Årets IT-projekt – en vinnande paketlösning

Posten har traditionellt sett tjänat mest pengar på porto, det är där marginalerna finns. Men marknaden för fysiska brev har förändrats radikalt på tio år. För att behålla sina kunder har man de senaste åren låtit utveckla ett IT-stöd för att hantera elektroniska försändelser som är integrerat med kundernas affärssystem. Systemet började byggas av Posten men drivs nu av Strålfors, som sedan 2006 ägs av Posten. Genom den så kallade Kombilösningen kan kunder skickar data från sitt affärssystem till Strålfors för förädling och bearbetning. Strålfors och Posten distribuerar sedan meddelandet, exempelvis en faktura eller ett lönebesked, via internetbank, e-post, sms, eller vanligt brev.

– Syftet är att öka kundservicen och därmed kundlojaliteten. Men också att spara pengar internt genom att autoamtisera våra processer, säger Krister Keskitalo som är projektledare på Posten.

– Med en enda datafil och en integration kan kunden få tillgång till samtliga idag kända distributionssätt säger Per Nilsen, som är produktutvecklare på Strålfors.

Vad är det som är anmärkningsvärt med er nya tjänst?

– Vi har radikalt förändrat vad vi kan erbjuda våra företagskunder. De kan nu skicka in en fil till oss och få den egna layouten på fakturan. Vi har kortat ned tiden för en kundintegration med upp till 70 procent, från 20–40 timmar till mellan 12 och 15 timmar. Samtidigt kan vi erbjuda alla distributionsalternativ, inklusive e-arkiv. Vi kan ta hand om hela kommunikationsprocessen och även reducera kundens kostnader genom samkuvertering och leveransoptimering.

Hur överensstämmer det med Postens affärsstrategi?

– Vi har förstås varit tvungna att slakta våra egna kor. I ett kortsiktigt perspektiv innebär det minskade intäkter i form av porto, men i det långsiktiga perspektivet är det en nödvändighet för att vi ska kunna säkra våra kunder. För att inte förlora kunder som vill utnyttja alternativa distributionsformer, som internetfaktura och e-post, har vi helt enkelt varit tvungna att vidareutveckla våra tjänster.

Vilka krav ställer era kunder?

– Kunderna vill ha kostnadseffektivitet och i det här fallet handlar det främst om att minska kostnaderna genom att göra det möjligt för dem att välja elektroniska alternativ. Det andra som vi erbjuder med Kombisystemet är portooptimering, att erbjuda så billiga distributionsformer som möjligt. En tredje faktor är enkelhet för kunden. Kunden behöver bara skicka en fil till oss, oavsett distributionsform. Utifrån dessa krav byggde vi Kombilösningen.

Hur är portooptimering en bra affär?

– För oss som postoperatör är det inget vi tjänar på kortsiktigt, men vi visar att vi bryr oss om våra kunders affärsverksamhet. Och Strålfors blir definitivt mer konkurrenskraftigt.

Men något tjänar ni väl på kalaset?

– Jodå, definitivt. Under det första året ökade vi våra intäkter med cirka 16 miljoner kronor. Dessutom tillkommer minskade kostnader för arbetstid genom bättre möjligheter att integrera nya tjänster. Den kostnadsbesparingen ligger på omkring 60 procent.

Vilka konkurrensfördelar ger Kombilösningen er på lång sikt?

– För att bibehålla portointäkterna hos Posten gäller det att se till att vi förädlar kundens fil. Då menar jag att vi kan erbjuda alla de olika distributionsformer som kunden efterfrågar, så att han inte behöver vända sig till någon annan för att administrera andra utkanaler.

Vilka alternativa genomföranden valde ni mellan?

– Vi hade inte så många alternativ. Posten har vid ett tidigare tillfälle gjort en stor investering i leverantören Streamserves produkter, utan att utnyttja deras fulla potential. Men eftersom Posten är en stor kund för Streamserve var det inga problem att få leverantörens uppmärksamhet när vi presenterade våra krav.

Per Nilsen, produktutvecklare på Strålfors.

Vari ligger innovationen?

– Till stor del i den logik som vi har byggt in i systemet. Till exempel att vi har gett kunderna möjlighet att minimera sina portokostnader. Den fysiska distributionen är oftast den stora kostnaden för företag när det gäller kommunikation. Portooptimeringen kan göras antingen baserad på volym eller på tid. I vår lösning ingår även samkuvertering. Och om kunden väljer att skicka ett dokument som e-post, men det inte når mottagaren, hanterar systemet det och skickar dokumentet som ett fysiskt brev istället. Ett meddelande tappas aldrig bort.

Hur lång livslängd har systemet?

– Systemet är robust och ska fungera i många år. Som alltid kommer det att behövas mjuk­varuuppgraderingar, men vi har varit noga med att inte bygga in oss i ett hörn. Vi kan exempelvis använda flera externa printtjänster, vilket underlättar när lösningen ska säljas i andra länder. Det är även möjligt att förädla kundens fil och utöka antalet värden i den.

Hur har driftsättningen av systemet i er egen organisation fungerat?

– På säljsidan hade vi vissa problem att få vår egen personal att förstå systemet. Det är myc­ket teknik och säljarna måste veta vilka filer från kunderna som fungerar. Ibland saknas viss information i filerna som kunden skic­kar. Skit in ger skit ut, som man säger. Många av Postens säljare har förstått tekniken direkt, men Posten är ju ett jättestort företag och där hade vi kunnat satsa lite mer på utbildning.

Har ni lyckats hålla tids­ramarna?

– Den första betaversionen levde inte upp till kravspecifikationen, vilket gjorde att vi fick förlänga projektet något. Enligt plan skulle det ta ett år, men det blev tre månader försenat.

Vad skulle ni göra annorlunda om ni skulle starta projektet idag?

– Jag skulle ha varit mycket hårdare i uppföljningen. Efter den första betaversionen var jag med och stämde av funktion efter funktion, varje vecka. Det skulle jag ha gjort från början.

Vad är ni mest nöjda med, sett ur ett helhetsperspektiv?

– Att slutprodukten blev så bra som den blev. Den uppfyller vår kravspecifikation till fullo.

Vad har ni fått för reak­tioner från era kunder?

– Alla kunder som har fått en offert har velat ha lösningen. Sedan har inte alla den teknik som behövs. Tjänsten är egentligen en uppgradering av Postens e-brevstjänst. Nästa år kommer vi att döpa om den till e-brev, och dela upp den i fyra nivåer så att kunden själv kan välja hur mycket av tjänsten man vill ha.

Passar lösningen både stora och små?

– Ja. Plattformen designades för kunder med stora administrativa volymer, men tack vare att systemet kan behandla flera inkommande filer som kan vara i olika format till ett gemensamt eller flera kundprojekt har möjligheterna till flera paketerade och riktade kundlösningar öppnat sig. Det inkluderar även lösningar som riktar sig till mindre kunder.

Varför är ni Årets IT-projekt?

– Det är ingen rocket science egentligen. Men ingen annan har tidigare kunnat erbjuda ett så komplett paket. Funktionerna var för sig är inte nya, men vi lade ihop allt i en enda integration i Streamserve. Vi lade till ytterligare två viktiga funktioner där en är portooptimering och den andra är enkelheten för kunden att bara behöva skicka en fil och att ha ett avtal som täcker all distribution. Jag skulle säga att det är därför.