”Stoppa världen! Jag behöver kliva av!” Enligt en ny rapport av Burton Group är detta det samstämmiga svaret från CIO-samfundet på frågan om hur de ser på den informationsmängd de utsätts för. ”Den oupphörliga bombarderingen av för mycket information påverkar bara inte en CIO personligen, utan även IT-organisationen och verksamheten som helhet”, skriver Burton Groups analytiker Jack Santos i rapporten ”The ’too much information’-age: What CIOs can do about it”.
Rapporten innehåller forskning från Accenture som talar om att 42 procent av deras tillfrågade IT-chefer klagar på att de bombarderas med för mycket information, 39 procent säger att de inte kan avgöra vilken information som är aktuell, 38 procent säger att de måste filtrera bort dubblett-information, och 21 procent säger att de inte förstår värdet av den information de tar emot.
”Ökad kommunikation är inte samma sak som effektiv kommunikation”, skriver Santos. ”Avbrott och mer information är inte dåliga saker i sig. Det är hur en individ eller organisation reagerar på det som avgör dess effektivitet.”
Santos ser en mängd olika problem som kan orsakas av informationsöverbelastning, bland annat en oförmåga att tänka strategiskt och fokusera på grundläggande verksamhetsfrågor, dåligt beslutsfattande, oförmåga att förstå kontexter och kollapsade sociala färdigheter.
Så vad kan man göra åt saken? Santos har en lista som det kan vara värt att gå igenom.
1. Boka mejltid. Öronmärk tid för mejlläsning minst två eller tre gånger om dagen, i sessioner som vara fem till tio minuter styck.
2. Stäng av e-post-ljudet. Undvik att bli som Pavlovs hundar, och stäng av det lilla plinget som följer varje nytt mejl. Det är bättre att schemalägga sin kommunikation, och endast bryta detta mönster när det rör sig om riktiga kriser. Santos rekommenderar även att man prövar mejlfria fredagar på avdelningen.
3. Släpp PDA:n! Återigen, satsa på schemalagd kommunikation istället. Om det inte går,, försök att åtminstone ha bestämda tider när du kollar i din mobila kommunikationsenhet.
4. Boka fördjupningstid. Santos tycker att man ska inspireras av Bill Gates och det han kallar för ”tankeveckor”. Då och då bokar Gates en hel vecka som han bara ägnar åt att ta till sig den information som hans assistenter samlat ihop åt honom. Detta för att dels hålla sig uppdaterad, och för att få bränsle för nya strategiska initiativ på Microsoft.
Förutom detta rekommenderar Santos att en CIO omger sig med pålitliga rådgivare och assistenter som hjälper till att kontrollera informationen.
IDG News
