Det skulle ha tagit fyra och ett halvt år – men ser ut att ta sex. Uppdraget att bygga ett nytt affärssystem för Schenkers landbaserade transporter är en rejäl utmaning, konstaterar CIO Tommy Sulutvedt.

- Det svåraste har varit att inte underskatta den tid som behövs för att kravskriva tillräckligt detaljerat. Den missbedömde vi från början. Systemet ska täcka våra processer från a till ö, så vi måste få processerna att hänga ihop på ett snyggt sätt. Därför måste vi ibland backa tillbaka och korrigera redan färdiga krav, berättar Tommy Sulutvedt.

Det nya affärssystemet är en del av en total och global renovering av it-miljön. Målet är att skapa ett gemensamt it-landskap för Schenker.
- VI har en spännande tid framför oss med ett stort antal systembyten. Vi går från egna, landsbaserade affärssystem till globala gemensamma, säger Tommy Sulutvedt.

Varför valde ni att bygga eget?
- Vårt första alternativ var att se om det finns något standardsystem som motsvarar vårt behov. Vi la ganska lång tid på att skanna av marknaden globalt, och kom fram till att det inte finns det. Därför har vi valt att nyutveckla.

Har du nån gång ångrat det valet?
- Haha. Det är en utmaning att driva så här stora projekt, det är det. Det är många saker som dyker upp och som man får parera under resans gång. Det är en utmaning och oerhört lärorikt, säger Tommy Sulutvedt.

Den första etappen av projektet är klar, och nu pågår den sista utvecklingsfasen där man lägger på tyngre administrativa funktioner som fakturering och försäljning. Systemet har hunnit rullas ut till 900 användare i Sverige. I nästa etapp ska det ut till flertalet europeiska länder.

Utvecklingen görs av Cap Gemini i Tyskland. Anledningen till att man jobbar mot Tyskland, trots att projektet drivs från Sverige, är att det parallellt pågår ett annat stort affärssystembygge inom Schenker. Det systemet omfattar bolagets sjö – och flygtransporter och projektet drivs från huvudkontoret i Tyskland.

- Vi vill ha samma leverantör eftersom vi kan hitta många synergier i systemens basfunktioner samt för förvaltning och drift, säger Tommy Sulutvedt.

Tommy Sulutvedts råd för affärssystembygget
1. Börja i rätt ände
Ta fram en klar affärsstrategi och en plan för vad ni vill med era processer. Var tydliga med hur ni vill jobba i framtiden.
- Börja på hög nivå och bryt ner på detaljnivå så att ni kan vara tydliga när ni gör kravskrivningen. Det är lätt att underskatta den tid detta arbete tar, säger Tommy Sulutvedt.

2. Jobba tajt med verksamheten
- Du måste se det som ett verksamhetsprojekt. Det är inget man kan lämna över och låta IT-avdelningen köra. Man måste göra det tillsammans, för djup verksamhetskompetens krävs hela vägen, säger Tommy Sulutvedt.