Ett genomsnittligt företag idag lagrar 16 gånger mer data och information än för sex år sedan. I allt fler system, på allt fler olika platser. Och en stor del av denna information är inkorrekt.

Så ser det bistra läget ut på våra arbetsplatser, och det får självklart konsekvenser i form av krångel, kostnader och i värsta fall direkta fel.
– Fel fakturamottagare i ett affärssystem skapar onödig administration. Det kan dröja innan kunder attesterar fak­turor. Och i en större koncern kan två säljbolag ovetandes om varandra konkurrera om samma kund, säger Caroline Malm, konsultchef på Platon, ett konsultföretag inom information management, IM.

Hon berättar om ett uppdrag där kundbolagets nya vd ville ta fram en rapport med koncernens tio största kunder, men det visade sig vara omöjligt på grund av brister i informationshanteringen.
– Vd:n höll på att gå i taket, säger Caroline Malm.

Det låter nästan som en skröna, men är alltså en inte helt ovanlig effekt av det kaotiska informationsläget.

Något som ställer till det extra mycket är det faktum att olika system ofta använder olika begrepp för samma saker, och att användare är inkonsekventa när de matar in data.

En kund som på ekonomi-avdelningen definieras med sitt organisationsnummer kan på samma företags marknadsavdelning definieras med ett kundnummer, och med sitt företagsnamn hos kundtjänst. Och företagsnamnen kan i sin tur betecknas olika, exempelvis med eller utan ”AB”.
– Och det kan innebära att företagets säljare får lägga onödig tid på research inför nya affärer, konstaterar Platons vd Carl Schnackenburg som säger sig ha stött på fall där en sökning som borde ta fem minuter tagit flera dagar.

Ett sätt att  komma till rätta med problemet är att ta grepp om företagets masterdata-hantering och införa enhetliga begrepp. Några viktiga hållpunkter:

1.Sätt upp mål: För att komma igång med MDM behöver man förstå varför det görs och vad man vill nå. Där­efter kan en plan tas fram.
Initiativet kan komma från olika håll och av flera skäl.
–  Det kan komma från en it-avdelning som ska integrera nya system efter ett förvärv. Eller från en produktavdelnin­g som vill införa gemensamma artikelnummer hos säljbolagen, säger Caroline Malm.

2. Utse en ansvarig. Nu är det dags att tillsätta ett MDM-projekt och en ansvarig. Hen ska ha ett helikopterperspektiv på företagets informationshantering och se till att planen följs. Hen ska även skapa ett MDM-forum.

3. Skapa ett forum. MDM-forumets främsta uppgift är att säkerställa att masterdata stödjer före­tagets affärsprocesser samt att se till man använder samma verksamhets­definitioner, så kallad metadata, i hela företaget.
–  De anställda måste inse vilka konsekvenser det får om de skriver in information i it-systemen på olika sätt, säger Carl Schnackenburg.
– Hos vissa företag är informationshanteringen så bristfällig att ingen vet hur många kunder företaget har på grund av olika definitioner. Ännu svårare blir det om kunderna är spridda i olika system och hos säljbolag i olika länder.

4. Tänk på politiken. Olika avdelninga har ofta motstridiga viljor om allt från hur gränssnitten ska utformas till vad man ska lägga in i systemen. Lyssna in, men behåll ditt oberoende.

5. Satsa etappvis. All information behöver inte vara enhetlig. Börja med den som ger affärsvärde och berör flera avdelningar, eller som företagets leverantörer och återförsäljare tar del av.


Fakta

Masterdata är den typ av data som är gemensam för ett företag eller i en myndighet. ­Exempelvis definitionen av kund, anställd, leverantör, partner, avtal, konto eller produkt. Masterdata delas ofta av många intressenter, affärs­processer och it-system.

MDM, master data management, handlar om att få till en strukturerad han­tering av masterdata genom att skapa och definiera gemensamma begrepp, organisation, styrning, processer, arkitektur och uppföljning. Syftet är att förbättra datakvaliteten med siktet inställt på nya affärs­möjligheter, sänkta kostnader och en allmänt effektivisare verksamhet. I MDM-arbetet ingår att:

• UTSE EN ÄGARE och governance till organisa­tionens masterdata.

• Definiera och dokumentera affärsregler för masterdata. Det vill säga regler för hur olika företeelser och objekt får hanteras i en
organisation, som att ”alla kunder ska ha ett giltigt kundnummer” eller ”alla avtal med rabatt X ska godkännas av person Y”.

• Utforma och säkra processer för att underhålla och skapa masterdata.

• Tvätta och följa upp kvalitet på masterdata.

• Harmonisera masterdata som finns lagrade på flera olika håll och synkronisera data mellan system. Till exempel kan kunddata finnas i faktura,- crm-, ekonomi - och supportsystem.

• Säkra att systemlandskapet kan leverera de funktioner som behövs för en effektiv masterdatahantering.