En organisation är en komplex organism med många strukturer i samspel och balans. En omfattande digitalisering kräver bra ritningsunderlag för att planera, fatta beslut, genomföra och följa upp. Ingen ifrågasätter att leverantörer använder arkitekturritningar när de bygger flygplan eller byggnader.

I motsvarande grad behöver digitala transformationer ritningsunderlag som beskriver kopplingen mellan strategi, affärsmodell, organisation, process, och it-stöd (affärsarkitekturen). På det sättet får man en affärsstyrd utveckling med rätt riktning för digitaliseringen och kan sluta gapet mellan it och verksamheten.

Ritningsunderlaget är en viktig faktor för att öka precisionen i digitaliseringen och ge adekvat beslutsunderlag. Framförallt är det viktigt att ständigt ha uppdaterade ritningar som beskriver det aktuella nuläget för att veta hur nästa steg ska tas.

Läs också: Fyra saker som vi alla kan lära av Lego

Verktyg och metoder för att överbrygga gapet mellan it och verksamhet etableras i högre grad än tidigare. Modeller och ramverk utvecklas som beskriver hur affärssidan kan kartläggas och modelleras och översättas till ritningsunderlag för att bygga ”rätt” it-stöd till organisationen.

Affärsarkitekturen och affärsmodellen säkerställer att digitaliseringen drivs på affärsmässiga premisser och förankrar affärsdelarna in i Enterprise Architecture- (EA) ramverket. EA-ramverket beskriver hierarkiska och horisontella beroenden mellan process, information och it-system, och ger den strukturella översikten (och detaljerna) över vilka förmågor organisationen arbetar med, hur it idealt kan stödja dessa samt vilken information som organisationen arbetar med och hur den bör grupperas.

Arkitekturfunktionen är den gruppering i organisationerna som har i uppdrag att hålla ihop och bistå med ritningarna. Tyvärr för den i många organisationer en tynande tillvaro idag. Inte många organisationer vet hur de ska få praktisk nytta av sin arkitekturfunktion. Samtidigt är arkitekturen ett effektivt verktyg att styra och hålla ordning på alla de projekt som utvecklar de olika delarna av it-plattformen parallellt, och en viktig förutsättning för att lyckas med digitaliseringen.

Det har länge saknats verktyg för att diagnosticera gapet mellan ledning och linje och förstå dess konsekvenser. Linjen har inte förutsättningar att jobba med projekt på samma sätt som till exempel it- och utvecklingsavdelningar. 
Ledning och beställare driver ofta igenom projekten för snabbt och inser inte behovet av förarbete i linjeverksamheten. Linjeorganisationen är ofta hårt optimerad för att leverera på den existerande affärsmodellen och saknar därför resurser att hantera de förändringar digitaliseringen kräver. 

Det här är en artikel från Expert Network

It är binärt och kräver distinkta svar på detaljerade frågor. Men i mötet med verksamheten blir frågorna besvärliga och it upplevs som motvalls. I själva verket är det förarbetet till it som inte är tillräckligt förberett. Linjen har sällan tillräckligt med resurser att bistå projekten och projekten får därför inte rätt utväxling av linjen. Många har tillsatt olika arkitekturfunktioner för att överbrygga gapet mellan it och affären, men saknar åtgärder för att hantera gapet mellan ledning och linje. Detta bidrar till svårigheten med att få ut den praktiska nyttan av arkitekturfunktionen.

Utmaningen för digitaliseringen ligger i att hantera avvägningen mellan existerande affärsmodell som genererar dagens intäkt och förändringarna som digitaliseringsprojekten ska leverera inför framtida intäkter. Men det här är avvägningar som är svåra att göra för linjen. Här har styrgrupp och chefer en viktig roll att prioritera och frigöra resurser.

Ledningen behöver lägga ner mer förarbete med linjen och förankra behov och förväntningar innan digitaliseringsinitiativet tillsätts. Ledningen behöver också frigöra nödvändig tid från linjen att arbeta med digitaliseringsprojekten. Att bara optimera på den existerande affärsmodellen straffar sig i minskad utvecklingskapacitet.

Läs också: Fem steg mot smartare verksamhetsstyrning

Det saknas strukturer, metoder och processer för att arbeta med och säkerställa effekter som fördelas mellan olika organisatoriska enheter i linjen. De interna strukturerna måste justeras med digitaliseringen, annars faller organisationen tillbaka till det ursprungliga läget efter att förändringsorganisationen monterats ner. Här har arkitekturen en viktig roll att fylla med att bistå med ritningar som beskriver de strukturella sambanden.
Linjen behöver utveckla en förändringsprocess som ägs och styrs av verksamheten, som tar hänsyn till existerande affärsmodell, integrerar projekt- och utvecklingsmodeller och som håller ihop alla effekter som går på tvärs i organisationen. Det är linjen som måste säkerställa att effekterna av digitaliseringen verkligen får fäste.

Oftast backar linjen från detta ägarskap och lägger över det på projektet eller programmet. Inte för att de är illvilliga, utan för att linjeorganisationen inte har resurser att bistå förändringen idag på grund av den ibland alltför anorektiska optimeringen av organisationen för att leverera på den existerande affärsmodellen. Att inte ha verksamheten i förarsätet för digitaliseringen riskerar att leda till att önskvärda effekter uteblir, och då är digitaliseringens insats bortkastad. Resultatet blir att de långsiktiga effekterna av digitaliseringen uteblir.

Fakta

Befattning: Managementkonsult/rådgivare
Företag: Oribata Consulting
Linkedin: Steve Brdarski
E-post: steve.brdarski@oribata.se
Expertområden: Digital transformation
Certifieringar: Certifierad Affärsarkitekt, Diplomerad Programledare
Bakgrund: Mer än 15 års erfarenhet av att driva förändringar och transformationer i praktiken från företag som Ericsson, HiQ, Cordial och CSC. Sedan 2012 huvudlärare för Dataföreningens utbildning Certifierad Programledare i hur man designar, sätter upp och driver digitala transformationer.

Befattning: It-chef
Företag: Patent- och Registreringsverket
Linkedin: Anders Persson
E-post: anders.persson@prv.se
Hemsida: www.prv.se
Expertområden: Digital transformation
Certifieringar: Certifierad affärsarkitekt. Diplomerad programledare.
Bakgrund: It-chef inom Telia-koncernen under fyra år, CIO på Apoteket i elva år, de sista fyra åren programledare för Apoteket ABs transformation i och med regeringens beslut om avreglering. Managementkonsult 2012-2015, senior rådgivare till CIOs och it-avdelningar i deras utmaningar med transformationer. Sedan 2012 huvudlärare för Dataföreningens utbildning Certifierad Programledare.