(Ur CIO Sweden 6/2008)

Det var dags att sluta prata priser och börja prata kostnader istället, förklarar Magnus Petzäll, CIO på Göteborgs stad. Det han syftar på är den nya prissättningsmodell för IT som kommunen har infört det senaste året och som innebär att man överger tanken på att IT-utföraren ska gå med vinst.
– Nu har vi en modell som är helt transparent, en ”open book”, där vi i detalj redovisar vad kost­nader­na består i, säger han.

Men egentligen är det mer än så. Allt bygger på en omorganisation av hela beställarförfarandet.

Utgångsläget för två år sedan var som följer: beställarsidan var helt decentraliserad. I princip alla IT-beställningar sköttes lokalt av Göteborgs förvaltningar, 21 stadsdelsnämnder och 20 fackförvalt­nin­gar. De ansvariga beställde IT-tjänster och produkter efter behov från den interna IT-utföraren, som då hette­ ADB-kontoret men som nu bytt namn till Intraservice.
– Det är en egen förvaltning, ett stadens Shared Services Center som jobbar med drift, support och administrativa tjänster förklarar Magnus Petzäll, som själv sitter på IT-avdelningen på Stadskansliet.

Upplägget för två år sedan var flexibelt och bra på sitt sätt – förvaltningarna fick precis vad de ville ha, men totalt sett för staden blev det dyrt och ruskigt ineffektivt.
– I praktiken blev det många lika beställningar från många olika beställare, berättar Magnus Petzäll.

Att IT-utföraren hade ett avkastningskrav på sig skapade dessutom den smått surrealistiska situationen att det lönade sig bättre för dem att göra flera varianter på samma tema än en gemensam lösning för flera.

Samtliga leveranser internfakturerades enligt en fast prislista. Och ju mer som såldes, desto bättre. Utföraren gjorde vinst på alla varianter.
– I praktiken bedrev vi affärer internt. Utföraren fick en klapp på axeln om den sålde bra och var affärsdrivande. Men synergierna uteblev och för staden blev det dyrt.

Solidaritet som lönar sig

För att vända skutan beslöt man sig alltså för att ändra upplägg. Steg ett blev att slopa avkastningskravet för IT-utföraren. Nu interndebiteras alla IT-tjänster till självkostnadspris.
– Vinstkravet är borta. I princip ska verksamheten drivas med nollbudget, berättar Magnus Petzäll.

Samtidigt flyttade beställarfunktionen över från förvaltningarna till den centrala IT-avdelningen. Idag är de flesta av Göteborgs större system klassade som kommungemen­samma och beställningarna för dessa samordnas centralt. Ett mål har varit att slippa ifrån problemet med skenande kostnader för likartade system. Och man är helt klart på rätt väg.
– Nu kan vi successivt minska antalet system och hålla nere kostnaderna för drift och förvaltning, säger Magnus Petzäll.

Enligt honom har förvaltningar i stort sett samma grundbehov av IT, så samordningsvinsterna är stora. De kommunala bolagen har dock lämnats utanför den centrala lösningen då de har mer specifika behov.
– Göteborgs Hamn behöver exempelvis vissa specialsystem som det inte lönar sig att ta fram centralt.

Stora utvecklingsprojekt, även för förvaltningarna, är också undantagna från regeln. Däremot berörs alla kommungemensamma system.
– Där är kostnaderna mer förutsägbara. De varierar inte mycket, det märker vi nu, när vi har arbetat i modellen i ett år, säger Magnus Petzäll.

För förvaltningarna är det nya upplägget kanske något mindre flexibelt.Men besparingspotentialen är desto större. Ju fler som använder ett system, desto billigare blir det.
– Det är ett mer solidariskt system än tidigare när allt var till salu. Nu lönar det sig att göra gemensam sak.

Kommunen har också beslutat att IT-utföraren enbart får betjäna Göteborgs stad. Tidigare hade man även externa kunder. Så inte längre. Kommunen ska inte konkurrera på en öppen marknad är ideologin. Men det finns även en mer praktisk aspekt
– Om vi själva lägger ner ett system eller en plattform får vi problem om våra externa kunder behöver fortsatt drift, konstaterar Magnus Petzäll.

Detaljerade kostnader

I den nya modellen har IT fortfarande ett pris, men inte ett listpris. Istället fördelas kostnaderna via nogsamt framräknade nycklar.
– Inget är till salu och vi redovisar alla kostnader öppet.

Det finns tydliga definitioner för vad som ingår i varje tjänst. Beställaren får därmed en klar bild av vad som ingår, till vilket pris, inklusive en detaljerad redovisning av vad priset faktiskt är uppbyggt av.
– Alla kan gå in på intranätet och se vad IT-kostnaderna består i. Det ger en upplevelse av att du får det du betalar för och att du har möjlighet att påverka kostnaderna, säger Magnus Petzäll som menar att ett stort problem tidigare var att kunderna hade för dålig insyn i vad de betalade för.
– Många uttryckte en känsla av att de hade kunnat köpa samma sak billigare i stan. Nu ser de vad IT-kostnaderna består i – månad för månad.

Magnus Petzäll menar att det i sig hjälper dem att fatta bättre beslut.
– Om de ser att de får det de betalar för ökar deras ambition att spara där de kan. En avdelning kanske struntar i Officepaketet, om den inte behöver det. Då får det förstås effekt i deras kostnader, säger han.

Det är inte meningen att alla förvaltningar ska betala en lika stor del av IT-tjänsterna. Tanken är att alla ska betala för det de använder. Och att det ska öka möjligheten att hålla nere kostnaderna. Magnus Petzäll förklarar med ett skolexempel.
– Om vi räknar alla kostnader för hårdvara, mjukvara, drift, lagring och support och fördelar dem per pc-installation blir kostnaden för en pc rätt hög. För en skola, som behöver många datorer, är det en nackdel. Men tittar man närmare på hur de använder sina datorer har de kanske inte samma behov av lagring eller support och då kan de spara där.

Det är ett konstant arbete att hitta fördelningsnycklar som speglar användningen av utrustning och tjänster. Målet är att göra kostnadsallokeringen rättvis och genomskådlig och kostnaderna kontrollerbara.

En effektiv organisation

Alla beställningar av kommungemen­samt IT-stöd passerar numera den centrala beställarfunktionen. Oftast hamnar uppdragen internt, hos Intraservice, men det finns även möjlighet att välja en extern leverantör. Så en gång om året anlitas en konsult för att jämföra den interna prissätt­nin­gen med externa leverantörers.
– Mitt uppdrag är bland annat att övervaka att vi erbjuder kostnadseffektiva alternativ. Om externa leverantörer kan erbjuda billigare tjänster är det också mitt ansvar att se över kostnaderna, säger Magnus Petzäll.

Den senaste studien visade dock bra resultat för samtliga interna tjänster så Magnus är nöjd.
– Det är förstås trevligt att kunna visa sådana siffror för verksam­he­ten. Det ger en trygghet för mig och mina medarbetare. Vi har ­lyckats skapa en bra och effektiv ­organisation.

För att diskutera vidareutveckling finns ett särskilt forum. Gruppen, som består av representanter från både IT- och förvaltningarna, tar fram förslag och ger rekommendationer till ledningen. Formella beslut fattas sedan på ledningsnivå.

Magnus Petzäll tycker att den nya modellen har förbättrat kommunikationen mellan verksamhet och IT. Och att den bidrar till bättre affärsbeslut än då man ”lekte affär”.
– Det har tagit oss två år att etablera en modell. Nu är det med stor tillfredsställelse vi ser att det fungerar. Visst finns utrymme för förbättrin­g, men resultatet är klart godkänt.

(Ur CIO Sweden 6/2008)