- CIO Sweden:

Så blir du mästare på masterdata

Av

Ett genomsnittligt företag idag lagrar 16 gånger mer data och information än för sex år sedan. I allt fler system, på allt fler olika platser. Och en stor del av denna information är inkorrekt.

Så ser det bistra läget ut på våra arbetsplatser, och det får självklart konsekvenser i form av krångel, kostnader och i värsta fall direkta fel.
– Fel fakturamottagare i ett affärssystem skapar onödig administration. Det kan dröja innan kunder attesterar fak­turor. Och i en större koncern kan två säljbolag ovetandes om varandra konkurrera om samma kund, säger Caroline Malm, konsultchef på Platon, ett konsultföretag inom information management, IM.

Hon berättar om ett uppdrag där kundbolagets nya vd ville ta fram en rapport med koncernens tio största kunder, men det visade sig vara omöjligt på grund av brister i informationshanteringen.
– Vd:n höll på att gå i taket, säger Caroline Malm.

Det låter nästan som en skröna, men är alltså en inte helt ovanlig effekt av det kaotiska informationsläget.

Något som ställer till det extra mycket är det faktum att olika system ofta använder olika begrepp för samma saker, och att användare är inkonsekventa när de matar in data.

En kund som på ekonomi-avdelningen definieras med sitt organisationsnummer kan på samma företags marknadsavdelning definieras med ett kundnummer, och med sitt företagsnamn hos kundtjänst. Och företagsnamnen kan i sin tur betecknas olika, exempelvis med eller utan ”AB”.
– Och det kan innebära att företagets säljare får lägga onödig tid på research inför nya affärer, konstaterar Platons vd Carl Schnackenburg som säger sig ha stött på fall där en sökning som borde ta fem minuter tagit flera dagar.

Ett sätt att  komma till rätta med problemet är att ta grepp om företagets masterdata-hantering och införa enhetliga begrepp. Några viktiga hållpunkter:

1.Sätt upp mål: För att komma igång med MDM behöver man förstå varför det görs och vad man vill nå. Där­efter kan en plan tas fram.
Initiativet kan komma från olika håll och av flera skäl.
–  Det kan komma från en it-avdelning som ska integrera nya system efter ett förvärv. Eller från en produktavdelnin­g som vill införa gemensamma artikelnummer hos säljbolagen, säger Caroline Malm.

2. Utse en ansvarig. Nu är det dags att tillsätta ett MDM-projekt och en ansvarig. Hen ska ha ett helikopterperspektiv på företagets informationshantering och se till att planen följs. Hen ska även skapa ett MDM-forum.

3. Skapa ett forum. MDM-forumets främsta uppgift är att säkerställa att masterdata stödjer före­tagets affärsprocesser samt att se till man använder samma verksamhets­definitioner, så kallad metadata, i hela företaget.
–  De anställda måste inse vilka konsekvenser det får om de skriver in information i it-systemen på olika sätt, säger Carl Schnackenburg.
– Hos vissa företag är informationshanteringen så bristfällig att ingen vet hur många kunder företaget har på grund av olika definitioner. Ännu svårare blir det om kunderna är spridda i olika system och hos säljbolag i olika länder.

4. Tänk på politiken. Olika avdelninga har ofta motstridiga viljor om allt från hur gränssnitten ska utformas till vad man ska lägga in i systemen. Lyssna in, men behåll ditt oberoende.

5. Satsa etappvis. All information behöver inte vara enhetlig. Börja med den som ger affärsvärde och berör flera avdelningar, eller som företagets leverantörer och återförsäljare tar del av.



Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: HR + Mobilitet = sant


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Fakta

Masterdata är den typ av data som är gemensam för ett företag eller i en myndighet. ­Exempelvis definitionen av kund, anställd, leverantör, partner, avtal, konto eller produkt. Masterdata delas ofta av många intressenter, affärs­processer och it-system.

MDM, master data management, handlar om att få till en strukturerad han­tering av masterdata genom att skapa och definiera gemensamma begrepp, organisation, styrning, processer, arkitektur och uppföljning. Syftet är att förbättra datakvaliteten med siktet inställt på nya affärs­möjligheter, sänkta kostnader och en allmänt effektivisare verksamhet. I MDM-arbetet ingår att:

• UTSE EN ÄGARE och governance till organisa­tionens masterdata.

• Definiera och dokumentera affärsregler för masterdata. Det vill säga regler för hur olika företeelser och objekt får hanteras i en
organisation, som att ”alla kunder ska ha ett giltigt kundnummer” eller ”alla avtal med rabatt X ska godkännas av person Y”.

• Utforma och säkra processer för att underhålla och skapa masterdata.

• Tvätta och följa upp kvalitet på masterdata.

• Harmonisera masterdata som finns lagrade på flera olika håll och synkronisera data mellan system. Till exempel kan kunddata finnas i faktura,- crm-, ekonomi - och supportsystem.

• Säkra att systemlandskapet kan leverera de funktioner som behövs för en effektiv masterdatahantering.

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Ny svensk modell: Så jobbar du praktiskt med it-projekt-alignment


- CIO Sweden:

Krisplanen rullar ut på SAS


- CIO Sweden:

Så är det att vara CIO på framtidens kontor


- CIO Sweden:

Burgaren bara ett klick bort ...


- CIO Sweden:

Hitta balansen i din it-policy


- CIO Sweden:

Big data öser ner


- CIO Sweden:

Så blir din rekrytering en perfect match


- CIO Sweden:

Sociala medias mörka sidor


- CIO Sweden:

Mot den mystiska kvantdatorn


- CIO Sweden:

Fogden flyttar in


- CIO Sweden:

Jakten på superkrafter


- CIO Sweden:

Så fångar du slumpen


- CIO Sweden:

Digital revolution på Bonnier News


- CIO Sweden:

Digital revolution på Sats


- CIO Sweden:

Plats på scen för de nya super-CIO:erna


- CIO Sweden:

Big data smälter samman fantasi & verklighet i fotbolls-USA


- CIO Sweden:

CIO i Kina - så funkar det


- CIO Sweden:

Så påverkas vardagen av sakernas internet


- CIO Sweden:

Så delar CIO:erna VM-upplevelser i sociala medier


- CIO Sweden:

Lågt intresse för certifierade it-projektledare

I juli månad tar CIO Sweden semester, och under tiden bjuder vi på ett antal favoriter i repris från året som gått.
Vår ordinarie rapportering är tillbaka i augusti. Tills dess – glad sommar!

Nästa event

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 4/2014

Arena för IT

CIO Lägesrapport

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ständigt nya utmaningar för Viking Lines CIO

Bio med CIO

Annons: Partnerkrönikor

Outsourca rätt!


Att ge av det man är bäst på

Krönikor

- CIO Sweden:

Säkerhet och kultur


- CIO Sweden:

Förlora inte kollen på digitala tjänster


- CIO Sweden:

Ramverksbaksmälla

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group