Känns webben svår att överblicka? Är det svårt att hitta den senaste informationen på intranät? I så fall är du inte ensam, men nya lösningar håller på att ta form. Med rätt valda sökord, eller metadata-taggar, kan företag organisera sin information så att nytt innehåll blir sökbart på studs. Det är i sig inget nytt. Det nya är att man numera kan låta användare definiera och lägga in sina egna sökord. Möjligheten att skapa egna innehållsbeskrivningar ger en känsla av delaktighet i företaget eller sajten. Men det innebär också en ny syn på klassificering. Även om det som alltid handlar om att göra information sökbar.
– Det är ännu ett redskap i CIO:s verktygslåda, säger informations-arkitekten Louis Rosenfeld.

I samband med klassificering brukar man ibland tala om taxonomier, det vetenskapliga ordet för klassificeringssystem. Den nya användarstyrda modellen för in ett nytt begrepp, "folksonomier".
Louis Rosenfeld noterar att företag oftast organiserar sina metadata kring attribut och värden. Klassiska taxonomier är i regel bra på att hantera attribut. Ett företagsbibliotek kan exempelvis organiseras kring boktitlar och författare. Men vill du söka på ett värde, till exempel en boks ämne, är det genast svårare. Att söka igenom icke textbaserd information, som video, är också en utmaning.

Eftersom intranät oftast är mycket informationsintensiva, tror Rosenfeld att de blir perfekta testområden för användardefinierade metadatataggar. Ett företag som uppnått bra resultat är IBM.
– Det gör det enklare att gå tillbaka och hitta saker, säger Maria Arbusto, IBM:s chef för användarerfarenheter. Hon ansvarar även för hur IBM presenterar sin interna information, sina webbsajter och tillämpningar för de anställda.
Enligt Arbusto ligger IBM fortfarande i startgroparna med att utnyttja användarnas egna termer för att förbättra sökresultaten. Men det har fungerat bra i ett pilotförsök som gällde intranättillämpningen Thinkplace. Det är IBM:s interna förslagslåda för idéer som företaget skulle kunna utveckla och använda kommersiellt eller internt. I systemet kan användarna kommentera idéerna och värdera hur de anser att de bör användas.

Thinkplace klassificerade från början idéer enligt IBM:s officiella klassificeringssystem, exempelvis efter bransch och produkt.
– Men när vi studerade användarna upptäckte vi att den terminologi de använde inte alltid stämde överens med vår, säger Arbusto.
Därför skapade IBM en möjlighet för användarna att lägga in egna sökbara nyckelord, eller metadatataggar. Tanken var att dessa skulle komplettera den officiella klassificeringen och därmed förbättra användarnas möjlighet att hitta relevanta idéer.
Resultaten har hittills varit lovande.
– Du kan se vad dina kollegor är intresserade av. Sett ur ett samarbets- och kunskapsdelningsperspektiv är det just det som är läckert med folksonomier, säger hon.

Faktum är att många av dagens tillämpningar innehåller taggverktyg som låter användarna i egna termer beskriva dokument och på så vis skapa egna sökord. I Microsofts nya operativsystem Vista kommer exempelvis ett sådant taggverktyg att ingå i filsystemet.
En annan fördel är att metadatataggar fungerar med alla typer av filer, även ljud och video. Användare kan lägga in beskrivningar som "fasad", "byggnad", "blå", "tyst" etcetera. Denna flexibilitet gör tekniken pragmatisk – enkel att förstå och använda, säger Andrew Jaquith, analytiker hos Yankee Group.

Inget traditionellt klassificeringssystem kan få med alla termer som de anställda kan tänkas använda, men med egendefinierade taggar får användarna alltså en möjlighet att arbeta utanför de gängse taxonomierna.
Thomas Vander Wal, mannen som myntade termen folksonomi, tror att företag kommer att börja använda den här typen av märkverktyg i stor skala de närmaste åren.
– Då kan du använda människor för att fylla luckorna i taxonomin och hålla koll på hur begrepp och uttryck förändras, säger han.
Att tekniken är så pass flexibel gör att den förmodligen blir till nytta för företagen. Det anser David Weinberger, forskardocent vid Harvard Law School´s Berkman Center inom internet- och samhällsfrågor.
– Det är så enkelt och billigt – och vinsterna visar sig direkt, säger han.

Möjligheten att själv tagga, eller märka, material på webben sprider sig snabbt. Idén i sig är rätt gammal, taggverktyget Bitzi (www.bitzi.com) har funnits sedan år 2000. Men självtaggning som fenomen tog inte fart förrän i mitten av 2004. Då kom sajter som Flickr, där användare lägger upp och taggar sina egna foton, och
Del.icio.us, där de kan tagga webbsidor. (Båda företagen köptes av Yahoo 2005.)

På yahoo har det visat sig att taggning kan vara effektivt, även om bara en liten andel av användarna utnyttjar möjligheten. En av Flickrs grundare, Caterina Fake, är idag chef för teknikutveckling hos Yahoo. I en grupp räcker det med att 15 procent använder taggar i någon form för att alla användare i gruppen ska tycka att de hjälper dem att hitta saker. Andelen kan rentav kan vara så låg som 1 eller 2 procent, beroende på gruppens storlek, menar hon.
Trots all uppståndelse kring möjligheten att låta användarna själva lägga in taggar, är det ändå värt att hålla i minnet att tekniken fortfarande ligger i startgroparna.
– Än så länge stirrar vi bara förundrat på tekniken, säger Greg Blonder, riskkapitalist hos Morgenthaler Ventures.
Han tror inte att de företag som började med möjligheten till taggning kommer att finnas kvar i längden. Flickr och Del.icio.us kategoriserar han som "modeflugor".

Men Blonder ser ändå möjligheter. Morgenthaler har till och med investerat i ett företag, Digital Railroad, som använder taggar för att hjälpa fotografer att sälja bilder.
Den bredare användningen av taggverktyg är också ett så pass nytt fenomen att det fortfarande råder viss oenighet om hur de ska användas. Ska exempelvis museer låta folk tagga en målning som "beagle", när den i själva verket föreställer en dalmatiner?
Och på en mer praktisk nivå passar taggar inte riktigt ihop med hur företag föredrar att organisera information, anser Jaquith.
– Företag tycker om filmappar, hierarkiska system och sådan klassificering, säger han.
Han noterar också att företag sällan lyckas särskilt bra med att organisera information på det sättet, så för vissa kanske taggar vore ett bättre sätt att närma sig frågan. Men att företagen skulle överge sina workflow-
verktyg och bara använda taggar, är det nu inte heller någon som tror. Särskilt som de flesta taggningsverktyg inte ens finns tillgängliga på marknaden än – även om intresset finns.
Chris Fralic, vice vd för affärsutveckling hos Del.icio.us, berättar att flera företag som ville ha en företagsversion av Del.icio.us taggningsverktyg kontaktade honom innan företaget köptes av Yahoo.

Del.icio.us har även inspirerat andra att skapa verktyg som kan underlätta CIO:ns arbete. En av dem är Jonathan Feinberg, programutvecklare hos IBM. Han såg Del.icio.us och ville ha en egen version för sin bokmärkessamling på IBM:s intranät. Det gjorde att han skapade ett program som han kallar Dogear ("Hundöra").
Dogear fungerade så bra att IBM:s CIO Bob Greenberg tog med det i det teknikanpassningsprogram som IBM använder för att lyfta fram bra forskningsidéer. Programmet blev tillgängligt för användarna hos IBM i november 2005. Men fyra månader senare hade bara 1 235 av 329 000 anställda loggat in på verktyget mer än en gång.

Men Feinberg och hans chef David Millen, utvecklingsforskare hos IBM, har redan förbättrat Dogear. Bland annat har de lagt till ett visst integritetsskydd: De bokmärken en användare angivit som privata kan numera inte ses av andra. Duon har också lagt in verktyget Really Simple Syndication som låter folk se om någon har "öronmärkt" innehåll. Vad man inte vet är hur många användare som krävs för att Dogear ska vara värt besväret. Det kommer att visa sig under året, menar Millen.

Oavsett hur stort eller litet ett företag är, kommer möjligheten att låta användarna märka upp innehåll att påverka ledningen. Yahoos Caterina Fake säger att företag ofta tycks tro att "social mjukvara" drivs framåt av användarna, men så är det oftast inte.
– Någon måste ta ansvar för systemen, och det förstår inte alltid företagen. De behöver en community-chef, säger hon.
Hon menar också att alla typer av företag kommer att inse att taggning hjälper dem att definiera sin företagskultur. Hon talar om värdet av "cool lampa"-testet: Om du skriver "cool lampa" i Google är det första som dyker upp en lavalampa. Inte särskilt cool alls, enligt henne. Men om hon gör samma sökning på Yahoos taggstyrda sajt Myweb, i den grupp där hon själv är aktiv, dyker det upp lampor som hon verkligen tycker är coola.

Den här typen av teknik skulle kunna vara värdefull för många företag, särskilt som utvecklare och säljare ofta har olika uppfattning om vilken produktinformation som är intressant. En grupp bryr sig mer om materiallistor och tillverkningsbegränsningar, medan den andra är inne på vinstmarginaler och sälj-
argument. Företagen skulle också kunna testa produktkoncept genom att låta användarna tagga dem och se vilka termer de använder.
Om taggar är den fattiges sökverktyg i databaser och på intranät, eller en naturlig, grundläggande del av företagssamarbeten, spelar egentligen ingen roll. Det viktiga är att användarna gör större delen av jobbet – och att både de och företagen gynnas av det.

/Michael Fitzgerald, CIO Magazine
Översättning: Lotta Kempe och CIO Sweden