Att personalen inte känner till it-policyn är ett vanligt problem i svenska organisationer. Handen på hjärtat – hur ser det ut hos er?

Jonas Söderström är användbarhetskonsult och författare till boken ”Jävla skitsystem!”. Han har fem tips på hur man kan få ut sin it-policy:

1 Gör en film
Strunta i att prångla ut tråkiga papper –gör en film istället.
- Det finns oerhört mycket text som vi ska konsumera hela tiden, säger Jonas Söderström. Kan man istället få ut budskapet i form av rörlig bild brukar det funka bättre.

Ett exempel är en supportavdelning som hade problem med ett konferensrum. Personalen visste inte hur man använde utrustningen i konferensrummet och ringde ständigt på support.

- Då gjorde supporten instruktionsfilmer istället, där de visade hur utrustningen funkade. Det fick väldigt bra effekt. Folk såg filmerna och förstod. Dessutom fick supportpersonalen något roligare att göra istället för att få samma supportsamtal hela tiden, berättar Jonas Söderström.

2 Repetera
Repetition är en viktig del i en inlärningsprocess. Detta faktum är välkänt inom pedagogiken.
- Men inom it-världen verkar man ha missat det, säger Jonas Söderström.

Det räcker inte att berätta om sin it-policy en gång, till exempel när man nyanställer någon. Man måste prata om den om, och om, och om igen.

3 Fånga upp aktuella händelser
Ta chansen att berätta om er it-policy när det händer något inom it-säkerhet som får bred uppmärksamhet.
- Till exempel när någon glömmer en Iphone-prototyp på en bar. Eller när det står i tidningen att det varit en läcka hos ett företag. Då kan man anknyta till det och skicka ut information om vad som gäller hos oss, säger Jonas Söderström.



4 Använd gamficiation

Ett bra sätt att få folk att göra som man önskar är att poängsätta aktiviteterna – så att det blir till ett spel man kan vinna.
- Kanske kan man samla poäng genom att läsa igenom eller titta på information om företagets it-policy. Sådana funktioner kan man använda om man är en listig pedagog, säger Jonas Söderström.

5 Förenkla
Det viktigaste för att nå ut med sin it-policy är att den är enkel – både att förstå och att följa.
- Kanske måste man inte uppdatera lösenordet var tredje vecka. Förenkla så mycket det går och se till att er it-policy inte är för komplicerad, råder Jonas Söderström.