Hur ser budgetprocessen ut på Sandvik Tooling?
– Den är ganska enkel. Ledningen säger att ”vi räknar med att sälja X och göra Y i vinst, av det ska Z gå till aktieägarna, si och så mycket till administration etcetera – sedan blir det Q kvar till IT”. Konstigare än så är det inte. Mitt jobb är att upplysa ledningen om att om vi gör si eller så får det såna eller såna konsekvenser.
– Jag redogör för handlingsalternativen vid en viss resurs­nivå: vad kan vi klara, vad måste vi välja bort? Klarspråk är viktigt. Jag har faktiskt sagt ifrån när IT är på väg att tilldelas för mycket pen­gar. ”Den här summan är för hög, vi klarar ändå inte av att göra det där som vi tänkt oss”. Mitt jobb är att ta fram en to do-list, visst – men också att göra en not to do-list.

Vad räknas och vad räknas inte till IT-budgeten? Vilka är de största posterna?

– Den frågan är rätt ointressant. Vad som räknas och inte räknas i budgeten är bara en rapporteringsfråga. Det viktiga är prioriteringen mellan posterna. Inte namnen på posterna.
– Däremot är frågan om var kostnaderna ska ligga, centralt eller ute på avdelningarna, förstås viktig. Vårt bolag har tolv ­juridiska enheter under sig, och var och en har viss frihet.

Har IT-avdelningen några intäktskrav på sig?
– Nej. Budgeten omfattar bara kostnader, externt. Vi har dock ett internprissättningssystem, och där har vi vissa intäktskrav.

Hur har budgeten förändrats över åren? Vilka poster har vuxit och minskat?
– I Sandvik har IT-kostnaden ökat eftersom kraven ökat. Den utveckling vanliga konsumenter ser – att hårdvaran blir billigare och priset på en PC minskar – den har ingen motsvarighet till hos oss. Alla vill ha snabbare intermet, bättre tjänster, mer kapabla stordatorer och fler applikationer. Totalt sett ökar kostnaderna sakta över åren.

Vem godkänner och stämmer av budgeten?
– Det är jag, vd och controllern som jämkar. Vd säger ifrån att det här och det här stämmer inte med våra affärsmål, och controllern säger kanske att si och så är att oacceptabelt ur
finansiell synpunkt. Sedan får man jämka ihop det.

Stephen Schmidt har just bytt jobb till Sandvik Tooling och berättar här om processerna i sitt gamla bolag.