- CIO Sweden:

Se upp för it-säkerhet!

Av

Sida 1 / 2
Säkerhet eller tillgänglighet, eller både och? Det är en evig fråga för CIO. I Vår uppkopplade tillvaro ställs det allt högre krav på flexibilitet – it får inte bli en bromskloss, människor måste kunna jobba, kunderna ska komma åt systemen, affären måste rulla.

Samtidigt blir den digitala hot­bilden allt mer påtaglig, systemen måste vara säkra, data korrekt och användarna säkerhetsmedvetna. Det är inte helt lätt att få ihop.

Både användare och CIO:er vittnar dessutom om en paradox, vilken blir allt tydligare i molnets, mobilens och dropboxens tidevarv. Om du gör systemen för säkra och rutinerna för rigida är risken hög att du i själva verket underminerar säkerheten, då människor börjar frångå rutinerna för att kunna sköta sitt jobb.

Vi har tagit ett snack om it-säkerhetsvardagen med användare på två arbetsplatser: skolan och UD.

UD: ”det är bara ­Hotmail som funkar”

På Utrikesdepartementet, UD, har it-säkerhetsrutinerna blivit så betungande att medarbetarna öppet kringgår dem. Det berättar Amanda, som jobbar som handläggare på UD och vill vara anonym.

Istället för att förenkla arbetet har elektronisk hantering i flera fall försvårat det. Exempelvis fanns tidigare ett system där man kunde skicka telemeddelanden mellan ambassader och Stockholm, där dessa registrerades och arkiverades automatiskt – vilket är ett lagkrav.
– Nu har vi bytt till Outlook och då måste jag göra allt det här själv. Och ska jag skicka något hemligt måste det göras från ett annat e-postnät som jag har en annan inloggning till. Det går bara från vissa datorer och jag kan bara skriva ut från vissa skrivare. Det är förskräckligt komplicerat, säkerhetskravet ställs på en nivå där det praktiska arbetet nästan omöjliggörs.

Särskilt svårt blir det när ärendet brådskar.
– När något ska handläggas på två till tre timmar ska jag först få ut mejlet på papper, sedan ska det gå med rörpost eller med kurir i huset för att
exempelvis få ett regeringsbeslut. Då är det en total soppa. Till slut skickar folk sakerna till sin Hotmail för det är det enda system som fungerar!

En annan – närmast klassisk – säkerhetsåtgärd som lätt blir säkerhetsvådlig är lösenordshanteringen. I likhet med många kollegor har Amanda åtta lösenord uppskrivna på en postit-lapp bredvid sin dator.
– Det är ett lösenord för att boka resor, ett för att redovisa tid, ett för att vidimera fakturor, ett för att registrera ärenden till riksdagen ... Jag har ett inloggningskort som är personligt och som borde räcka för hela systemet. Varför skulle någon gå in och tidsredovisa på mitt konto? Och varför behöver det lösenordet bytas så ofta? Dessa byten av lösenord skapar enorm frustration hos oss, säger hon.

Det största problemet med den krångliga säkerheten är att den skadar demokratin, anser Amanda. Handlingar diarieförs inte på rätt sätt eftersom det har blivit så besvärligt.
– Om något ska diarieföras måste jag först skriva ut det på papper, sedan signera det. Trots att jag har åtta lösenord kan det inte göras elektroniskt! Istället måste jag lämna ned det till arkivet. Det låter inte så mycket, men med 20–30 dokument om dagen blir det väldig pappersexercis.

Handläggarna har inte längre någon assistent som sköter sådana uppgifter åt dem. Därför har arbetsbördan exploderat. Dessutom anser många att det nya dokumenthanteringssystemet i Sharepoint är för krångligt att använda.
– Så istället ligger dokumenten i folks inbox under arbetets gång, och man skickar dem till varandra. Sedan är det svårt att hitta slutversionen.

Och det är här problemet växer till en demokratifråga: Handlingarna finns inte att tillgå för medborgarna eftersom de inte arkiverats utan bara finns i någon handläggares inbox.
– UD arkiverar betydligt mindre material nu än för 20 år sedan, vilket är konstigt eftersom vi har mycket mer dokument, säger Amanda.


Gratis nyhetsbrev -- Nyheter från CIO Sweden i din e-post varje vecka

Whitepaper: En kund - ett budskap - många kanaler


Vi håller just nu på att uppgradera våra kommentarsystem. Mer info om hur du kommenterar och kommer åt dina gamla kommentarer hittar du på vår FAQ: idg.se/faq

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Senaste nytt


Fler nyheter från CIO Sweden

- CIO Sweden:

Unga medarbetare vill ha en jämlik relation med chefen


- CIO Sweden:

Tidsslösandet på jobbet ökar

Slösurfande på jobbet allt vanligare


På nytt jobb - CIO Sweden:

Han är Aktieinvests nya it-chef


- CIO Sweden:

Skrivare kan utgöra en säkerhetsrisk

Skrivare kan utgöra en säkerhetsrisk


- CIO Sweden:

Carsten Sörensen

"Jätteviktigt att det finns it-experter i styrelsen"


- CIO Sweden:

Svenskarna och det globala ledarskapet


- CIO Sweden:

6 skäl för it att ta plats i styrelsen

6 skäl för it att ta plats i styrelsen


- CIO Sweden:

5 saker som organisationer kan lära sig av startups


- CIO Sweden:

4 svarar: Vad tycker du om Iphone 6?

4 svarar: Kommer du att satsa på Iphone 6?


- CIO Sweden:

6 vägar till ett effektivt it-ledarskap


- CIO Sweden:

Governance på it-avdelningen ur ett juridiskt perspektiv


- CIO Sweden:

Grönt it-center får EU-certifiering


- CIO Sweden:

Lena Ringström är ny it-chef på AMF

Hon är AMF:s nya it-chef


- CIO Sweden:

Varannan anställd lämnar ut lösenord

Varannan anställd lämnar ut lösenord


- CIO Sweden:

Ny EU-kommission fokuserar på det digitala området


- CIO Sweden:

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips

Här är CIO:ernas 12 bästa molntips


- CIO Sweden:

3 tips för bättre tidsplanering

3 tips för bättre tidsplanering


- CIO Sweden:

CMO:n missnöjd med it-miljön

Marknadschefer ofta kritiska till it-miljön


- CIO Sweden:

Så upphandlar du säkerhetsövervakning


- CIO Sweden:

15 appar för affärsresenärer

Poddradio

Karriärpodden

Nästa event

CIO Awards 10 år

Nytt nummer ute nu

CIO Sweden 6/2014

Arena för IT

Månadens CIO

- CIO Sweden:

Ann-Marie Ovin

CIO utan traditionell it-bakgrund

Annons: Partnerkrönikor


”Hur 1+1 blir 3”

CIO Lägesrapport

Bio med CIO

Krönikor

- CIO Sweden:

Forskning vs. praktik


- CIO Sweden:

Tar robotarna våra jobb?


- CIO Sweden:

KTH & CIO Sweden presenterar 2014-års EA Symposium

CIO-bloggat

Mest läst just nu


CIO överallt

CIO Sweden på:           

Artikelarkivet

CIO överallt


Håll koll med våra nyhetsbrev – CIO-brevet, Ledarskap & Styrning och SOA/EA. Anmäl dig här!

Köp CIO Sweden som PDF i IDG Shop.

Följ oss på:           





Aktuella event

Rekryterar just nu

CS Kalender

Event för it-proffs -
anmäl ditt event här
Har du synpunkter på sajten? Kontakta sajtansvarig Alexandra Heymowska.

Kontakta CIO Sweden
  Adress: Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm.
Telefon: 08-453 60 00 [Karta
  Om cookies, personuppgifter & copyright

Copyright © 1996-2012 International Data Group