Hur ofta och hur mycket?

En av de svåraste frågorna kring innovationsprogram är hur mycket tid det ska få ta. De företag som har sådana program idag gör helt olika. Allt från några dgar om året till en dag i kvartalet till avsatt tid varje vecka.

Men en sak är säker: Googles 20 procent må ha blivit paradexemplet, men det är en guldstandard som få företag har råd att följa.
– Nej, en del företag har helt enkelt inte förmånen att kunna ge sina anställda 20 procent av tiden att vika åt sådant här arbete, säger Doug Williams på Forrester.
– För vissa företag är 10 procent – en eftermiddag i veckan – mer rimligt.

Och andra klarar sig med ännu mindre.

Robin Beck, it-ansvarig på University of Pennsylvania, införde ”forskningsdagar” där henne anställda fick fundera på it-relaterade förbättringar efter eget huvud.

– Vi vill ju främja det innovativa och kreativa, men den dagliga it-leveransen kommer jämt i vägen, förklarar hon. Men när man sätter av tid i företagets kalender så visar man att innovation är en prioritet, och de anställda får tid att ta itu med idéer som kanske länge och puttrat i evigheter.

Men Robin Becks ”forskningsdagar” infaller bara en gång om året.

Processen börjar på en wiki, där it-personalen kan lägga upp idéer och hitta samarbetspartners med liknande funderingar. Grupper eller enskilda jobbar sen med sina projekt under endera av två dagar (flexiblare så), och på den tredje dagen äter man glass och rapporterar av vad man kommit på och åstadkommit.

Beck övervägde såväl en gång i månaden som en gång i kvartalet, men bestämde sig alltså för en gång om året. Första gången var i augusti 2011. Andra gången nu i sommar.

Det är inte obligatoriskt att deta, men de flesta av Becks 300 anställda var med förra året. Och de dagarna har redan burit frukt. Ett team gav sig på det ständiga problemet med att konfigurera nya studenters personliga pryar för universitets WLAN, och tog fram en ny och enklare process som spar tid för både personal och

På Atlassian, ett mjukvaruföretag i Sydney, har man två olika innovationsprogram: dels ett 20-procentsprogram liknande Googles (sedan 2006) och ett annat – ”Ship It” – som är ett sorts 24-timmarshackaton en gång i kvartalet.

Shipit börjar klockan fyra en torsdageftermiddag och håller på till fredag eftermiddag.
– Tanken är att ge de anställda möjligheten att klia sig där det har kliat länge, säger vd:n Jay Simons.

Ensamma eller i team på 2–5 personer får personalen jobba på nya funktioner eller fixar, men på villkoren att det måste bli färdigt på 24 timmar.
– Genom att komprimera det i tid har vi fått innovationsmålen nåbara, säger Simons.

Allt man gör under Shipit måste också presenteras för kollegerna i form av en femminutersdragning.
– Även om man har misslyckats så måste man göra presentationen. För då kommer det fram fem personer efteråt med tips och idéer för framtiden, säger Simons.

Det andra programmet, med 20 procent av arbetstiden, omfattar bara en tredjedel av företagets 170 anställda.
– Det är svårt att vika en hel dag i veckan åt något. Produkter måste bli färdiga, och i utvecklingsvärlden tar det ibland längre tid än beräknat, säger Simons.

De två programmen gör helt olika typer av nytta. Ship It har lett till ”hundratals små förbättringar i affärsprocesser”, säger Simons, medan 20-procentsprogrammet har burit färre, men större, frukter.

En QA–ingenjör använde till exempel sin 20-procentstid till att ta fram en prototyp till ett buggtrackningssystem för Atlassians JIRA (ett projekthanteringsverktyg för mjukvaruutveckling). Det var så lyckat att det idag är produktifierat och heter Bonfire. Sedan juli förra året har det dragit in en miljon dollar till företaget, och QA–ingenjören är idag produktchef.