– Organisatoriskt innebär en molnmigrering en stor kulturförändring, speciellt om man ska gå mot gemensamma processer och arbetssätt. För att det ska fungera måste man vara överens om hur man ska prioritera och fokusera.

Det säger Quants CIO Pia Hofstedt som under det senaste året jobbat hårt med att komma igång i molnet.

Det var för snart två år sedan som ABB:s dotterbolag ABB Full Services, som jobbar med industriellt underhåll, såldes av till Nordic Capital och bytte namn till Quant. I och med ägarbytet blev det nya företaget tvunget att snabbt bygga upp egna stödfunktioner.

Läs också: Mer affärsutveckling och mindre it-infrastruktur för den moderna cio:n

Man ville ha en lean it-organisation, som var så standardiserad och centraliserad som möjligt där all icke-kärnverksamhet var outsourcad. Eftersom företaget befann sig i en expansionsfas var det dessutom viktigt att hitta skalbara lösningar och variabla it-kostnader.

- Allt det här sammantaget gjorde att beslöt oss för att gå upp i molnet. Vi ville vara ”born cloud” redan från början, be­rättar Pia Hofstedt.

– Vi ville bygga en plattform som skulle göra det enklare att realisera vår digitala agenda och ge mervärde till våra kunder – och det har vi gjort.

Valet föll på Microsofts Azure. Eftersom Quant inte hade så mycket legacy att ta hänsyn till kunde man snabbt påbörja arbetet med att rigga en central global infrastruktur.

Första steget blev att migrera personliga filer till Onedrive. Gemensamma data lades i Sharepoint. Därefter började man titta på övriga applikationer, bland annat på hur den nya gemensamma affärssystemslösningen skulle se ut.

– Att implementera ett nytt erp-system är komplicerat. Vi arbetade utifrån att strömlinjeforma våra affärsprocesser men samtidigt ta hänsyn till de legala krav som fanns i de olika länderna, säger Pia Hofstedt, som valt Microsoft Dynamics. (Quant finns i 27 länder.)

Den nya globala plattformen började byggas och rullas ut under förra hösten. Förutom affärssystemet finns ett fåtal stöd­system samt migrerade system i Azure. Utöver det kör Quant Office 365 samt samarbete via Yammer, Sharepoint och Skype for Business.

Quant hade bara ett drygt år på sig att slutföra molnmigrationen, och det gjorde att de var tvungna att fatta många snabba beslut.

– Vi hade inte tid att sitta i evighetslånga diskussioner. Att beslutsprocesserna var effektiva var a och o. Vi var medvetna om att det inte skulle fungera perfekt från början, men det är bättre att sätta igång – sedan får man gå tillbaka och justera under resans gång, säger Pia Hofstedt.

Läs också: Varning för inlåsning när företaget växlar upp i molnet

För att beslutsprocessen skulle flyta smidigt var det viktigt att få med sig både styrelse och chefer, och att ha ett väl genomarbetat underlag.

– Den här resan har också inneburit att vi förändrar våra affärsprocesser för att bli mer standardiserade. Det påverkar väldigt många människor, och därför är det väldigt viktigt att man kan motivera, utbilda och kommunicera med användarna.

Att ha erfaren partners som kan vägleda företaget genom processen är också viktigt.

– Det är inte lätt att hitta rätt leverantörer, men det gäller att hitta en som passar det egna företaget. Våra partner var flexibla, pragmatiska och kunniga och hjälpte oss på denna resa.

När det gäller Azure som molnlösning tycker Pia Hofstedt att det är viktigt att vara medveten om att konceptet fortfarande är under utveckling. Det dyker upp många frågor som man inte har i en traditionell servermiljö.

– Man måste tänka igenom hur man ska ta kontroll över sin Azure-miljö och vilka affärsbehov man har. Det går jättesnabbt att dra upp en server, och det fungerar fantastiskt bra. Men sedan måste man ha någon som bevakar processen och som vet hur man bygger på rätt sätt, annars riskerar man att få en för stor server och betala alldeles för mycket.

Trots utmaningarna har Quants molnresa gått smidigt, och Pia Hofstedt nöjd med den bana som företaget slagit in på.

– Det här är en strategi som vi delvis valt på grund av att vi är ett expansivt företag, men också för att vi vet att it är viktigt för våra kunder, säger hon.]

Pia Hofstedts molntips:

1) Skaffa kunskap och förståelse för hur molnet fungerar och hur man bygger på rätt sätt i den här miljön. Flödet för hur man sätter upp infrastruktur är viktigt. Känn dina behov innan du fattar några beslut.

2)  Skaffa förståelse för vad en molnmigration innebär ur ett organisatoriskt perspektiv. Det påverkar alla processer i före­taget. Det kommer att dyka upp många praktiska problem under resan, så se till att du har ett bra team centralt som kan ta sig an frågorna strategiskt och tekniskt.

3) Om du flyttar allt till Microsofts moln bör du ha en bra bevakning av Microsofts roadmap. Hela Azure AD och de tillhörande verktygen är under utveckling. Man måste ha en bra dialog med Microsoft. Det är viktigt för alla som går in i molnet – oavsett hur mycket eller lite legacy man har att ta hänsyn till.

Fakta

  • CIO-ERFARENHET: Neonet Securities, Scandic Hotels, Aleris.
  • BOR: Sundbyberg
  • FAMILJ: Sambo, två vuxna barn och bonusbarn
  • FRITID: Joggar, antingen hemma eller på landet (”där jag gärna tillbringar så mycket tid som möjligt”)
  • Äter helst: Allätare (”men thaimat står högt upp på listan”)
  • Senast lästa bok: ”Kamelklubben” av David Baldacci