- CIO Sweden:

Fem vägar till fungerande it-styrgrupp

Av

Sida 1 / 5
(Ur CIO Sweden 1/2005)

Den som har suttit med i en styrgrupp känner säkert igen sig. Medlemmarna är upptagna personer, sannolikt i chefspositioner. De är kunniga, eftersökta och de arbetar ofta i flera styrgrupper, vid sidan om sina ordinarie uppgifter.

Det är egentligen inget fel på gruppen, men på grund av tidsbrist hinner inte alla sätta sig in i materialet, vilket kan leda till ändlösa diskussioner om småsaker – och till att projektet försenas. Eller så är alla overkligt överens och kompis, ända tills projektet är framme vid leveransdatum. Plötsligt motsvarar produkten inte alls det som beställts. Och så måste mer pengar och tid skjutas till.
– Att förseningarna börjar vid leveransskedet kan mycket väl bero på en dåligt fungerande styrgrupp, säger Johan Hökenhammar, vd för Projektstegen, som är expert på projektstyrning.

Han menar att de flesta företag genomgår samma utvecklingsfas: först har de ingen projektmetod, sedan hittar de på en egen eller väljer en etablerad modell och lägger tungt ansvar på projektledaren. Men de missar ofta styrningen.
– Tidigare ville man främst införa en projektmodell och idag är trenden att certifiera personen bakom. Men frågan om hur man ska styra projekten – den har fallit i glömska.

Enligt Johan Hökenhammar lider många stora projekt av regelrätta styrgrupps­problem. Vi ger dig fem tips för att rätta till dem!

1. Se till att gruppen har tid

Ibland får man känslan att ett styrgruppsmöte där ingen opponerar sig är ett bra möte. Men en sådan situation kan lika gärna tyda på att gruppen inte hunnit sätta sig in i projektet, eller på att projektledaren inte tar upp rätt saker till diskussion. Orsaken är ofta tidsbrist, ett vanligt fenomen bland styrgruppsmedlemmar, säger Johan Hökenhammar.
– Få personer är så stressade som styrgruppsmedlemmar. Det är mycket vanligt att de inte har läst in sig på agendan inför ett möte, många tar det ”on the fly”. För de större projekten förutsätts att diskussionerna kommer igång ändå.

Problemet med detta förhållningssätt är att slumpen får avgöra vad som kommer att tas upp, istället för de verkliga problemen.
Detta kan avhjälpas redan i tillsättningen av styrgruppen. Här har beställaren ett tungt ansvar – oavsett om det är ett internt eller externt projekt.
– Beställaren har stort inflytande på hur styrgruppen ska se ut, även om projektledaren kan rekommendera lämpliga personer. Problemet är att denna person ofta är beställare av många projekt. Han eller hon riskerar att bidra till överbelastningen genom att samla fel personer i styrgrupperna, säger Johan Hökenhammar.

Niklas Gusting, IT-chef på Wihlborgs fastigheter, säger att det av naturliga skäl är viktigt att ha med folk som har beslutsrätt i styrgrupperna. Samtidigt varnar han för att befolka dem med enbart högt uppsatta personer.
– Det är farligt i större företag att för många från koncernledningen är med, för de har ofta ont om tid. Någon eller några på denna nivå bör dock vara med för att få ledningsförankring.

Lite variation i tillsättningen från beställarfunktionen skulle alltså kunna lätta arbetsbördan. Det är heller inte säkert att någon som tidigare har gjort ett bra arbete i ett projekt kommer att fungera lika bra i nästa.
– Medlemmar ska tillsättas dels efter kompe­tens, dels efter mandat och engagemang, inte bara på gamla meriter, säger Niklas Gusting.

För att undvika tidsbrist måste en styrgruppsmedlem tydligt upplysas om vad uppdraget innebär. Han eller hon ska vara beredd att avsätta tid för vissa arbetsuppgifter. Och dessa ska delegeras om tiden inte räcker till.

Den som inte kan visa tillräckligt engagemang uppfyller inte sitt uppdrag. Då bör personen lämna sin plats till någon annan.
– Jag har varit med om att byta ut en eller ett par styrgruppsmedlemmar för att de inte har fungerat, och då har tidsbrist ofta varit den direkta orsaken, säger Johan Hökenhammar.
– Med de nya medlemmarna har mötena plötsligt ändrat karaktär. Det är den mest ­effektiva förändringen, som ger den mest slående positiva effekten när det gäller att ändra på en styrgrupps arbete.


Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: Trafikregler i informationskaoset


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Uppkopplade bilar - en CIO-fråga


- CIO Sweden:

Comhems ComBack


- CIO Sweden:

Från fast till frifräsar-CIO


- CIO Sweden:

Ny svensk modell: Så jobbar du praktiskt med it-projekt-alignment


- CIO Sweden:

Krisplanen rullar ut på SAS


- CIO Sweden:

Så är det att vara CIO på framtidens kontor


- CIO Sweden:

Burgaren bara ett klick bort ...


- CIO Sweden:

Hitta balansen i din it-policy


- CIO Sweden:

Big data öser ner


- CIO Sweden:

Så blir din rekrytering en perfect match


- CIO Sweden:

Sociala medias mörka sidor


- CIO Sweden:

Mot den mystiska kvantdatorn


- CIO Sweden:

Fogden flyttar in


- CIO Sweden:

Jakten på superkrafter


- CIO Sweden:

Så fångar du slumpen


- CIO Sweden:

Digital revolution på Bonnier News


- CIO Sweden:

Digital revolution på Sats


- CIO Sweden:

Plats på scen för de nya super-CIO:erna


- CIO Sweden:

Big data smälter samman fantasi & verklighet i fotbolls-USA


- CIO Sweden:

CIO i Kina - så funkar det

I juli månad tar CIO Sweden semester, och under tiden bjuder vi på ett antal favoriter i repris från året som gått.
Vår ordinarie rapportering är tillbaka i augusti. Tills dess – glad sommar!

Nästa event

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 4/2014

Arena för IT

CIO Lägesrapport

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ständigt nya utmaningar för Viking Lines CIO

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Outsourca rätt!


Att ge av det man är bäst på

Krönikor

- CIO Sweden:

Ordning och reda


- CIO Sweden:

Säkerhet och kultur


- CIO Sweden:

Förlora inte kollen på digitala tjänster

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group