- CIO Sweden:

Så får du med dig styrelsen - 5 tips för ett bra business case

Av

Att ha en förståelse för vad det är som gör affären framgångsrik och göra en vinnande presentation är nyckeln som kan öppna låsta dörrar.

1. Vad bör ett business case innehålla?


Strukturen på ett business case kan variera beroende på projekt och organisation men några saker måste finnas tydligt beskrivna:

• Varför är det värt att titta på just det här området
• Värdet för affären – vad kan affären tjäna på projektet?
• Kostnad- vad kommer det att kosta i form av pengar, resurser och tid?
• Leverans: hur ska det levereras och är det genomförbart- vart börjar man och vilka är riskerna?
• Ansvarsområden– vilka är ansvariga för projektet på olika nivåer
• Kontrollmekanismer – vilka kontrollmekanismer finns på plats för att säkra att projektet avslutas och att man uppnår de uppsatta målen.

Att förklara värdet för affären är den viktigaste av alla dessa komponenter. Det säger Jed Simms, grundare av konsultfirman Totally Optimised Projects .

-Även om många företagsledare anser att kostnad är väldigt viktigt så är det värdet för affären som är avgörande för om ett projekt blir framgångsrikt eller inte. Därför måste man skifta fokus från kostnad till värde. För närvarande ligger väldigt mycket av fokus på kostnad, även inom ledningsgrupper. Men det är omöjligt att nå vägen till framgång genom kostnadskontroll.

Att få stöd av betydande personer inom verksamheten kan vara ett bra sätt att få styrelsen att förstå hur betydelsefullt ditt projekt är. Det säger Kaylene O’Brien, på Deloitte Consulting.

- Ett framgångsrikt business case bör ägas av it-avdelningen men det är viktigt att ha stöd hos personer på affärssidan som kan stampa med foten i styrelserummet och säga att de behöver den här it-investeringen för att de ska kunna fullfölja sin strategiska plan på affärssidan.

Att ha en plan för hur man ska uppnå de tänkta vinsterna med projektet är en annan viktig punkt i ett buisness case enligt O’Brien.

- Det kan exempelvis handla om investeringskostnader som kan reduceras med hjälp av en supply chain-lösning. Gå igenom de olika stegen i processen, hur du planerar att gå till väga och vilka personer och processer som kommer att påverkas. Berätta hur du kommer att göra för att försäkra dig om att projektet kommer att ge de vinster det är tänkt att ge när du går live, och vilka mekanismer som kommer finnas för övervakning och rapportering.

2. Tala om affären, inte om teknik

- Beskriv ditt business case i affärstermer och inte i tekniktermer .De flesta företagsledare har begränsade kunskaper om it, säger O’Brien.

Det är svårare för styrelsen att säga nej till ett projekt om du kan visa att det kommer att påverka affären positivt än om du bara visar hur det kommer att påverka it-avdelningen.

- Det du vill är att påverka affären, projektet är bara ett medel för att nå det målet, säger O´Brien.

Jed Simms säger att CIO:er som presenterar ett nytt projekt måste tänka som om de vore CEO:er: Varför skulle jag investera i det här? Vad kommer det ge mig?

3. Förklara risken med att inte göra något


Ett vanligt misstag är att inte förklara vilka risker som finns med att inte driva ett projekt eller göra en omorganisering.

- Det är vanligt att CIO:er säger: ”Vi arbetar med en gammal plattform och vi behöver flytta över till en ny plattform”, men det är  inte tillräckligt för att styrelsen ska förstå vilka risker som finns om man inte genomför förändringen, säger O´Brien.

Ett exempel på hur man kan beskriva situationen på ett mer konkret sätt är att presentera ett case där man inte genomför förändringsprojektet utan använder den gamla plattformen. På så sätt kan man visa hur det med tiden blir allt svårare att hitta kompetens som kan serva plattformen, något som i slutänden kan få konsekvenser för affären.

4. Tackla i problemen i tid


Att skaffa sig feed back från personer och avdelningar som berörs av projektet är viktigt när du tar fram ett business case, åtminstone om du vill undvika problem när du väl lägger fram det. Du vill inte stå där i slutet av processen och upptäcka att användare och andra tycker att det är ett dåligt projekt.

- Ett business case ska inte vara ett dokument som ploppar ut i slutet, utan en process där användare och andra rådfrågas och där man bygger ett förtroende under vägen. Försäkra dig om att alla möjliga lösningar tas med i beräkningen och att deras för- och nackdelar finns dokumenterade, säger Jed Simms.

Om du har gått igenom varje investering i projektet separat, och tittat på olika aspekter, redan innan du lägger fram ditt business case kan du undvika konflikter i slutskedet.

5. Fokusera på de mätbara fördelarna


- Alla fördelar måste gå att mäta, säger Jed Simms och fortsätter.

- Direkta fördelar som tillväxt är viktigare än indirekta fördelar som ökad produktivitet bland de anställda. Men självklart måste även indirekta fördelar redovisas för att styrelsen ska få en full förståelse av projektets värde.

Att fördelarna med ett projekt är mätbara behöver inte innebära att de går att mäta ekonomiskt. Men ledningen kommer alltid att titta på ekonomin i första hand och därför är det bästa att först presentera de ekonomiska fördelarna och ta de andra vinster sedan.

Oavsett vilken typ av vinster du redovisar är det viktigt att de är mätbara, du ska kunna visa på exakt vad som uppnås.

Men en  CIO måste samtidigt kunna se fördelar som uppstår på längre sikt när ett projekt förändrar användarnas sätt att arbeta.

- Det är inte bara en teknisk lösning, det är också en förändringsprocess och människor kommer att förändras under vägen. Därför är det bra att ha stöd av någon ute i verksamheten som kan förklara hur den processen fungerar och hur den bidrar till att optimera verksamheten och få ut största möjliga nytta av projektet.


Av: IDG News



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Software-as-a-Boss


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fler nyheter från CIO Sweden

Nu kan du nominera Årets digitala innovatör

- CIO Sweden:

De galnaste kontoren i Silicon Valley


- CIO Sweden:

Ny tjänst gör det lättare att få ersättning från flygbolagen


- CIO Sweden:

Kaspersky om cyberkriget: "Jag är paranoid - men optimistisk"


- CIO Sweden:

Grattis på it-chefens dag!


- CIO Sweden:

Hon är Stadsmissionens nya it-chef


- CIO Sweden:

4 frågor om stress


- CIO Sweden:

De 5 största it-haverierna


- CIO Sweden:

Han föreläser om "online-samhällets nattsida"


- CIO Sweden:

Greenpeace granskar it-jättar


- CIO Sweden:

Kundnöjdheten hög i omfattande outsourcing-studie


- CIO Sweden:

7 heta it-jobb


- CIO Sweden:

Ljudmoln över Berlin


Nu kan du nominera till Årets CIO, Årets projekt, Årets hållbara projekt

- CIO Sweden:

7 tips som hjälper dig fokusera


- CIO Sweden:

"CIO måste tänka om helt kring ostrukturerade data"


- CIO Sweden:

"Sverige förlorar på blyga myndigheter"


- CIO Sweden:

"Den perfekta leverantören"


- CIO Sweden:

"Många CIO:er har en offerroll"


6 frågor - CIO Sweden:

Handelsprofessorn går från massmördare till utomjordingar

Event på G

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 2/2014

Ny! Lägesrapport 2014

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Hon laddar Strålfors it med värde

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Finansinspektionen agerar i tiden


Crowdsourcing – en outnyttjad resurs

Krönikor

- CIO Sweden:

EA - stelt och orörligt eller något för flexibilitet


- CIO Sweden:

Zachman om Zachman


- CIO Sweden:

EA för att hantera applikationsportföljen

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Utvalda jobb

Mer business intelligence

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group