Säkerhet eller tillgänglighet, eller både och? Det är en evig fråga för CIO. I Vår uppkopplade tillvaro ställs det allt högre krav på flexibilitet – it får inte bli en bromskloss, människor måste kunna jobba, kunderna ska komma åt systemen, affären måste rulla.

Samtidigt blir den digitala hot­bilden allt mer påtaglig, systemen måste vara säkra, data korrekt och användarna säkerhetsmedvetna. Det är inte helt lätt att få ihop.

Både användare och CIO:er vittnar dessutom om en paradox, vilken blir allt tydligare i molnets, mobilens och dropboxens tidevarv. Om du gör systemen för säkra och rutinerna för rigida är risken hög att du i själva verket underminerar säkerheten, då människor börjar frångå rutinerna för att kunna sköta sitt jobb.

Vi har tagit ett snack om it-säkerhetsvardagen med användare på två arbetsplatser: skolan och UD.

UD: ”det är bara ­Hotmail som funkar”

På Utrikesdepartementet, UD, har it-säkerhetsrutinerna blivit så betungande att medarbetarna öppet kringgår dem. Det berättar Amanda, som jobbar som handläggare på UD och vill vara anonym.

Istället för att förenkla arbetet har elektronisk hantering i flera fall försvårat det. Exempelvis fanns tidigare ett system där man kunde skicka telemeddelanden mellan ambassader och Stockholm, där dessa registrerades och arkiverades automatiskt – vilket är ett lagkrav.
– Nu har vi bytt till Outlook och då måste jag göra allt det här själv. Och ska jag skicka något hemligt måste det göras från ett annat e-postnät som jag har en annan inloggning till. Det går bara från vissa datorer och jag kan bara skriva ut från vissa skrivare. Det är förskräckligt komplicerat, säkerhetskravet ställs på en nivå där det praktiska arbetet nästan omöjliggörs.

Särskilt svårt blir det när ärendet brådskar.
– När något ska handläggas på två till tre timmar ska jag först få ut mejlet på papper, sedan ska det gå med rörpost eller med kurir i huset för att
exempelvis få ett regeringsbeslut. Då är det en total soppa. Till slut skickar folk sakerna till sin Hotmail för det är det enda system som fungerar!

En annan – närmast klassisk – säkerhetsåtgärd som lätt blir säkerhetsvådlig är lösenordshanteringen. I likhet med många kollegor har Amanda åtta lösenord uppskrivna på en postit-lapp bredvid sin dator.
– Det är ett lösenord för att boka resor, ett för att redovisa tid, ett för att vidimera fakturor, ett för att registrera ärenden till riksdagen ... Jag har ett inloggningskort som är personligt och som borde räcka för hela systemet. Varför skulle någon gå in och tidsredovisa på mitt konto? Och varför behöver det lösenordet bytas så ofta? Dessa byten av lösenord skapar enorm frustration hos oss, säger hon.

Det största problemet med den krångliga säkerheten är att den skadar demokratin, anser Amanda. Handlingar diarieförs inte på rätt sätt eftersom det har blivit så besvärligt.
– Om något ska diarieföras måste jag först skriva ut det på papper, sedan signera det. Trots att jag har åtta lösenord kan det inte göras elektroniskt! Istället måste jag lämna ned det till arkivet. Det låter inte så mycket, men med 20–30 dokument om dagen blir det väldig pappersexercis.

Handläggarna har inte längre någon assistent som sköter sådana uppgifter åt dem. Därför har arbetsbördan exploderat. Dessutom anser många att det nya dokumenthanteringssystemet i Sharepoint är för krångligt att använda.
– Så istället ligger dokumenten i folks inbox under arbetets gång, och man skickar dem till varandra. Sedan är det svårt att hitta slutversionen.

Och det är här problemet växer till en demokratifråga: Handlingarna finns inte att tillgå för medborgarna eftersom de inte arkiverats utan bara finns i någon handläggares inbox.
– UD arkiverar betydligt mindre material nu än för 20 år sedan, vilket är konstigt eftersom vi har mycket mer dokument, säger Amanda.