För drygt ett år sedan köpte operatören TDC in Ciscos värstingsystem Telepresence 3000. Tidigare fanns två traditionella videokonferenssystem i drift för ledningsmöten, men de användes knappt.

Nu finns det nya jättesystemet i ett Telepresencerum på huvudkontoret i Sollentuna utanför Stockholm, och på flera kontor i Danmark. Och de används flitigt.
– Våra Telepresencerum har varit bokade till 65 procent hela 2008, medan de gamla systemen hade en nyttjandegrad på bara några procent. Uppsvinget beror på närvarokänsla och användarvänlighet, konstaterar Jeanette Jäger, produkt- och marknadsdirektör på TDC.

Nyttjandegraden är ett viktigt mått på om man gjort en lyckad investering, enligt videokonferenskonsulten Folke Lingmo.
– De flesta videokonferensköparna når sällan 20 procent, vilket är alldeles för lite. Över 60 procent är mycket bra, säger han.

TDC:s telepresence används främst till lednings- och styrelsemöten. Ett sådant möte sparar i snitt fyra till sex flygbiljetter till och från Danmark. Per år sparar man på så vis två till tre miljoner – lågt räknat.
– Därtill kan vi lägga besparningar som är svårare att mäta. Varje timme som en chef kan frigöra i minskad restid kan istället läggas på ledningsfrågor, strategiska projekt eller kundvård. Jag själv har kunnat frigöra mycket tid – och jag slipper gå upp klockan fem för att flyga från Arlanda, säger Jeanette Jäger.

Ur miljösynpunkt betydde det minskade flygandet 2008 en kol­dioxidbesparing på 42 ton.

Men Teleprecsence-systemet ersätter inte alla möten.
– Vi vill förstås ha fysiska möten emellanåt. De medarbetare som vill kunna jobba kreativt, exempelvis i ett tekniktungt uppstartsprojekt vill till en början träffas. Däremot behöver man inte ha ett fysiskt möte när strategiska beslut ska fattas, säger Jeanette Jäger.

Jeanette Jäger visar oss Telepresence-rummet på Stockholmskontoret. Intill det ovala bordet med sex stolar finns tre 65-tums plasmaskärmar. När konferensen är igång samtalar man med motparterna på andra sidan bordet – fast andra sidan bordet befinner sig i Danmark. Alla deltagare är i naturlig storlek och det ser ut som de vore i rummet,
Cisco har gjort det enkelt att koppla upp sig med hjälp av en vanlig IP-telefon med display.
– Att det går snabbt och att det inte är svårare än att ringa ett vanligt samtal gör utrusningen lättanvänd, säger Jeanette Jäger.

Med tre riktmikrofoner inbyggda i bordet elimineras rundgång och man kan dessutom lokalisera ljudet till rätt ställe runt bordet. Programmet Telepresence Manager kan användas för att styra bokningar med hjälp av e-post, Outlook och ett webbgränssnitt.

TDC:s produktchef Per Sundin berättar att det behövs drygt 5 megabit/sekund per skärm, alltså 15 megabit/sekund prioriterad bandbredd. Som operatör har TDC en fördel i att man äger sina egna nät, och därmed inte behöver betala något för kommunikationen.

Hur mycket hade ni fått betala för kommunikationen mellan två punkter om ni inte ägt era nät?
– Det beror på avståndet och hur anslutningarna ser ut på orten. Men ett höftat pris för en IP-VPN med QoS mellan Stockholm och Malmö, 30 megabit/sekund, är ungefär 16 000 kronor per månad, säger Per Sundin.

Jeanette Jäger är nöjd, men hon sticker inte under stol med att det finns nackdelar med Telepresence.
– Det är en betydande investering. Även om den betalar sig så ligger den på en prisnivå som gör att många mindre företag skräms bort. Systemet tar också upp ett helt rum, och det är ett rum du inte kan inreda hur som helst, eftersom bildkvaliteten kan försämras, säger hon.

Alla Ciscos Telepresence-rum måste ha mörkbeiga väggar, så att deltagarna framträder tydligt. Även ljussättningen ovan skärmarna är optimerad för videokonferens.

Varför valde ni Cisco?
– Vårt systerföretag Net Design är en av Ciscos återförsäljare. Därtill satsar vi hårt på att våra kunder ska förstå fördelarna med unified communication, där exempelvis mejl, ­affärssystem, webb och stora lösnin­gar som Telepresence knyts ihop i ett enda gränssnitt. Så vi måste leva som vi lär, och skaffa oss egna erfarenheter, säger Janette Jäger. ]

Fakta

Verksamhet: helhetslösningar inom tal, data och bild till företag i Norden.
Anställda: 17 000
Lösning: Cisco Telepresence sedan december 2007