- CIO Sweden:

Så blir du mästare på masterdata

Av

Ett genomsnittligt företag idag lagrar 16 gånger mer data och information än för sex år sedan. I allt fler system, på allt fler olika platser. Och en stor del av denna information är inkorrekt.

Så ser det bistra läget ut på våra arbetsplatser, och det får självklart konsekvenser i form av krångel, kostnader och i värsta fall direkta fel.
– Fel fakturamottagare i ett affärssystem skapar onödig administration. Det kan dröja innan kunder attesterar fak­turor. Och i en större koncern kan två säljbolag ovetandes om varandra konkurrera om samma kund, säger Caroline Malm, konsultchef på Platon, ett konsultföretag inom information management, IM.

Hon berättar om ett uppdrag där kundbolagets nya vd ville ta fram en rapport med koncernens tio största kunder, men det visade sig vara omöjligt på grund av brister i informationshanteringen.
– Vd:n höll på att gå i taket, säger Caroline Malm.

Det låter nästan som en skröna, men är alltså en inte helt ovanlig effekt av det kaotiska informationsläget.

Något som ställer till det extra mycket är det faktum att olika system ofta använder olika begrepp för samma saker, och att användare är inkonsekventa när de matar in data.

En kund som på ekonomi-avdelningen definieras med sitt organisationsnummer kan på samma företags marknadsavdelning definieras med ett kundnummer, och med sitt företagsnamn hos kundtjänst. Och företagsnamnen kan i sin tur betecknas olika, exempelvis med eller utan ”AB”.
– Och det kan innebära att företagets säljare får lägga onödig tid på research inför nya affärer, konstaterar Platons vd Carl Schnackenburg som säger sig ha stött på fall där en sökning som borde ta fem minuter tagit flera dagar.

Ett sätt att  komma till rätta med problemet är att ta grepp om företagets masterdata-hantering och införa enhetliga begrepp. Några viktiga hållpunkter:

1.Sätt upp mål: För att komma igång med MDM behöver man förstå varför det görs och vad man vill nå. Där­efter kan en plan tas fram.
Initiativet kan komma från olika håll och av flera skäl.
–  Det kan komma från en it-avdelning som ska integrera nya system efter ett förvärv. Eller från en produktavdelnin­g som vill införa gemensamma artikelnummer hos säljbolagen, säger Caroline Malm.

2. Utse en ansvarig. Nu är det dags att tillsätta ett MDM-projekt och en ansvarig. Hen ska ha ett helikopterperspektiv på företagets informationshantering och se till att planen följs. Hen ska även skapa ett MDM-forum.

3. Skapa ett forum. MDM-forumets främsta uppgift är att säkerställa att masterdata stödjer före­tagets affärsprocesser samt att se till man använder samma verksamhets­definitioner, så kallad metadata, i hela företaget.
–  De anställda måste inse vilka konsekvenser det får om de skriver in information i it-systemen på olika sätt, säger Carl Schnackenburg.
– Hos vissa företag är informationshanteringen så bristfällig att ingen vet hur många kunder företaget har på grund av olika definitioner. Ännu svårare blir det om kunderna är spridda i olika system och hos säljbolag i olika länder.

4. Tänk på politiken. Olika avdelninga har ofta motstridiga viljor om allt från hur gränssnitten ska utformas till vad man ska lägga in i systemen. Lyssna in, men behåll ditt oberoende.

5. Satsa etappvis. All information behöver inte vara enhetlig. Börja med den som ger affärsvärde och berör flera avdelningar, eller som företagets leverantörer och återförsäljare tar del av.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: En kund - ett budskap - många kanaler


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fakta

Masterdata är den typ av data som är gemensam för ett företag eller i en myndighet. ­Exempelvis definitionen av kund, anställd, leverantör, partner, avtal, konto eller produkt. Masterdata delas ofta av många intressenter, affärs­processer och it-system.

MDM, master data management, handlar om att få till en strukturerad han­tering av masterdata genom att skapa och definiera gemensamma begrepp, organisation, styrning, processer, arkitektur och uppföljning. Syftet är att förbättra datakvaliteten med siktet inställt på nya affärs­möjligheter, sänkta kostnader och en allmänt effektivisare verksamhet. I MDM-arbetet ingår att:

• UTSE EN ÄGARE och governance till organisa­tionens masterdata.

• Definiera och dokumentera affärsregler för masterdata. Det vill säga regler för hur olika företeelser och objekt får hanteras i en
organisation, som att ”alla kunder ska ha ett giltigt kundnummer” eller ”alla avtal med rabatt X ska godkännas av person Y”.

• Utforma och säkra processer för att underhålla och skapa masterdata.

• Tvätta och följa upp kvalitet på masterdata.

• Harmonisera masterdata som finns lagrade på flera olika håll och synkronisera data mellan system. Till exempel kan kunddata finnas i faktura,- crm-, ekonomi - och supportsystem.

• Säkra att systemlandskapet kan leverera de funktioner som behövs för en effektiv masterdatahantering.

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Grönt it-center får EU-certifiering


- CIO Sweden:

Varannan anställd lämnar ut lösenord

Varannan anställd lämnar ut lösenord


- CIO Sweden:

Ny EU-kommission fokuserar på det digitala området


- CIO Sweden:

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips


- CIO Sweden:

3 tips för bättre tidsplanering

3 tips för bättre tidsplanering


- CIO Sweden:

CMO:n missnöjd med it-miljön

Marknadschefer ofta kritiska till it-miljön


- CIO Sweden:

Så upphandlar du säkerhetsövervakning


- CIO Sweden:

15 appar för affärsresenärer


- CIO Sweden:

Jay Ferro, CIO, American Cancer Society.

CIO:er går samman i kampen mot cancer


- CIO Sweden:

Pär Eriksson, "Årets ledarutvecklare" 2013, författare till boken "Tio tankar om ledarskap"

"En bra chef är en chef som är äkta"


- CIO Sweden:

Robotar kan användas i kampen mot Ebola


- CIO Sweden:

Hon lär dig leda som Google


- CIO Sweden:

4 svarar: Hur värderar du data?

4 svarar: Hur värderar du data?


- CIO Sweden:

Digitala satsningar är viktigast i utbildningssektorn

Digitala satsningar är viktigast i utbildningssektorn


- CIO Sweden:

Ann-Marie Ovin

CIO utan traditionell it-bakgrund


- CIO Sweden:

”När förväntningar
föder frustration”


- CIO Sweden:

It-medarbetare kan ersättas av teknik

It-medarbetare kan ersättas av teknik


- CIO Sweden:

It-juristen om komplexa SLA-modeller: "Småputtande gör ingen glad"

It-juristen om komplexa SLA-modeller: "Småputtande gör ingen glad"


- CIO Sweden:

Pär Eriksson

10 tankar för ett bättre ledarskap


- CIO Sweden:

Investeringar i affärsprojekt går om traditionell it

Poddradio

Karriärpodden

Nästa event

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 6/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ann-Marie Ovin

CIO utan traditionell it-bakgrund

Annons: Partnerkrönikor


”Hur 1+1 blir 3”

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

Forskning vs. praktik


- CIO Sweden:

Tar robotarna våra jobb?


- CIO Sweden:

KTH & CIO Sweden presenterar 2014-års EA Symposium

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

CS Kalender

Event för it-proffs -
anmäl ditt event här
Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group