Som IT-ansvarig på juristfirman Bryan Cave stod John Alber inför ett vanligt problem: Allt mer resurser gick åt till att hålla företagets informationssystem integrerade. Under åren hade man köpt in det man ansåg vara de bästa verktygen för varje jobb: dokumenthantering, mejl, databaser och ka­lendrar – allt för att hjälpa juristerna att hålla sig uppdaterade och samkörda. Att få verktygen att jobba ihop var helt enkelt priset man fick betala.

Men nu är det nya tider. Sedan i höstas används Microsofts nya samarbetsverktyg Sharepoint 2007 och MOSS för många av dessa saker, med gott resultat.

Fram till oktober 2007, när ­senaste versionen kom ut, ­skulle ­Alber inte ens ha övervägt att köra Share­point. De administrationsfunk­tioner han behövde ­saknades. Och Sharepoint Services och Portal Server 2003 var inte mycket mer än fildelningsverktyg för enskilda arbetsgrupper.

Men i version 2007 kom mycket av det företag behöver för mer strategiska uppgifter på plats. Som dokumenthantering, informationslager och content management samt analys- och sökverktyg. Plus det IT-sidan behöver för att sköta säkerhet, åtkomstkontroll och datastruktur.
– Vi är vana vid att Microsoft gör fel, fel och fel innan de till slut gör rätt, men Sharepoint 2007 är en mycket större förbättring än man skulle vänta sig, konstaterar John Alber.

Till skillnad från många andra har Bryan Cave inte standardiserat på Microsoft, så John ­Alber kunde välja och vraka bland leverantörerna. Men valet föll ­ändå
på Sharepoint 2007. ­Verktygen var, enligt honom, helt ­enkelt mycket billigare och ofta ­bättre än de speciallösnin­gar för jurist­branschen som SAP och ­Oracle erbjöd. Och klart mer använ­dar­vänligt än IBM:s Notes-ba­serade samarbetsverktyg Do­mino och Quickr.

Så långt är allt väl. Men Sharepoint förvirrar alltjämt, ­noterar Karen Hobert, analytiker på Burton ­Group. Delvis är det en fråga om produktens ursprung. Den tidigare versionen var begränsad till ett antal funktioner för intranät, dokumentdelning och projektplanering, som ingick i Windows Server 2003. Men nu när Microsoft har stoppat in analys, sök och Officeformulär är folk inte riktigt säkra på vad Sharepoint är längre.
– Det är inte längre bara något för enskilda avdelningar utan för hela företaget, säger hon.
Trent Parkhill, IT-direktör på konsultföretaget Haley & Aldrich håller med.
– Du kan göra i princip vad som helst. Så det är nästan svårt att veta var man ska börja, säger han.

Kelley Blue Book, som jobbar med prisindex på begagnade bilar, är ett företag som kan komma att få stor nytta av den centrala admin­strationsfunktionen. Dess IT-­avdelning har tidigare tagit in Sharepoint 2003 för intranätsajter på ­avdelningsnivå och för enskilda projekt.

Resultatet? Efter ett par år är hundratalet unika sajter i omlopp. För de anställda har det blivit allt svårare att hitta information – och för IT-avdelnin­gen är det en administrativ mardröm, konstaterar Kelley Bluebooks CIO Justin Yaros. Så eftersom den nya versionen ger bättre möjligheter till informationssökning och kontroll planerar han att införa den.

Hittills har vi bara talat väl om Sharepoint 2007, men det finns naturligtvis också saker att se upp med. De nya sök-, dokumenthanterings- och analysfunktionerna är kanske inte robusta nog för stora företag. Och för att få fullt utbyte av verktyget bör man ha en hel del annat Microsoft-bagage på plats, som Office, Exchange och Active Directory.

Som CIO gäller det dessutom som vanligt att han en plan för att hantera säljsnacket. Tipset är att matcha företagets specifika behov mot specifika möjligheter med Sharepoint, och börja med de viktigaste. Det säger Paul Hernacki, teknikchef på ett annat konsultbolag, Definition6.

Han får medhåll av Joe ­Mildenhall, CIO på utbildningsföretaget Apollo Group.
– Om du försöker bygga en stra­tegi runt hela Sharepoint ­blir det snabbt för mycket, säger han.
– Ja, ta det fas för fas, säger Rob Koplowitz, som är analytiker på Forrester.

Det vill säga – börja i liten skala – ta först kontroll över dina ­befintliga Sharepointsajter, om du har några, med den överskridande sökmotorn. Sedan integrerar du med Active Directory för säkerhets- och åtkomstkontroll.
– Nästa steg blir att bygga nya sajter och ­arbetsgrupper, och kanske ersätta de gamla. Så att användarna får ett gemensamt gränssnitt och IT-avdelningen, avlastas, föreslår Trent Parkhill.

För de flesta företag är det bäst att fortsätta fokusera på kärnfunktionerna i tidigare Sharepoint, det vill säga dokumentdelning, sajter och andra samarbets­verktyg. Ovanför den nivån varierar det från företag till företag, ­beroende på vad de har för andra verktyg på plats. Många ­kommer nog att dra nytta av workflow-funktionerna för att förenkla arbetsintensiva ­formulärprocesser, som utgiftsredovisning. Du kan också använda den ­Exceldrivna analysen (som kräver Excel 2007) för att få ut BI till större delar av företaget, tipsar Karen Hobert.
Det är precis så CIO Joe Mildenhall jobbar med Sharepoint på Apollo Group – med intranätet och ­arbetsgrupper i första hand och med workflow och content management i andra hand. Samma gäller kollegerna Justin Yaros på Kelley Blue Book och John Alber på Bryan Cave.
– Vi avtäcker en bit i taget, tills en vacker dag då hela Sharepoint är infört, säger John Alber.
Men den dagen ligger flera år och minst en ny Sharepointver­sion in i framtiden, tror han.

Alber, Mildenhall och Yaros är alla entusiastiska över sitt nya verktyg. Men trots det har ingen av dem en tanke på att någonsin använda hela Sharepoint.
– Det är inte den sortens lösning, även om den kan mycket. Du kommer 70 procent på vägen väldigt fort, men för resten ska du nog använda specialverktyg istället, säger Justin Yaros.

John Alber tycker ­exempelvis inte att sökverktyget håller ­måttet, så Bryan Cave kör Recommind istället. Och Haley & Aldrich, som har hela 21 kontor, kör en sökmotor från Coveo.
– Google Desktop är bättre för att hitta mejl och liknande än sökningen i Sharepoint, säger Andly Lin som är ECM-chef på konsultbolaget Primitive Logic.

John Alber har också avstått från att ersätta Bryan Caves verktyg för Enterprise Content Management, ECM med Sharepoint. Och enligt Justin Yaros är det inte säkert att det blir någon Sharepoint-BI på Kelley Blue Book. Men vad det än blir ska det köras mot slutanvändarna genom Sharepoints gränssnitt.

Även om Sharepoint 2007 stödjer öppna format som Web services och kan ­kroka i datakällor från exempelvis SAP så bör du ha en stark Microsoftkärna på plats för att ha bäst nytta av verktyget. Joe Mildenhall varnar för beroende.
– Du kommer att behöva Office och Exchange. Och utan Active Directory har du begränsade möjligheter att hålla koll på säkerhet och åtkomst, säger han och konstaterar samtidigt att det faktsikt har sina fördelar.
– Det finns inget som tar fram kraften i Office och AD som Sharepoint gör, säger han.
– Och med Microsofts utvecklingsverktyg, .Net och Visual Studio, är det en enkel plattform för IT-avdelningen att bygga vidare på, fyller Paul Hernacki i.

Den som kopplar sin Sharepoint till annat än Microsoft­teknik har däremot en och annan luftgrop att vänta. På Bryan Cave blev det ”mycket jobb” för John Alber med att få Recomminds sökning på plats. Och på Primitive Logic fick Andy Lin, ”kämpa för att få Documentum att funka med Sharepoint”.

I slutändan måste du som CIO fråga dig om du vill ha Microsoft längst in i kärnan av din samarbetsstrategi – kanske till och med i analys- och sökstrategin.
– Alla CIO:er ska vara för­siktiga här – det är mycket vi ­inte vet om MOSS än. Till exempel hur bra den skalar i verkligheten. Det vet vi först om ett år, säger Rob Koplowitz.

Men John Alber på Bryan ­Cave är optimist. Särskilt efter senaste versionen av SQL Server, som
visade sig så ”robust”.
– Office 2007 är verkligen bra från första början – här behöver vi inte vänta på Servicepack 2, som så ofta varit fallet, säger han.

Trots att Vista inte riktigt har över­tygat honom, tycker han det känns som att Microsoft är på väg att bli en tung spelare med de senaste företagsreleaserna.
– Det är inte samma barnsjukdomar längre, säger han.
Men för den skull köper han inte Microsoftgrisen i säcken.
– Jag har verkligen försökt välja det bästa och inte köpa Microsoft över hela brädet. Sharepoint 2007 är lovande – men strategin måste fortfarande vara att ”lita på men ändå verifiera”.
Av Galen Gruman
Översättning: Johan Wikberg
Publicerad i CIO 4-2008

Fakta

DE FLESTA SOM använder Sharepoint kör version 2003. Den kom på köpet med Windows Server 2003, under det officiella namnet ”Windows Sharepoint Services 2.0”.
I Sharepoint 2003 kan du sätta upp webb- och intranätsajter och delade projektportaler, ”workspaces”. Ett ”workspace” kan innehålla dokument, kontakter, kalender och chattliknande diskussioner från arbetsgruppen. Användare kan söka efter information på de sajter och i de workspaces de har tillgång till. Och för IT-avdelningen finns det möjlighet att bygga vidare på det hela med egenskrivna .Net-program.
För att administrera säkerhet och åtkomst centralt för individuella Sharepointsajter finns den separata produkten Sharepoint Portal Server 2003.
– Men den typiska användaren är ett avgränsat projekt eller en avdelning. De flesta har ingen central ­administration, säger Forresters Rob Koplowitz.

I Sharepoint 2007 kan du fortfarande göra allt det här (fast uppgraderat från versionsnummer 2.0 till 3.0), och nu finns också notifiering, RSS-motor, bloggmallar samt integration mot mejl och katalogtjänst. Det ingår i Windows Server 2007. Och den ­separata serverprodukten heter ­numera Microsoft ­Office Sharepoint Server 2007, MOSS.
– Och den har fått anhängare på IT-sidan på stora företag, säger Karen Hobert, analytiker på Burton Group.
Den har nämligen verktyg i storföretagsklassen för att sköta användarkonton, åtkomst och säkerhet. Till skillnad från den gamla servern kan MOSS hantera identiteter och säkerhet övergripande för olika workspaces och sajter, inte bara för varje instans för sig.
Med MOSS kan man också söka i hela sin Sharepointstruktur. Och den som har senaste Excel-versionen kan använda verktyget för enklare BI-uppgifter.
Nytt är även att du kan skapa .Net-baserade workflow-tillämpningar för Officedokument och Office-kompa­tibla dokument – det låter som fikonspråk, men det kan översättas till exempelvis utgiftsredovisningar som hanteras via MOSS.
Många goda nyheter alltså, även om Koplowitz och Hobert är överens om att Sharepoints sök, BI och ECM ­inte riktigt håller måttet för de riktigt stora företagen, men absolut för de mindre. l