Detta är en delartikel till Chefens kamp mot porrsurfare och pirater
Dörren till konferensrummet slås igen, och där står en av de anställda i din arbetsgrupp. Det är dags för dig att ta upp den svåra frågan: Att tala om för Johan att han brukar lukta sprit på jobbet. Vad säger du?
Psykolog Niclas Almén har arbetat i flera år med kognitiv beteendeterapi (KBT) för chefer som vill utveckla sitt ledarskap. En fråga han ofta får av arbetsledare är hur man ska ta den här sortens jobbiga samtal på bästa sätt. Det finns inga självklara svar – men det går att påverka samtalets utgång.
– Det är lätt hänt att man hamnar i tankebanor kring vad som är rätt och fel. Ta en stöld på arbetsplatsen till exempel. Oftast blir det inte bättre av att chefen berättar vad man får och inte får göra. Ändra perspektivet och tänk istället ”vad kan fungera i den här situationen?” Fungerar det att jag anklagar honom eller henne? Om inte, vad skulle kunna fungera för att ta oss vidare?”
Om du kallar in någon på kontoret i vredesmod säger det sig självt att det inte blir någon fruktsam dialog. Niclas Alméns bästa tips är att vänta några dagar med samtalet, tills du som chef själv har hunnit samla dig. Förhoppningsvis har du då också ventilerat situationen med någon du har förtroende för – en chefskollega eller någon annan som kan agera bollplank och ge konkreta tips.
Men hinner du inte skaffa dig en sådan återkoppling, måste du ta situationen ändå.
– Det är väldigt viktigt att man vågar ta tag i tuffa situationer, säger Niclas.
– Oftast känner de flesta i arbetsgruppen redan till problemet när det hamnar hos dig. De väntar på att du ska göra något och om du låter bli undergräver du din auktoritet.
Ett sätt att göra samtalet lättare är att bestämma sig för att vara nyfiken på varför det har blivit på ett visst sätt. Vad ligger bakom? Hur tänker personen? För att sedan lämna över frågan ganska omgående till den berörda personen ifråga.
– Håller du en lång monolog blir resultatet att personen känner sig i underläge, istället för delaktig i att hitta en lösning. Bolla över frågan, var nyfiken och intressera dig för svaren, tipsar Niclas Almén.
Ett bra upplägg kan vara att först hålla en kort inledning om vad du har observerat, och hur du ser på saken. Moralisera inte, utan beskriv konsekvenserna av det det som har hänt. Men var inte rädd för att tala klarspråk.
– Det är ofta en stor hjälp att vara rak. Säg inte att personen verkar ha problem med hälsan när det är alkoholproblem det gäller, eller att någon visat sig illojal när det handlar om stöld. Den berörde vet säkerligen redan vad det gäller, så det är ingen idé att hymla.
Det är också viktigt att vara rak och konsekvent i sitt budkskap. Var tydlig med att det som har hänt inte är okej, men det finns ingen anledning att skuldbelägga och lämna den andre i fullständigt underläge.
Den berörde ska ju troligtvis arbeta kvar och fortsätta trivas på jobbet – i alla fall i förlängningen. Då får inte alla vägar till försoning vara stängda. Dessutom finns risken att den anställde fortsätter sitt negativa
beteende om ni inte når en lösning.
– Ett misstag är ofta att chefen är den som är aktiv i samtalen, och kommer med förslag till lösningar. Det leder till att den andre blir passiv. Låt istället den andre ta en aktiv roll, och avsluta med att gå igenom vad ni pratat om. Försök att hitta en överenskommelse.
Själva platsen för samtalet är också något att tänka på. Försök att hitta en neutral plats, kanske ett konferensrum med likadana stolar. Ni ska mötas på lika villkor så att den anställde inte behöver känna sig i underläge.
Be att få träffas utan att det väcker uppmärksamhet bland de övriga i gruppen.
Vad gör man då om den anställde börjar gråta? Eller ännu värre, blir aggressiv?
– Gråta är ju helt okej. Det är laddat att bli anklagad av sin chef, det är helt naturligt att bli ledsen. Men aggressiv, kan man naturligtvis inte acceptera, säger Niclas.
– Det här är en process som kommer att pågå ett tag. Det kan underlätta att tänka att det här är ett första steg. Ni kommer att ha fler möten. Men du ska inte tro att det är något man kan lösa på en vecka.