Kom ut ur ditt rum, chef, uppmanar Nicolas Jacquemot. Han har varit på många arbetsplatser där chefen suttit på sitt rum med stängd dörr. Där ledningen valt att ta in konsulter om det uppstått problem eller konflikter mellan medarbetare, istället för att lyssna på vad de har att säga.

– Och varför lämnades medarbetarna i sticket? Jo, för att chefen inte hade tänkt på hur viktigt det är att att bygga upp goda relationer – och nu var det så dags, slår han fast.

I höstas kom Nicolas Jacquemot, som i grunden är etnolog och journalist, ut med boken Chefen som kom ut ur sitt rum, om hur man blir en chef som främjar relationer på arbetsplatsen, en ”relationsfrämjande chef”. Ämnet har uppmärksammats förhållandevis lite, men är nog så viktigt. Välfungerande team och organisationer presterar bättre än dysfunktionella. Relationsproblem tenderar att bli organisationsproblem. Så alla vinner på att relationerna är goda.

– Vi lägger gärna en aura av mjuka värden kring relationer, men egentligen vet vi att dåliga relationer är grunden till många problem på jobbet, säger han.

Ett första steg mot att bli en relations­främjande ledare är alltså att ”komma ut ur rummet” och engagera sig. Om du ska kunna uppmärksamma signaler på att något inte står rätt till, om det finns en konflikt eller om någon blir mobbad, måste du vara där.

Ett annat tips är att rutinmässigt avsätta tid för att fånga upp gnissel i relationerna.

– Du kan till exempel ha ”fredags-feedback” med var och en, om de inte är för många. Det viktiga är att hitta rutiner för kommunikation och dialog, så att man kan ventilera det som inte fungerar.

Slutligen gäller det att vara lyhörd för mer subtila aspekter av företagskulturen. Är man snälla mot varandra? Vilket språkbruk används? Är det hård konkurrens? Enligt Nicolas Jaquemot finns det studier som visar att en tuff jargong och tävlan motverkar samarbete och goda relationer.

Så tävlingar är inte bra?

– Generellt sett nej. För relationernas skull är det bättre att sätta upp mål tillsammans. Annars skapas lätt ett gäng enmansspelare, och det främjar inte organisationen. Men det finns förstås undantag, de som söker sig till säljbranschen kanske triggas av tuffa mål.

Hur är det då med enskilda prestationer, ska de lyftas fram eller inte?

– Här gäller det att ha fingertoppskänsla. Viktigt är att lyfta fram både individer och gruppen. Att låta en medarbetare berätta om hur han eller hon tagit sig an en utmaning kan vara en god lärdom för alla. Särskilt som man premierar processen, inte bara resultatet. Då är det konstruktivt och bra.

Läs också: Tio steg till att bli en riktigt usel it-chef

Vikten av att som chef ge återkoppling på medarbetarnas arbete kan aldrig betonas nog, enligt Nicolas Jaquemot. Den som strävar efter att vara en relationsfrämjande chef bör helst ge feedback varje dag. Men det får inte ske slentrianmässigt. Om de ska ge effekt måste det vara på riktigt, påpekar han.

– Medarbetare vill sällan ha mer ”pepp” eller ”bra jobbat”. Ingen känner sig särskilt sedd av det. Det de behöver är ett genuint engagemang från sin chef, säger han.

Många chefer är duktiga på att ge beröm när någon gjort något bra. Men det behövs också chefer som stöttar och motiverar även när det inte går så bra. Och som fångar upp de verkliga orsakerna till att något inte fungerar.

Något av det viktigaste är att ha en positiv grundsyn på arbetet och på sina medarbetare – och att förmedla det i positiva ordalag.

– Det handlar både om att entusiasmera, och om att signalera att det är positivt att jobba på företaget, säger Nicolas Jacquemot.

– Men det är inte blind optimism som behövs, snarare en konstruktiv optimism där du ser utmaningarna och bejakar dem, och kommunicerar för att hitta en bra lösning.

Kommunikationsbiten, ytterst vilka ord och formuleringar du använder, har enormt stor effekt, enligt Nicolas Jaquemot.

– Bland topp-presterande organisationer i en studie var relationen mellan positiva och negativa budskap 5,6 till 1, i medelpresterande 1,85 till 1 och i dåligt presterande 0,36 till 1. Det visar tydligt hur viktigt det är med positiva budskap, säger han.

Det är viktigt som chef att våga visa känslor. Men du måste också kunna dölja dem.

”Chefen som kom ut sitt rum”
”Chefen som kom ut sitt rum” är upplagd som en praktisk handbok.

I ”Chefen som kom ut från sitt rum”, som är upplagd som en praktisk handbok, utgår Nicolas Jaquemot från forskningsrön varvat med intervjuer med chefer, underställda och experter. Egna erfarenheter från ett brokigt yrkesliv spelar också in.

En slutsats är att relationsfrämjande ledarskap i många avseenden är en förvärvad kunskap. Ju mer säker du är på dig själv och dina egna känslor och egenheter, desto bätte förutsättningar har du att lyckas i jobbet med att främja relationer bland medarbetarna.

– Det är viktigt som chef att våga visa känslor. Men du måste också kunna dölja dem. Du måste vara medveten om dina känslor, om huruvida de är lämpliga att släppa fram eller inte, och hur.

– Ibland måste man kunna lägga band på sig. Det är det som kallas social kontroll. Om du behöver säga upp tio personer, är det till exempel ingen trevlig situation, men utåt måste du agera med lugn och integritet.

Allt som allt blir det en balansgång mellan det Nicolas Jaquemot definierar som ”uttrycksfullhet”, ”känslighet” och ”kontroll” både ”socialt” och ”emotionellt”, där förutsättningarna tenderar att variera över tid.

– För nyblivna chefer är den stora ut­maningen ofta just det som kallas ”social kontroll”. Det är svårt att vara både personlig och social utan att tappa ledarrollen. Med tiden utvecklar man sin integritet och en känslighet för vad som passar sig att säga.

Läs också: Här är vd:n som nobbar powerpoint och flippar styrelsemötena

Om du ska leda medarbetare – och främja relationerna mellan dem – underlättar det om du har det som brukar kallas social förmåga.

– Du kan vara introvert och en bra chef, men du måste ändå kunna plocka fram en sida av dig själv som är socialt uttrycksfull. Det är svårt att motivera andra om du är inbunden och helst sitter ensam på ditt rum.

Alla har det inte naturligt, men enligt Nicolas Jaquemot är social förmåga något alla kan öva upp. Det behöver inte vara några konstigheter, utan det kan ofta handla om en så enkel sak som att ta sig tid och lyssna.

– Det finns en anledning till att vi har två öron och en mun, vi behöver inte alltid komma med lösningar!

Social kompetens som chef handlar också om att låta medarbetarna komma fram och synas, det ska inte vara chefens show.

Det går att träna upp social förmåga, som du påpekar. Hur börjar jag?

– Jag tycker att lyssna är en enkel sak att börja med. Att fråga medarbetarna hur de mår, och verkligen lyssna på svaret. Att komma ut ur ditt rum och röra dig bland medarbetarna så mycket du kan, att ge återkoppling regelbundet, är också enkla saker att ta itu med. Ett tips till medarbetare är också att våga kommunicera saker till chefen.

Läs också: Så kan vi lära av vikingarna för bra digitalt ledarskap

Ett kapitel i boken handlar om att vara medvetet närvarande som chef. Ett exempel berättar om en ledare på ett it-företag som gått mindfulnessträning och börjat utveckla ett så kallat ”nybörjarsinne” i möten. Han börjar lyssna aktivt och slutar tänka: ”Detta har jag redan hört”. Följden blir att han allt oftare får höra nya saker som han har nytta av.

Vilka är dina bästa tips för att bli mer närvarande som chef?

– Att gå lugnt och samtala med dem du möter. Undvik att ånga fram och se jäktad ut! Andra enkla saker är att komma i tid till möten, att ha mobilen på ljudlöst och – återigen – lyssna på vad folk har att säga.

Men om medarbetarna sitter och svarar på mejl och kollar mobilen?

– Jag tycker att fler organisationer borde ha rutiner för möten, gällande längd, dagordningar och att undvika multitasking. Många chefer som infört skärmfria möten vittnar om att de kunnat korta ner mötestiderna radikalt och fått större engagemang i gruppen.

Varför är det så förödande att strunta i relationerna på jobbet?

– Arbetsplatser där relationerna inte fungerar har ofta problem med missnöje, skitsnack, mobbning och utmattning. Sådana arbetsplatser har mindre lönsamhet, och sjukfrånvaron ökar. Sedan 2011 har arbetssjukdomar med sociala och organisatoriska orsaker ökat med 83 procent bland kvinnor och 60 procent bland män, och jag tror att det hänger ihop. Det är inte bara chefens ansvar såklart, men siffrorna visar hur viktigt det är att det fungerar väl socialt.

Hur stort är personalens eget ansvar?

– Visst har chefen en viktig roll, men medarbetare måste också behandla varandra med respekt. Vi har alla ett ansvar för hur vi förhåller oss till varandra. Jag har en tanke att min nästa bok ska fokusera på vad man som medarbetare kan göra för att förbättra teamkänsla och trivsel. Det är ett viktigt ämne!

7 tips från Nicolas Jacquemot

1. Sträva efter att förstå dina medarbetare. Ta på dig deras glasögon, gå i deras skor. Ett tips är att praktisera och göra medarbetarnas jobb.

2. Visa medarbetarna uppskattning, under hela processen.

3. Lyssna. Gå från ett ”jag” till ett ”vi”. Var nyfiken! Genom att lyssna på medarbetarna visar du att deras åsikter är viktiga för verksamheten. Lyssnande chefer är bättre på att skapa relationer.

4. Lita på medarbetarna. Tillit kan inte tvingas fram, men brukar bli ett resultat om du som chef värderar goda relationer högt.

5. Ge alla en andra chans. Dina medarbetare kommer att misslyckas då och då, precis som du själv. Försök anamma en icke-dömande attityd, så stärks relationerna.

6. Var rättvis. Glöm inte bort dem som kämpar på i det tysta, som inte ber om hjälp. De behöver också tid och engagemang.

7. Var bussig. Mjuka egenskaper är viktiga och står inte i motsats till viktiga ledaregenskaper som att vara strategisk och beslutsam. Läs gärna boken ”Konsten att vara snäll” av Stefan Einhorn.

Fakta

Författare och kommunikations­konsult med egna byrån Gold PR Stockholm. Doktorand i organi­sation och ledarskap vid School of Business, Leicester University.

Bakgrund: Utbildad etnolog och journalist, studier i vardags-psykologi och socialpsykologi. Har skrivit ett tiotal böcker inom beteende och kommunikation.

På fritiden: Träning, bio, familjeliv.

På nattduksbordet: ”Duktiga flickors revansch” av Birgitta Ohlsson.