Office 2010: kan dinosaurien stå emot Google Apps?

När Office 2007 släpptes för tre år sedan var Google Apps fortfarande inte öppet för alla, konkurrenten Zoho var i princip helt okänd, och IBM hade ännu inte släppt sin gratissvit Symphony. Många gillade Open Office som idé, men kompatibilitetsbekymmer höll det kvar i utkanten av världens kontorslandskap.

Inför Office 2010 har allt det har förändrats, och Google, mer än något annat företag, har på allvar börjat utmana Microsofts strypgrepp på marknaden. På bara lite mer än två år har Google Apps lyckats slå in en kil på företagen – särskilt på mindre företag som inte behöver några avancerade backend-kopplingar och hellre väljer billigt än dyrt.

Google Apps har mycket av det de flesta företagsanvändare behöver, tillsammans med dokumentdelning och samarbetsfunktioner som saknas i Office. De som använder det i arbetet kan idag räknas i hundratusenden, säger Googles talesman Andrew Kovacs.

Och de sitter inte bara på småföretag. Bland kunderna räknas Motorola, biotechveteranen Genentech och arabiska plastjätten Sabic, som alla har tiotusentals användare i Google Apps.

Microsoft är förstås högst medvetna om hotet. Motdraget i Office 2010 blir de första webbaserade versionerna av Word, Excel, Powerpoint och Onenote. Om man erbjuder kunderna ett sådant val, resonerar Microsoft, kan man hålla kvar Officeanvändare som funderar på att gå över till webben – ja, kanske till och med få folk att byta tillbaka från Google Apps.

Som Stephen Elop, chefen för Microsofts företagsdivision, sade i en intervju nyligen: att konkurrensen kommer från webbtjänster må vara nytt, men att Office har konkurrens är det sannerligen inte.  
– Innan vi konkurrerade med Google Apps konkurrerade vi med piratkopior av Office, säger Elop.

Ja, det är faktiskt fler som använder piratkopior av Office än som använder Google Apps över huvud taget:
– Vi har mycket, mycket, mycket, mycket fler som använder Word, Excel, Powerpoint, Outlook och så vidare utan att betala än vad Google har som använder Google Apps. Mycket fler än Google kommer att ha på länge. Idag finns det 500 miljoner installationer av Office, och bara hälften har vi fått betalt för, säger Stephen Elop.

Elop trycker också på att Office nya Web Apps ska ge användarna möjlighet att samarbeta och dela dokument på samma sätt som i Google Apps, något som för många varit ett skäl att överge installerade kontorsprogram.
 – När du jobbar med Office 2010 och skriver i Word 2010 och sparar ditt dokument lokalt eller i ett Sharepointmoln eller lägger det webben – allt det är hopsamlat på ett sätt som är vettigt för användaren och som företaget kan dra fördel av, säger Elop.

Men på Google säger Kovacs att Microsoft missar poängen – att Microsoft pratar om Office Web Apps som någon sorts miniversioner av stora Office. Tanken med Google Apps är inte att ta skrivbordsupplevelsen ut på webben, utan att ”tänka om hur folk samarbetar”: ge dem ett sätt att redigera och dela dokument, och att kommunicera sinsemellan medan de gör det.
– Vi ser inte Google Apps som lättversioner av något annat – vi ser det som något som är kraftfullare och gör folk mer produktiva, säger han.

Och Googles ”early adopters” håller till viss del med. De flesta må använda sviten vid sidan av sitt vanliga Office, som ett komplement, inte en ersättare, men det är samarbetsmöjligheterna de skattar högst.
– Vi använder fortfarande Word och Excel, men om det skapas ett dokument som det ska samarbetas kring, eller något som ska spridas till många, då får det gå genom Google Docs, säger Andrew Johnson, CIO på SF Bay Pediatrics, ett vårdföretag med kontor i San Francisco och Mill Valley i Kalifornien.

Där har man till exempel ett kalkylark i Google Apps som båda kontoren använder som del i det dagliga arbetsflödet för att svara på frågor från varandra och informera om bokade tider. Och det som gör det så användbart, säger Johnson, är möjligheten att chatta direkt i applikationen.

Kari Barlow, biträdande teknikchef på Arizona State University, säger att onlinetjänsterna kan ersätta många, men inte alla, Officeinstallationer.
– Det kommer alltid att finnas folk som behöver kopplade dokument och pivottabeller, men det är långt ifrån alla, säger hon.

Redan för flera år sedan bytte universitetet ut sin hemsnickrade studentmejl mot Gmail, och nu har även en del av personalen gått över från universitets Exchange och Outlook, berättar hon.

Att kunna samarbeta i realtid ser hon som en stor fördel. 
– Synkad redigering av samma dokument, där flera personer kan vara inne och redigera samtidigt, och att man kan dela dokument med en person, eller en grupp, eller domänen, eller hela världen – allt sånt är väldigt lätt och pang på i Google Apps, säger hon.

Om de här praktikfallen ger någon ledning så ska Stephen Elop vara på sin vakt, men kanske inte oroa sig allt för mycket – många företag kommer att vara fortsatt beroende av Microsoft Office för tyngre uppgifter. Hos mer än 80 procent är Office fortfarande den dominerande sviten, enligt färska siffror från Forrester.

Men samtidigt – ju mer företag skärskådar IT-kostnaderna, och ju mer de bekantar sig med webbtjänsterna och ser att de räcker för de flesta användare, desto mindre viktigt blir det att ha Office åt hela personalen, säger Forresters Sheri McLeish.
 – Företag börjar sortera sina användare efter vilka behov de har, och i slutändan kommer det att betyda färre Officelicenser, och kan också leda till att vissa företag överger Office helt och hållet, säger hon.

Microsoft hoppas förstås att dessa ska gå över till Office Live, för att de föredrar ett bekant gränssnitt. Men Sheri McLeish menar att Office Web Apps tvärtom kan visa sig mindre intuitivt för Office-användare än vissa konkurrenter – att det kan vara lättare att gå över till Google Apps eller Zoho.

– För att använda Web Apps måste man registrera sig på Windows Live Spaces. För den som är bekant med den miljön och Microsofts Skydrive [en lagringstjänst på nätet] kanske inte Office Web Apps är så krångligt. Men för den som inte har erfarenheter av Windows Live-webben blir det definitivt en liten inlärningskurva, säger hon.

Google och Zoho, däremot, kallar hon ”väldigt lätta att komma igång med direkt” – bara att registrera sig i ett enkelt steg så kan man börja jobba.

Sammantaget bäddar det här för en hård fajt i vår, när Office 2010 väl släpps.

– Alternativen har blivit mognare, det är mycket mer realistiskt idag att gå över till en konkurrent för att spara pengar, säger Sheri McLeish. Det kommer att vara mycket hårdare konkurrens för Office 2010.