Tydlig kommunikation är ett förbättringsområde för många chefer. Bob Kantor, coach inom it-ledarskap, har två smarta tips på hur man kan bli bättre.

1 Säg det viktigaste först
Inom journalistiken brukar man lära ut att det viktigaste ska komma först i en artikel. Redan i rubriken ska innehållet kommuniceras, och sedan byggs det ut i ingressen och i brödtexten.
Gör på samma sätt du – börja med att kommunicera det viktigaste, och återkom sedan till ditt huvudbudskap med fler och fler detaljer.

Bob Kantor föreslår att man bygger sina Powerpoint-presentationer enligt denna metodik. Första sliden innehåller presentationens rubrik. Andra sliden innehåller rubrikerna till slide tre, fyra och fem, möjligen med en kort underrubrik till varje rubrik. På dessa följande slides berättar du sedan hela din story – och därmed är presentationens huvuddel slut.

På slide sex börjar du sedan ditt appendix. Här kan du bygga ut din story så mycket du vill och ge ett större underlag för diskussion. Den story du berättar om är hela tiden den som du presenterade på dina första fem slides.

- Prova att göra så här, även om det känns konstigt! uppmanar Bob Kantor. Det kan göra underverk för din förmåga att övertyga och påverka med Powerpoint-presentationer.

2 Känn din publik
Det viktigaste när du ska övertyga någon är inte vad du säger. Det viktigaste är att förstå vilket perspektiv och vilken bild publiken har med sig sedan tidigare.

Ett vanligt misstag är att man utgår från sina egna kunskaper när man kommunicerar sitt budskap. Men publiken har sannolikt en annan erfarenhet, bakgrund och perspektiv än vad man själv har.
För att få ut sitt budskap måste man förstå sin publik. Man behöver lägga tid och energi på att ta reda på hur publiken tänker. Vad tror de om den aktuella situationen nu – och vilket budskap skulle kunna förändra den bilden?

Funkar på all kommunikation
Bob Kantors två metoder går att applicera på mer än Powerpoint-presentationer. Principerna funkar lika bra på e-post, rapporter eller vanliga samtal.

- Fundera på hur du kan använda dem i din situation. Det kan behövas lite träning innan det känns naturligt, säger Bob Kantor.

IDG NEWS