Hur ser budgetprocessen ut?
– Budgeten löper årsvis. Vi har en central styrning av IT-kostnaderna, eftersom vi inte vill se olika arbetssätt i olika delar av organisationen. Det hindrar kostnaderna från att rinna iväg. Och det minskar risken för att man oavsiktligt dubblerar infrastruktur eller tillämpningar genom att olika enheter köper in samma, eller snarlika, tjänster och prylar. Så vi styr rätt hårt.
– Sedan får mindre enheter inte känna att någon affärsmässigt försvarbar IT-kostnad är för stor och felaktigt avstå. Så trots centraliseringen ser vi till att ligga nära användarna. Två av nio anställda på IT-avdelningen är ständigt ute bland användarna. De utbildar, supportar och samlar in synpunkter, projektidéer och förvaltningsförslag. På så vis får vi det bästa av de båda världarna: både styrning och flexibilitet.

Vem äger IT-budgeten?
– Vi distribuerar ut rutinmässiga standardkostnader för infrastrukturen, för exempelvis kommunikation, skrivare och laptops, på en­heterna. Men kostnader som inte direkt kan relateras till en viss enhet hamnar hos mig.

Har IT-avdelningen några intäktskrav på sig?

– Nej.

Hur har budgeten förändrats över åren? Vilka poster har vuxit och minskat?
– Kostnaderna för hårdvara minskar, medan förvaltnings­behovet ökar. Det blir fler komplexa system och applikationer att sköta om. Det är en ständig ”finetuning”– som i sig är en avvägningsfråga: Om man minskar på finetuning får användarna anpassa sig lite mer, men å andra sidan sparar vi pengar som vi kan lägga på annat.
– En sak som vi sannolikt kommer att bli tvungna att lägga mer resurser på är omvärldsbevakning. Ta en sån sak som open source. Där finns möjligheter. Vi har använt det för en GIS-applikation, men det finns fler områden ... men det är bara att erkänna att jag inte hinner följa utvecklin­gen som jag skulle vilja. En lösning är kanske att nätverka mer med kollegorna?

Vem godkänner och stämmer av budgeten?
– Det gör vd. Men han behöver inte kunna IT på djupet, så han litar på mig. Utan den tilliten skulle det inte fungera. Vd:s jobb är att ställa bra frågor – och mitt är att motivera IT-budgetens delposter. Men IT-avdelningen är ofta en av de avdelningar som ”får kompanistryk”, och måste pruta på sina ambitioner vid budgetmanglingen.

Hur får man pengarna att räcka? Hur säkrar man långsiktiga investeringar?
– Det handlar förstås om uppföljning och kostnadskontroll men också om att bygga bra business case, om att kunna motivera projektet långsiktigt utifrån ren affärsnytta.