BI-systemen är bland de viktigaste verktyg som cheferna i en kommun har. Men de är långt ifrån användarvänliga När Jonas Elmtoft började i rollen som controller med ansvar för beslutsstödet i Botkyrka kommun var det under 30 procent av cheferna som ansåg att de hade en bra användbarhet och funktionalitet.

– Redan från början förstod jag att det var dags att se över vår beslutsstödslösning eftersom den var väldigt svår att administrera, säger han.

– De gamla systemen vi hade var gjorde för och av ekonomer kan man säga.

Så för att ta reda på hur verktyget skulle fungera på bästa sätt fick helt enkelt cheferna säga sitt.

­ – Det visade sig att en väldigt stor del av kraven var gemensamma från olika förvaltningar. Det gjorde en del lite förvånade eftersom verksamheterna kan se så olika ut men behoven var liknande. Det handlade mycket om lättanvänt och att alla viktiga system skulle aggregeras i samma rapporter ­så att det går att få en bild av ekonomi, personal och verksamhet i samma rapport, säger Jonas Elmtoft.

– Så nu har vi försökt skapa det cheferna efterfrågar.

Läs också: Svaren finns i dataanalysen – tricket är att ställa bra frågor

I stället för att använda sig av ett enda system och försöka få in allt har Botkyrka valt ut tre olika system – Stratsys för verksamhetsplanering, Vismas modul för budget och prognos och Qlik Sense som analysverktyg – och arbetar nu med att integrera de tre så att de arbetar tillsammans och skapar gemensamma rapporter. I juni ska implementeringen vara klar. Då kommer ekonomi och personalsystemen vara integrerade. Under hösten integreras även verksamhetsdata från skolan, vård- och omsorg – som hemtjänst och vårdboende – och fastighetsdata.

– Vi är först med att integrera systemen på de här sättet och vi har fått leverantörerna med oss. De är verkligen med på banan och ger oss ett bra stöd.

Vad är då vinsten med det?

– Våra chefer är ju rätt drillade i att använda BI-verktyg så de kan se de möjligheter som finns, vad som borde kunna gå att göra, men som tidigare inte gått.

När all data som är relevant för en chef för att få helhetsbild över sin verksamhet fångas upp i samma rapport går det också att snabbare se tecken på om något är på tok framhåller Jonas Elmtoft.

– Det ger oss mer möjlighet till prediktiv analys. Att vara proaktiva och agera innan vi plötsligt upptäcker att vi ligger 30 miljoner kronor back.

Jonas Elmtoft pekar på att de direkt utifrån de rapporter som levereras ska gå att få fram olika parametrar i en verksamhet.

– Ta exempelvis skolan. När integrationerna är klara kan vi i en och samma rapport få ihop ekonomi, personal, verksamhet och lokaler. Då kan vi exempelvis snabbt få fram hur varje skola utnyttjar sina lokaler, hur många kvadratmeter varje elev har. Hur stor personalkostnaden per elev är, och så vidare.

De siffrorna kan sedan matchas mot andra kommuners – även kommuner som inte själva har lika lätt att sammanställa de här uppgifterna.

För i nästa steg tänker sig Jonas Elmtoft att Botkyrka kan utnyttja det faktum att allt mer släpps som öppna data.

– Då kan vi mata in data från andra kommuner i våra egna system och jämföra oss med dem, säger han.

Läs också: Här är kommunen som slänger ut telefonväxeln och kör allt via Skype

På samma sätt tänker han sig att den data Botkyrka får fram inte bara ska kunna användas och korsköras av de egna medarbetarna utan även av medborgarna på sikt.

– Huvudsyftet med projektet är att vi ska vara transparenta mot medborgare och medarbetare. Och jag tänker mig att vi också ska kunna koppla data som publiceras till medborgare med exempelvis kartfunktionalitet.

Ett av projektets mål är att det nya BI-verktyget ska vara användarvänligt och därför har man satt höga mål.

När det utvärderas efter något år ska det landa på minst 80 procent nöjda användare för att anses som lyckat.

– Vi har tittat på de kommuner som har högst andel nöjda användare för sina system i dag, Helsingborg och Jönköping, och lagt oss på samma nivå som Helsingborg, säger Jonas Elmtoft.

På sikt ska ännu fler system integreras in i beslutsstödet är tanken, men där får de olika förvaltningarna tåla sig lite. Men av de runt 30 system som finns på chefernas önskelista finns integrationer klara för 25, så de går att sätta upp rätt fort konstaterar Jonas Elmtoft.

– Där får användarna vara med och hjälpa till att skapa en prioriteringsordning, säger han.