För att undvika att fastna i en ändlös argumentation eller på annat sätt misslyckas med att hålla ett viktigt samtal med en medarbetare är det bra att ha en strategi. Carina Bång, beteendevetare och acc-coach på Motivational Management ger sex tips för att hålla samtalet professionellt:

1. Kom förberedd: Var klar över vad som är det viktigaste budskapet, avsätt god tid för samtalet, påminn dig om personens positiva egenskaper. Du kommer behöva även dem i samtalet.

2. Under samtalet: För fram din sak, gärna med tydliga exempel och beskriv önskat läge. Belys även de positiva sakerna hos medarbetaren.

3. Ställ frågor: Hur ser medarbetaren på det du framfört? Vilka positiva konsekvenser kan medarbetaren själv se med att uppnå det önskade läget? Ställ öppna frågor som gör att medarbetaren behöver reflektera och beskriva. Öppna frågor börjar ofta med Vad? Hur? På vilket sätt...? Lyssna mer än du pratar!

4. Förmedla förståelse: Ansträng dig för att se situationen från medarbetarens syn och förmedla att du förstår hur denne upplever situationen. Du behöver inte nödvändigtvis hålla med, men du kan förstå. Om medarbetaren inte känner sig förstådd kommer denne troligtvis börja argumentera för sin sak då denne känner sig missförstådd.

5. Lägg tillbaka eget ansvar. Detta kan lättast göras med frågor, exempel: ”Utifrån det vi har pratat om, vad är ett lämpligt första steg att börja med tycker du?”, ”Hur kan du påverka situationen så den blir så som du vill?”, ”På vilket sätt kan du göra annorlunda så det blir det resultat vi kommit överens om?”

6. Summera sedan samtalet och det ni kommit överens om. Dubbelkolla med medarbetaren så att denne är enig om vad ni kommit fram till.

Fakta

Några tips om vad man inte ska göra i ett svårt samtal då det riskerar att förvärra situationen:

Argumentation. Det leder oftast till fastlåsta positioner där man försöker övertyga den andre om att man har rätt. Både chefen och medarbetaren kommer troligtvis uppleva detta som ett otillfredsställande samtal.

Prata inte för mycket om dig själv. Det kan göra att medarbetaren inte känner sig uppmärksammad och lyssnad på. Försök i stället få medarbetaren att prata mera.

Gå inte till personangrepp. När man blir tillräckligt frustrerad i ett samtal finns risken att man uttrycker sig ett sätt som man får ångra sedan.

Ge inte diffus kritik. Om feedback ges på ett otydligt och diffust sätt leder till att medarbetaren blir förvirrad och osäker. Denne förstår förmodligen inte vad det är som önskas av honom eller henne.