Lean är ett synsätt på hur man ska driva ett företag så effektivt som möjligt för att få nöjda kunder, nöjd personal och operativ effektivitet. Det säger Niklas Modig som skriver en doktorsavhandling om Lean Services på Handels­högskolan i Stockholm.

Lean har sin upprinnelse i efterkrigstidens Japan då Toyota varken hade resurser att investera i maskiner eller att hålla stora lager. Det tvingade fram en extremt resurssnål produktion.

För att klara av det började Toyota tänka baklänges. Vad vill kunden ha? När? Och hur? Sedan designade man processerna baklänges så att man bara gjorde sådant som skapade värde för kunden. Viljan att skapa ett perfekt och snabbt flöde till kunden gjorde kontinuerliga förbättringar till en ledstjärna.

Konceptet
blev känt i väst som Lean Production, i och med boken ”The Machine That Changed the World” av James P Womack, Daniel T Jones och Daniel Roos från 1990. Den bygger på en studie från MIT och fokuserar främst på metodik.
– Men japanerna tyc­ker att det är fel att fokusera på metoder och aktiviteter. Istället lägger de störst vikt vid filosofin och i de värden man strävar efter att uppnå, förklarar Niklas Modig.

Ibland refererar man därför till Toyota Way istället för Lean. Toyota Way bygger i en förkortad version på ett antal grundvärderingar: respekt för människor, teamwork, ständig förbättring, att hela tiden utmana och ifrågasätta, att lösa problemen där de uppstår samt att sätta kunden först. Utifrån dessa värden strävar man efter att uppnå just-in-time, att visualisera avvikelser, att göra ständiga förbättringar och att utveckla människorna som arbetar i företaget.

Det Lean som är hett idag är dock delvis ett annorlunda Lean än det som var inne på 90-talet. Då talade man om produktion, särskilt inom bilindustrin. Idag talar man om flera och helt andra funktioner. För att något ska slå måste det vara uttryck för tidsandan. Och den är annorlunda idag än för 15 år sedan.
– Hetast just nu är Lean Product Development, Lean Hospital och Lean HR. I förlängningen talar man också om Lean ­Management – ett slags strategiskt Lean, förklarar Martin Rogberg, vd på IFP och ekonomie doktor inom ämnet managementtrender.

Trender kommer och går, och ibland verkar likheterna större än skillnaderna. Men även om de inte är entydiga koncept, är det heller inte ”bara ord”. Bäst kan man likna dem vid smörgåsbord i tre nivåer: etiketter, filosofier och tekniker.
– För vissa företag är det bara en etikett på något de redan gjorde. Andra fokuserar på ideologin, men bryr sig inte om teknikerna. Och ytterligare andra är bara ute efter tekniker – men kanske inte alla. Det finns ett tolkningsutrymme, säger Martin Rogberg.

Men han lyfter också ett varnande finger.
– Alla projekt är olika. Det är uppenbart att Lean fungerar bättre i standardiserade och repetitiva verksamheter med tydliga mål än i verksamheter där varje projekt är unikt och komplext och där målen flyter.

Martin Rogberg berättar om en forskningschef som skulle införa Lean. Det var beslutat på högsta nivå, så trots forskningschefens motstånd fanns det inga alternativ. Han löste problemet genom att dela in projekten i tre typer: smärre justeringar, utveckling och så en mellannivå.

För
justeringar tillämpade han Lean bokstavligt, och det fungerade perfekt. På mellan­­­nivån tillämpade han Lean bildligt, men inte fullt ut. Och för utvecklingsprojekt tog han bara etiketten. Det är alltså inte konceptet i sig som avgör, utan hur du anpassar det till din verksamhet.

Utöver 
Lean finns det idag en mängd olika metodiker inom IT-området. En annan metodik inom mjukvaruutveckling är till exempel Scrum, som blivit mycket populär de senaste åren. Scrum ses också av många som ett sätt att implementera flera Lean-principer.

Scrum
å sin sida är en lättrörlig metod för mjukvaruutveckling skapad av Ken Schwaber och Jeff Sutherland på 90-talet. Fokus ligger på att hela tiden leverera affärsvärde, nedbrutet i små projekt, sprintar, på 30 dagar. Varje dag går man igenom vad som hänt, vad som ska ske till nästa gång och om något behöver ändras.

Fakta

Scrum är ett sätt att implementera flera leanprinciper som:

  • Eliminera onödigt arbete
  • Lär dig ständigt
  • Bygg in kvalitet
  • Leverera ofta
  • Senarelägg åtaganden
  • Sätt människan i centrum
  • Förbättra helheten