På Gartner Summit-konferensen ”Lost in Licensing” i Stockholm i maj tipsade analytikern Alexa Bona om vilka knappar du ska trycka på när du förhandlar med de fyra stora: IBM, Microsoft, Oracle och SAP.

Nedan följer konkreta tips på hur du bäst tacklar var och en av dessa, men först lite allmänna råd från Gartner.

Lågkonjunkturen har påverkat marknaden i riktning mot större rabatter på mindre affärer, men också mer tryck från leverantörshåll på support och underhåll, på enterprise-avtal, på abonnemangsmodeller och ett ökat revisionstryck i jakt på oegentligheter med dina licenser.

I det optimala kontraktet – det du ska sikta på i förhandligen – har du inskrivet ett skydd mot att de produkter du köpt bundlas om i nya kombinationer, som du får betala mer för, samt att mätetalen som styr debiteringen förändras. Det optimala kontraktet sätter också tak för underhållsavgifterna och innefattar möjlighet att avsäga sig underhåll för eller byta bort licenser som inte används.

Eftersom revision blivit allt vanligare är det allra bäst att kontraktet även skyddar mot detta. Att man helt slipper revisionsrisken är väl inte så vanligt, men det går att få inskrivet att det blir leverantören som tar hela kostnaden för den om inga oegentligheter upptäcks. Vilket förstås kan avskräcka från revision.
– Allt det här är sådant jag sett att företag faktiskt lyckats få in i kontraktet, i mer än bara ett eller två enstaka fall, sade Alexa Bona.

Det optimala kontraktet är också väldigt tydligt med exakt vad du betalar för. Du vill betala för viss fastslagen funktionalitet, inte för namngivna produkter och erbjudanden som kanske kommer att definieras om i framtiden. Sådana kontrakt ger också mindre slitningar i din leverantörsrelation på sikt, eftersom det finns mindre att bli osams om.

Nu till Gartners leverantörsspecifika tips:

IBM


Med den här jätten är det i regel svårt att utverka fördelar. Erbjudandena är programmatiska och svåra att ändra på. Så här är det bäst att försöka klura ut vilket befintligt erbjudande som bäst passar dig istället för att bit för bit försöka skräddarsy en deal.

IBM är mycket sugna på affärer där du migrerar från en konkurrent.

År ett till fyra är ofta en bra deal. Följande år är ofta mindre billiga.

IBM har utannonserat att alla kunder ska få revision, så försök förbättra villkoren för detta.

IBM är också kända för att vilja "blåmåla" befintliga kontrakt när de köper upp leverantörer – så har du mindre leverantörer som kan tänkas bli uppköpta, är det bäst att de kontrakten är riktigt, riktigt tydliga. Allt som kan tolkas om ... kan nämligen tolkas om.

ORACLE


Här ligger mycket inte i kontraktet utan i policydokument, till exempel virtualiseringsregler. Sådana dokument kan skrivas om, så du vill låsa ner så mycket som möjligt i ditt kontrakt.

Oracle vill sälja licenser. Med den här jätten gäller det att vara noga med exakt vad som avgör hur många licenser du behöver betala för. ”Named User (Plus)”, ”Employee” och ”Processor” är termer som det inte alltid är självklart vad de betyder. Kan olika maskiner, inte bara människor, vara ”användare”? Är en ” anställd” en anställd hos dig, eller även hos ett konsultbolag du anlitar – och, i så fall, omfattar termen bara de konsulter som verkligen jobbar hos dig eller ALLA anställda hos konsultjätten? Se till att allt sådant görs klart, med konkreta exempel på vad som är (och inte är) vad.

Se också till så att inga sådana mätetal kan förändras under avtalets gång. Och försök få licensgolvet så lågt som möjligt. Vad ska till exempel gälla för licenser som användtest och utveckling?

Skriv inte allt på en och samma order. Skriv så många separata ordrar som möjligt, så du kan förhandla om eller ställa in en sak i taget.

Det är möjligt att betala en klumpsumma och köra hur mycket du vill i tre år. Därefter utvärderar du vad du verkligen använder, och det blir vad du betalar för år fyra.

SAP


SAP har börjat rabattera mera efter debaclet med prishöjningen för inte så länge sedan, som gjorde kunderna missnöjda samtidigt som konjunkturen dök. Enligt Gartner var det bara 2/3 som betalade SAP:s hela höjning – 1/3 förhandlade ner den. Så det GÅR att förhandla om Enterprise Support, säger Gartner, och antyder att det till och med går att förhandla om och få pengar tillbaka.

Hos den här jätten är det viktigt med licenskostnader för ”indirekt access”. Du vill ha svart på vitt om när det behövs och inte behövs licenser för externa system som kopplar upp sig mot SAP-systemen. Och om vilken funktionalitet det är du betalar för.

Tänk på att du har olika användarkategorier, som du bör betala olika mycket för.

Är du multinationell tar SAP olika mycket betalt i olika delar av världen. Det gör till exempel inte Oracle. Du vill inte betala mer än 15 procent extra någonstans jämfört med ditt billigaste pris. Tänk på att en tidsbegränsad rabatt inte är en fullgod ersättning för ett lägre grundpris. SAP är också mer regionala än många andra företag, och det går att förhandla med ett lokalt SAP utan att allt ska gå via HK.

MICROSOFT


Om du har dotterbolag i USA kan du köpa mjukvaran billigare där. Microsoft blir inte så glada, men de tillåter det. Det kan du åtminstone använda som argument i din förhandling, tipsar Gartner.

Vad är en ”qualified desktop”? Förhandla fram en definition som passar er. Ett rykte i branschen säger att Microsoft sneglar på att definera BlackBerry som en ”qualified desktop” ...

Försök förhandla om möjlighet till ”true-down” på 10–15 procent. True-down är alltså att du kan minska antalet licenser från år till år om ni helt enkelt använder färre. En gång i tiden medgav Microsoft bara ”true-up”, men så är det inte lägre, tipsar Gartner.

Software Assurance. Behöver ni det eller inte? Ett gammalt Office kan fortfarande vara förmånligt, men till exempel Sharepoint kräver ett nyare Office ...

Säkra rättigheter till minst två mjukvaruversioner bakåt. Premier Support utan Software Assurance, buggfixar inkluderade i användningsrätten – Microsoft är inte omöjliga som förhandlingspartner, menar Gartner.


STRATEGISKA PRODUKTER


Ett annat tips är att förstå vilka produkter som är strategiska för leverantören. Det är de produkterna leverantören helst vill att du använder, så med den vetskapen kan det vara lättare att få till en bra deal.

  • IBM: Websphere-applikations- och processervrarna samt ESB:n; Cognos; Infosphere.
  • Microsoft: Biztalk; Sharepoint; SQL; Office Communications Server; Exchange Online; BPOS; CRM Online.
  • Oracle: Fusion Applications; Fusion Middleware; Application Integration Architecture; On Demand.
  • SAP: Business Objects; Netweaver; compliance- och risklösningar; produkter som CRM, MDM och XI där SAP har få referenskunder.

Slutligen är det förstås bra att känna till vad det finns för alternativ och konkurrens att spela ut din leverantör mot ...

  • IBM, med stordatorlösningar som kassako, har viss konkurrens på delar av området från CA och BMC, Microsoft, HP, Fujitsu, Unisys, Oracle osv. De andra leverantörerna har dock ofta mer direkt konkurrens.
  • För Microsoft, med Office som kassako, är det förstås Google Apps och OpenOffice. Att outsourca sina desktops till någon firma som HP eller CapGemini är också ett alternativ.
  • För Oracle, med databasen som kassako, är alternativen IBM DB2, SQL Server och MySQL. Att köpa tredjepartssupport från till exempel Hexaware kan också vara ett alternativ.
  • För SAP, som ju har sin kassako i ERP, är alternativen Netsuite och Oracle. Även här kan det finnas tredjepartssupport att köpa från bolag som Rimini Street och Connexus.
... och hur prissättningen ser ut globalt:

  • IBM skiljer mer än 25 procent i pris från land till land.
  • Microsoft också, med USA som ett av de billigaste. Skillnaderna är stora, mellan 15 och 55%.
  • Oracle har samma prissättning världen över.
  • SAP brukar vara billigast här i Europa, och 50–100% dyrare annorstädes.