihop ett ERP-utvärderingsteam.

- Om du inte har den kompetens som krävs för att göra en sådan utvärdering i huset bör du överväga att hyra in en tredje part som är leverantörsneutral och som har erfarenhet av att implementera ERP-lösningar på företag inom din bransch.

2. Otillräcklig bakgrundskontroll av leverantörer

- Många av mina bästa kunder låter sig övertalas av leverantörernas marknadsavdelningar, men när systemet väl är implementerat blir de väldigt förvånade över de restriktioner som finns och hur systemen påverkar redan existerande best practice, säger Shawn Casemore, chef för Casemore & Co ett företag som hjälper kunder att förbättra sin operationella prestanda.

Hans råd är:
- Be alltid om referenser, be om namnen på minst tre företag inom din sektor som du kan kontakta och diskutera mjukvara, funktionalitet och utmaningar med. Om leverantören av någon anledning inte kan eller vill ge dig minst tre namn- gå till en annan!

3 Dålig förstelse av nyckelfunktioner

- I vår årliga ERP-undersökning svarade endast 46 av de tillfrågade att de hade god förståelse av de funktioner de använde i sina ERP-System, säger John Hoebler på teknikkonsultföretaget MorganFranklin Corp.

- Det är en chockande tanke att många av de tusentals företag som investerar i ERP-system inte känner till systemens funktioner. Det innebär att företagen missar viktiga möjligheter att automatisera affärsprocesser och möta affärsmålen.

- Dessutom blir det dyrare med uppgraderingar och underhåll, samtidigt som sannolikheten för en framgångsrik implementering minskar.

För att lösa de här problemen föreslår Hoebler att företag skapar en lista över alla funktioner, och att man regelbundet går igenom dessa och tittar på vilka funktioner som används och vilka som är till störst nytta.

- Om man samlar den här kunskapen på ett bra sätt kan den användas när man tränar nyanställda och när man gör script-tester. Den kan också användas för att underlätta revisioner och se till att lagar och regler efterlevs.

4. Underskatta inte resurskraven

- Företag har en tendens att grovt underskatta den tid och de resurser som krävs för att implementera ett nytt ERP-system, säger James Mallroy, marknadschef på e2b teknologies.

Han menar att tidsåtgången för en ERP-implementering kan uppskattas om man delar kostanden för mjukvaran med 100.

- Om du exempelvis betalt $20,000 för mjukvaran kommer det att ta ungefär 200 arbetstimmar, eller fem veckors implementering, om du använder dig av en certifierad konsult.

- Om du planerar att implementera själv med minimal assistens kan du dubbla den siffran.

5. Se till att ha rätt personer i teamet från början

Att man redan från början skapar ett team med rätt kompetenser är viktigt för att ERP-implementeringen ska lyckas, säger Kevin Beasly på VAI.

- En ERP-implementering är bland de största projekt som en organisation kan genomföra och om man vill undvika att stora misstag görs bör man se till att rätt personer är inkopplade i varje steg av beslutsprocessen.

- Många organisationer fokuserar på att få ledningens godkännande istället för att samla nyckelspelare inom hela organisationen, från ekonomi och produktion till mer tekniska it-funktioner.

- Ett angreppssätt där anställda från alla delar av företaget är aktivt engagerade i implementeringen ökar chansen att det blir rätt från början.

6. Var klar över prioriteringsordningen

- Det absolut viktigaste när man implementerar ett ERP-system att man kan minimera förseningar och göra implementersprocessen så kort som möjligt för att undvika multitasking, säger Yoav Ziv, vd på Realization som erbjuder projekthanteringsspecialister.

- Folk jobbar mycket långsammare när de ska jonglera flera olika uppgifter som de hela tiden växlar mellan.

Därför är det viktigt att skapa ett prioriteringssystem för it-chefer menar Yoav Ziv. Prioriteringsordningen ska inte bara indikera när man ska utföra vilka uppgifter, utan också visa tydligt på vilka problem som ska lösas och i vilken ordning. Det är viktigt för att inte försena implementeringen.

7. Investera i utbildning av användarna

-Avsaknad av rätt träning är en av de vanligaste orsakerna till att ERP-projekt fallerar. Det kan leda till att anställda förkastar nya system eftersom de inte förstår dem, säger Erik Kaas på Sage.

Att se till att de anställda har en chans att bekanta sig med nya system innan de ska arbeta med dem är viktigt för att ERP-projektet ska lycks menar Kevin Herrig, CEO på GSI,en ERP-mjukvaruspecialist som primärt fokuserar på Oracle's JD Edwards produkter.

- Träning av de anställda måste prioriteras annars kommer det sluta med att du äger en väldigt dyr version av Excel.

8. Underskatta aldrig vikten av korrekt information

- Ditt ERP- system är bara så bra som din information är. Om du vill att din ERP-implementering ska lyckas är det en klar fördel om du ser till att den vilar på stabil programmering, och att alla parametrar är rätt redan från början, säger Martin Levesque, chef för företagstjänster på iDatix , en leverantör av dokumenthanterings- och arbetsflödeslösningar.

9. Undvik köksvasks-approachen

- Det spelar ingen roll hur kraftfull och flexibel din ERP-lösning är, den kommer inte att kunna absorbera affärslogik, förklarar Akan Iza, mjukvaruarkitetkt på NetFoliage, ett företag som utvecklar webbsidor.

Ett av de vanligaste misstagen enligt honom är att många företag antar att ERP kan användas till allting.

- För att undvika detta dyrköpta misstag bör företag fokusera på att implementera ERP för att optimera värdekedjan och spara kostnader, allt annat måste komma i andra hand.

10. Avlägsna gamla applikationer

- Om organisationer inte aktivt tar bort applikationer under implementeringen kommer originalapplikationerna att hänga kvar på den nya lösningen, säger John Picciotto, på Accenture .

- Då blir slutresultatet ännu mer mjukvara som du betalar underhåll och support för, detta trots att hela poängen med att skaffa ett ERP-system var ett bättre arbetsflöde och en reducerad kostnad.

11: Se till att ha en bra testmiljö för belastning

- Du kommer inte att kunna se frukten av ditt resultat med hjälp av några få testanvändare, menar Kevin Herrig på GSI.

- Du måste kunna simulera din användarbelastning för att se hur effekten av förändringar skulle bli i verkligheten. Då kan du även undvika att systemet ligger ner när ni väl kör på riktigt, det spar både tid och pengar.

12. Titta på tredjeparts-lösningar

- Många företag insisterar på att få allt stöd från sin huvudleverantör, trots att de kan få samma typ av tjänst från en tredjeparts-leverantör till ett lägre pris, säger Jon Winsett, CEO på konsultfirman NPI.

-Företag borde utforska möjligheten att få stöd en tredje part. Ett sådant alternativ kan lätt reducera stödkostnaden från 30 till 50 procent.

13. Ha en underhållsstrategi

-Kunder som inte satsar på preventivt underhåll utnyttjar inte sina ERP-investeringar till fullo, säger Marco Valencia, chef för uppgraderingar på SAP Amerika.

- Om man inte sköter underhållet blir systemen och affärsprocesserna snabbt omoderna ur ett tekniskt perspektiv.

- Dessutom är det viktigt att hela tiden uppdatera med lag- och regeländringar för att undvika potentiella problem.

Av: IDG News







Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: Välj rätt infrastruktur för Big data


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Därför håller it-projektet sällan budgeten

Därför håller it-projekt sällan budgeten


- CIO Sweden:

Forskare vill bota Ebola med hjälp av nanoteknik


- CIO Sweden:

Så vill medarbetarna att en chef ska vara

Så vill medarbetarna att en chef ska vara


- CIO Sweden:

De kan bli Årets CIO 2014


- CIO Sweden:

Förband sig att skänka bort sina barn mot gratis internet


- CIO Sweden:

5 start ups i framkant


- CIO Sweden:

Få företag har en digital strategi

Många företag saknar digital strategi


- CIO Sweden:

big data

De 5 största myterna kring big data enligt Gartner


- CIO Sweden:

Osäkra appar medför stora risker


- CIO Sweden:

De 5 viktigaste egenskaperna hos framtidens chef

De 5 viktigaste egenskaperna hos framtidens chef


- CIO Sweden:

Bristande it-säkerhet kan leda till läckta sjukjournaler


- CIO Sweden:

Livet på landet - CIO på distans


- CIO Sweden:

Dåliga it-system bränner hål i kommunernas plånböcker

Dåliga it-system slösar bort tid och pengar i kommuner


- CIO Sweden:

"Dagens CIO:er måste förstå marknadsföringsteknik"


- CIO Sweden:

Börja arbetsdagen på rätt sätt - men läs inte mejl

Börja arbetsdagen på rätt sätt
- men läs inte mejl


- CIO Sweden:

Svenska chefer sämst i världen på att upptäcka nätfiske


- CIO Sweden:

"CIO:n måste tänka mer som en vd"

"CIO:n måste tänka mer som en vd"


- CIO Sweden:

Gartner: "CIO:er måste engagera sig i affärsbudgeten"


- CIO Sweden:

Här är Avanzas nye CIO


- CIO Sweden:

Vägen till en lyckad it-affär

Vägen till en lyckad it-affär

Poddradio

Karriärpodden

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 5/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Daniel Karlsson, It-direktör, Transportstyrelsen

Stora it-projekt hos Transport-styrelsen

Annons: Partnerkrönikor

Extremväder ställer krav på disaster recovery


Ute: pris per timme. Inne: affärsnytta

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

KTH & CIO Sweden presenterar 2014-års EA Symposium


- CIO Sweden:

Titta mot Vintergatan för att förbättra er enterprise arkitektur


- CIO Sweden:

Spegel, spegel säg mig vilken arkitektur jag får

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

CS Kalender

Event för it-proffs -
anmäl ditt event här
Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group